Kiểm toán hoạt động và những vấn đề cơ bản về kiểm toán hoạt động

Khi thực hiện công việc của kiểm toán hoạt động, các kiểm toán viên cũng phải đảm bảo được tính độc lập, có như vậy mới tạo được sự tin cậy đối với kết quả của kiểm toán. Kiểm toán hoạt động được sử dụng cho tất cả chương trình hoặc hoạt động liên quan đến đời sống, kinh tế, xã hội như: môi trường, giáo dục, y tế… Trong một doanh nghiệp, kiểm toán hoạt động có thể được sử dụng cho tất cả các hoạt động quản lý như: lập kế hoạch, tiếp thị, sản xuất, bán hàng, nghiên cứu, nhân sự, kế toán…

3. Ý nghĩa của kiểm toán hoạt động 

• Có rất nhiều lĩnh vực khác nhau cần phải kiểm tra và theo dõi về tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả nên đối tượng của kiểm toán hoạt động cũng rất phong phú và đa dạng. Kiểm toán hoạt động không chỉ giới hạn trong lĩnh vực tài chính mà còn có thể bao gồm nhiều lĩnh vực và hoạt động khác như việc đánh giá cơ cấu tổ chức, một phương án kinh doanh, một quy trình công nghệ, một hệ thống máy tính, hay một lại tài sản, thiết bị mới đưa vào hoạt động…

• Việc xác định các tiêu chuẩn, chuẩn mực để đánh giá về tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động là việc làm rất khó khăn, việc lượng hóa các mặt trên thành các tiêu chuẩn để đánh giá là việc làm mang nặng tính chủ quan. Do vậy, việc đánh giá kết quả trong kiểm toán hoạt động cũng một phần mang tính chất chủ quan.

• Để thực hiện cuộc kiểm toán hoạt động đòi hỏi người kiểm toán viên phải am hiểu nhiều lĩnh vực khác nhau như kế toán, tài chính, kinh tế, khoa học, kĩ thuật… Hoặc có thể mời chuyên gia về lĩnh vực chuyên sâu tham gia công việc kiểm toán.

• Kết quả kiểm toán hoạt động (Performance Audit) là một báo cáo, trong đó đánh giá về tính hiệu lực, tính kinh tế và tính hiệu quả của hoạt động đã được kiểm toán; đồng thời phân tích ưu, nhược điểm và đề xuất của kiểm toán viên về hoạt động đó. Những ý kiến tư vấn này rất hữu ích đối với các nhà quản lí đơn vị để chấn chỉnh, cải tiến quản lí và điều hành hoạt động có chất lượng và hiệu quả tốt hơn trong tương lai.

4.1. Phương pháp kiểm toán hoạt động chung

Có 2 phương pháp chính để kiểm toán chung phổ biến nhất tại Việt Nam và trên thế giới:

• Phương pháp định hướng kết quả: khi sử dụng phương pháp này, các kiểm toán viên sẽ thực hiện dựa trên những kết quả thu được từ các hoạt động chính của đơn vị, sử dụng chúng làm căn cứ để xác định các cơ sở về mục tiêu nội dung và chương trình kiểm toán… của kiểm toán hoạt động.

• Phương pháp định hướng vấn đề: các kiểm toán viên sử dụng phương pháp này sẽ thực hiện dựa trên những nhận định của mình về các hoạt động, các bộ phận có vấn đề tại đơn vị, qua đó lấy cơ sở cho việc xác định mục tiêu, nội dung kiểm toán, chương trình kiểm toán, lựa chọn tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động… 

Khi đó, những hoạt động hay những bộ phận của các đơn vị được coi là có vấn đề thường là những hoạt động bất thường, những kết quả hoạt động đạt được kết quả thấp so với mục tiêu đề ra ban đầu. 

