Hạch toán hàng hóa thiếu, thừa chờ xử lý

AGS Thanh Tuyền ACC

8 thg 4, 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty Kế toán AGS sẽ chia sẻ về chủ đề hạch toán hàng thiếu, thừa chờ xử lý và cách xử lý khi đã xác định nguyên nhân. Bài viết dành cho các kế toán viên, chủ doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh trên thị trường. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này để bạn đọc hiểu thêm về cách xử lý khi kiểm kê ra số lượng hàng thiếu, thừa vượt định mức.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Cách hạch toán hàng hóa thiếu chờ xử lý

Khi có sự thiếu hụt, mất mát hàng hóa dựa trên hóa đơn mua hàng, đầu tiên chúng ta cần lập biên bản và sau đó điều tra nguyên nhân. Quá trình hạch toán hàng hóa bị thiếu chờ xử lý (thiếu chưa rõ nguyên nhân) như sau:

Nợ TK 156: Số lượng hàng thực tế đã nhập kho.

Nợ TK 1381: Giá trị hàng thiếu chờ xử lý.

Nợ TK 1331: Giá trị thuế GTGT được khấu trừ (theo hóa đơn).

Có TK 111, 112, 331,… (các tài khoản phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể).

Sau khi xác định được nguyên nhân, thực hiện xử lý hạch toán theo quy trình đã xác định:

Nếu lỗi xuất phát từ bên bán và phải hoàn trả số lượng hàng hóa bị thiếu:

Nợ TK 156: Số lượng hàng thiếu.

Có TK 1381: Giá trị hàng thiếu.

Nếu bên bán không thực hiện giao tiếp hàng hoá, hoặc có các bên liên quan khác:

Nợ TK 111, 112, 331: Đối với việc bên bán phải hoàn trả tiền.

Nợ TK 1388: Phải thu khác (nếu bên vận chuyển chịu bồi thường).

Nợ TK 334: Chi phí (nếu mất hàng do lỗi của nhân viên).

Nợ TK 632, 642, 811: Chi phí (nếu lỗi thuộc về bên mua).

Có TK 1381: Giá trị hàng hóa bị thiếu.

Có TK 1331: Thuế giá trị gia tăng áp dụng cho số lượng hàng thiếu.

Chú ý: Trong trường hợp này số lượng hàng thiếu được coi là chi phí không hợp lý.

Đối với trường hợp bồi thường:

Nếu giá trị bồi thường cao hơn:

Nợ TK 111, 112, 1388: (bao gồm cả thuế).

Có TK 1381: Số lượng hàng hóa bị thiếu.

Có TK 1331: Thuế giá trị gia tăng áp dụng cho số lượng hàng thiếu.

Có TK 711: Phần giá trị cao hơn.

Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:

Nợ TK 111, 112, 1388: (bao gồm cả thuế).

Có TK 1381: Số lượng hàng hóa bị thiếu.

Có TK 1331: Thuế giá trị gia tăng.

Nợ TK 632, 642, 811: Phần giá trị không được bồi thường.

Có TK 1381: Số lượng hàng hóa bị thiếu không được bồi thường.

Có TK 1331: Thuế giá trị gia tăng.

Việc hạch toán hàng hóa thiếu chờ xử lý đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và thúc đẩy sự minh bạch trong quản lý doanh nghiệp, đồng thời củng cố mối quan hệ và uy tín với các đối tác.

Ví du: Doanh nghiệp B mua 1.000 sản phẩm từ nhà cung cấp với tổng giá trị hóa đơn là 400.000.000 VND (đã bao gồm 10% thuế GTGT). Tuy nhiên, khi kiểm tra hàng nhập kho, chỉ có 950 sản phẩm được giao, tức thiếu 50 sản phẩm. Nguyên nhân thiếu hụt chưa được xác định và cần chờ xử lý.

Bước 1: Hạch toán khi phát hiện thiếu hàng và chờ xử lý

Nợ TK 156: Trị giá 950 sản phẩm đã nhập kho

Nợ TK 1381: Trị giá 50 sản phẩm thiếu chờ xử lý

Nợ TK 1331: Giá trị thuế GTGT được khấu trừ (400.000.000 VND * 10%)

Có TK 331: Tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp (400.000.000 VND)

Bước 2: Hạch toán sau khi xác định nguyên nhân và xử lý

Trường hợp 1: Lỗi từ nhà cung cấp, yêu cầu hoàn trả số lượng hàng hóa bị thiếu

Nợ TK 156: Trị giá 50 sản phẩm thiếu

Có TK 1381: Trị giá 50 sản phẩm thiếu

Trường hợp 2: Nhà cung cấp không giao tiếp hàng hoá, hoặc liên quan đến các bên khác

Nợ TK 111, 112: Số tiền nhà cung cấp phải hoàn trả

Nợ TK 1388: Phải thu khác nếu bên vận chuyển chịu trách nhiệm bồi thường

Nợ TK 334: Chi phí nếu mất hàng do lỗi của nhân viên

Nợ TK 632, 642, 811: Chi phí nếu lỗi thuộc về doanh nghiệp

Có TK 1381: Trị giá hàng hóa bị thiếu

Có TK 1331: Thuế GTGT liên quan đến số hàng thiếu

Trường hợp bồi thường:

Nếu giá trị bồi thường cao hơn:

Nợ TK 111, 112, 1388: Số tiền bồi thường (bao gồm thuế)

Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu

Có TK 1331: Thuế GTGT áp dụng cho hàng thiếu

Có TK 711: Phần giá trị bồi thường cao hơn

Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:

Nợ TK 111, 112, 1388: Số tiền bồi thường (bao gồm thuế)

Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu

Có TK 1331: Thuế GTGT áp dụng cho hàng thiếu

Nợ TK 632, 642, 811: Phần giá trị không được bồi thường

Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu không được bồi thường

Có TK 1331: Thuế GTGT liên quan

2. Cách hạch toán hàng thừa chờ xử lý

Khi phát hiện có hàng hóa thừa, kế toán cần lập biên bản và xác định nguyên nhân. Cách hạch toán cụ thể như sau:

Nếu chưa rõ nguyên nhân và cần chờ xử lý:

Nợ các tài khoản: 152, 153, 156, 211 – Trị giá hàng thừa

Có tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết.

Sau khi đã xác định được nguyên nhân, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định xử lý để thực hiện các bút toán:

Nếu trả lại cho người bán:

Nợ tài khoản 3381: Trị giá hàng thừa

Có các tài khoản 152, 153, 156: Trị giá hàng thừa

Nếu không thể xác định nguyên nhân:

Nợ tài khoản 3381: Trị giá hàng thừa

Có tài khoản 711: Thu nhập khác (hoặc Có TK 3388).

Ví dụ: Doanh nghiệp A nhận được một lô hàng nguyên liệu nhập kho với số lượng 1.000 kg theo hóa đơn, nhưng sau khi kiểm đếm thực tế, phát hiện số lượng thực tế là 1.050 kg. Số hàng thừa 50 kg chưa rõ nguyên nhân và cần chờ xử lý.

Bước 1: Hạch toán khi phát hiện hàng thừa và chờ xử lý

Nợ TK 152: Trị giá 50 kg hàng thừa

Có TK 3381: Trị giá 50 kg hàng thừa

Bước 2: Hạch toán sau khi xác định nguyên nhân và xử lý

Trường hợp 1: Trả lại số hàng thừa cho người bán

Nợ TK 3381: Trị giá 50 kg hàng thừa

Có TK 152: Trị giá 50 kg hàng thừa

Trường hợp 2: Không xác định được nguyên nhân và ghi nhận vào thu nhập khác

Nợ TK 3381: Trị giá 50 kg hàng thừa

Có TK 711: Trị giá 50 kg hàng thừa

3. Cách xử lý khi kiểm kê phát hiện thiếu tài sản cố định chưa rõ nguyên nhân

Khi kiểm kê và phát hiện thiếu tài sản cố định chưa rõ nguyên nhân, kế toán sẽ cần thực hiện các bước sau:

Lập biên bản kiểm kê: Ghi nhận số lượng và giá trị tài sản cố định thiếu hụt.
Lập biên bản kiểm kê ghi nhận hiện trạng và tình hình thiếu hụt tài sản cố định.
Hạch toán tạm thời tài sản thiếu chờ xử lý:

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn lũy kế của tài sản cố định thiếu.

Nợ TK 1381: Giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu chờ xử lý.

Có TK 211: Nguyên giá của tài sản cố định thiếu.

Xác định nguyên nhân và xử lý tài sản cố định thiếu:

Trường hợp 1: Nếu xác định được lỗi do người chịu trách nhiệm quản lý tài sản (nhân viên, bộ phận quản lý):

Nợ TK 1388: Phải thu khác (giá trị bồi thường của người chịu trách nhiệm).

Có TK 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu chờ xử lý.

Trường hợp 2: Nếu không tìm ra nguyên nhân hoặc không có đối tượng chịu trách nhiệm bồi thường:

Nợ TK 811: Chi phí khác (giá trị tài sản thiếu không thể thu hồi).

Có TK 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu chờ xử lý.

Trường hợp 3: Nếu tài sản cố định thiếu do nguyên nhân bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn, trộm cắp, v.v.) và có bảo hiểm bồi thường:

Nợ TK 111, 112, 1388: Số tiền bồi thường từ công ty bảo hiểm.

Có TK 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu chờ xử lý.

Nợ TK 811: Phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chưa được bảo hiểm bồi thường (nếu có).

Có TK 1381: Giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu.

Việc xử lý đúng cách các trường hợp phát hiện thiếu tài sản cố định giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý tài sản của doanh nghiệp.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.