4.2. Phương pháp kiểm toán hoạt động riêng

Phương pháp này bao gồm rất nhiều lĩnh vực cùng những cách thức cụ thể thuộc các chuyên môn nghiệp vụ và lĩnh vực khoa học khác nhau được vận dụng vào kiểm toán hoạt động. Phương pháp kiểm toán nghiệp vụ cần phải thực hiện nhiều hoạt động nghiệp vụ để thu thập được các bằng chứng cho việc kiểm toán, nhằm đưa ra những nhận xét, kết luận cho việc kiểm toán. Trong đó bao gồm những phương pháp cụ thể sau:

Phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ thu thập dữ liệu 

Đây là phương pháp được sử dụng trong việc thu thập các dữ liệu kiểm toán nói chung và việc kiểm toán hoạt động nói riêng, trong đó có những phương pháp thực hiện riêng:

• Phương pháp kiểm tra tài liệu lưu trữ dữ liệu

• Phương pháp giúp nghiên cứu tình huống;

• Phương pháp điều tra;

• Phương pháp hội thảo và các buổi chất vấn;

• Phương pháp tham khảo ý kiến từ các chuyên gia và các nhà tư vấn;

• Phương pháp thử nghiệm hiện trường.

Phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ để phân tích dữ liệu 

Phương pháp này được sử dụng trong việc thực hiện phân tích dữ liệu trong hoạt động kiểm toán. Hoạt động này có vai trò quan trọng để có thể đưa ra những nhận xét và đánh giá về tình hình thực tế như tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hữu hiệu của các hoạt động đã được thực hiện. Trong này bao gồm các phương pháp sau: 

• Phương pháp mô tả dữ liệu;

• Phương pháp so sánh;

• Phương pháp chỉ số;

• Phương pháp hồi quy;

• Phương pháp thực hiện giá trị của đồng tiền tính theo thời gian;

• Phương pháp tính toán theo chi phí và lợi ích.

5. Hướng dẫn kiểm toán 3 vấn đề quan trọng của Kiểm toán hoạt động

Tính kinh tế

Mục tiêu quan trọng nhất trong kiểm toán “tính kinh tế” là hướng tới tối thiểu hóa chi phí sử dụng tài nguyên. Kiểm toán viên tập trung trả lời các câu hỏi sau:

• Những công cụ/thiết bị/nguyên liệu đầu vào có mang lại lợi ích kinh tế cao nhất?

• Những tài nguyên về con người, tài chính, vật liệu đã được sử dụng để tạo ra lợi ích kinh tế cao nhất?

• Những công việc hành chính, quản trị đã được thực hiện tuân theo các nguyên tắc và chính sách quản trị phù hợp nhất. 

Tính hiệu quả

Mục tiêu quan trọng nhất là tạo ra hiệu quả cao nhất với nguồn lực cố định. Câu hỏi quan trọng nhất là đã đạt được hiệu suất cao nhất cả về chất lượng và số lượng từ đầu vào và quy trình sản xuất. Kiểm toán viên cần tập trung vào các vấn đề:

• Tổ chức được kiểm toán đã đảm bảo các nguồn tài nguyên đầy đủ và sẵn sàng được đưa vào sản xuất?

• Việc sử dụng tài nguyên đầu vào (nhân lực, máy móc, thiết bị, nhà xưởng) đã tối ưu trong việc sản xuất đúng chất lượng và số lượng hàng hóa;

• Tổ chức được kiểm toán đã tuân thủ các quy định về việc mua bán, đảm bảo và sử dụng tài nguyên? 

• Tổ chức kiểm toán có cơ chế quản lý hiệu quả chưa?

• Tính hiệu quả đôi khi bị nhầm lẫn với tính kinh tế, trong đó yếu tố phân biệt rõ nhất là tính hiệu quả hướng tới sản phẩm đầu ra còn tính kinh tế tập trung vào quản lý đầu vào và quy trình sản xuất.

Tính hiệu lực

Mục tiêu quan trọng nhất của kiểm toán tính hiệu lực là hướng tới khả năng hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ. Kiểm toán viên tập trung vào câu hỏi:

• Tổ chức được kiểm toán đã thực sự đạt được mục tiêu đề ra dựa trên các chính sách, công cụ, tài nguyên huy động? Việc đạt được mục tiêu đề ra tạo ra ảnh hưởng như thế nào?

• Việc đạt được mục tiêu đề ra là do áp dụng đúng chính sách, công cụ tài nguyên hay do nguyên nhân khách quan khác?

• Mặc dù ra đời muộn hơn so với kiểm toán Báo cáo tài chính; nhưng do lợi ích của nó, nên nhiều quốc gia ngày càng quan tâm đến kiểm toán hoạt động không chỉ riêng trong khu vực nhà nước mà cả ở khu vực kinh tế tư nhân.