Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2025 online trên Cổng Dịch vụ công
Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.
Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2025 online trên Cổng Dịch vụ công. Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.
1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
1.1. Khái niệm:
Báo cáo tình hình sử dụng lao động (hay còn gọi là khai trình sử dụng lao động) là một thủ tục hành chính bắt buộc mà các doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động phải thực hiện định kỳ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Mục đích chính của việc báo cáo này là để cơ quan quản lý nhà nước về lao động (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội) và cơ quan bảo hiểm xã hội nắm bắt được tình hình biến động về lao động tại các doanh nghiệp. Điều này giúp các cơ quan chức năng có cái nhìn tổng quan về thị trường lao động, từ đó đưa ra các chính sách, quy định phù hợp và thực hiện công tác quản lý hiệu quả hơn.
1.2. Nội dung báo cáo thường bao gồm:
- Thông tin về số lượng lao động: Tổng số lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
- Thông tin về thay đổi lao động: Số lượng lao động tăng thêm (tuyển mới) hoặc giảm đi (nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động) trong kỳ báo cáo.
- Thông tin chi tiết về người lao động: Bao gồm giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, loại hợp đồng lao động, vị trí công việc (tùy theo mẫu báo cáo cụ thể).
- Tình hình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động.
- Các thông tin khác theo yêu cầu của mẫu báo cáo do cơ quan nhà nước ban hành.
1.3. Thời hạn và hình thức báo cáo:
- Thời hạn báo cáo: Doanh nghiệp thường phải báo cáo định kỳ 2 lần/năm:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: Chậm nhất trước ngày 05 tháng 6 của năm báo cáo.
- Báo cáo cả năm (hoặc 6 tháng cuối năm): Chậm nhất trước ngày 05 tháng 12 của năm báo cáo.
- Ngoài ra, doanh nghiệp phải khai trình sử dụng lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
- Hình thức nộp báo cáo:
- Qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (được khuyến khích).
- Nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp huyện (Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội) hoặc cấp tỉnh (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Cách nộp online trên Cổng Dịch vụ công
Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia là một cách tiện lợi và được khuyến khích hiện nay. Đây là thủ tục liên thông với việc điều chỉnh đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện:
2.1. Chuẩn bị trước khi nộp
- Thiết bị ký số (USB Token): Bắt buộc phải có để đăng nhập và ký xác thực hồ sơ. Đảm bảo USB Token đã được cài đặt và hoạt động tốt trên máy tính của bạn.
- Tài khoản Cổng Dịch vụ công Quốc gia: Nếu doanh nghiệp chưa có tài khoản, cần đăng ký mới. Quá trình đăng ký sẽ yêu cầu xác thực bằng USB ký số.
- Cài đặt công cụ ký điện tử: Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ yêu cầu cài đặt một công cụ hỗ trợ ký điện tử (ví dụ: VNPT-CA Plugin) để xác thực chữ ký số. Hãy làm theo hướng dẫn trên trang web để cài đặt.
- Mẫu báo cáo: Chuẩn bị dữ liệu theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Thông thường, dữ liệu này sẽ được tự động lấy từ hệ thống Bảo hiểm xã hội.
2.2. Các bước nộp báo cáo online
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia: Mở trình duyệt web (nên dùng Chrome) và truy cập địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/.
Bước 2: Đăng nhập:
- Tại trang chủ, chọn "Đăng nhập".
- Chọn hình thức đăng nhập là "Tài khoản cấp bởi DVC quốc gia".
- Chọn tab "USB ký số" và nhấn "Đăng nhập".
- Hệ thống sẽ yêu cầu chọn chứng thư số và nhập mã PIN của USB Token để xác thực.
Bước 3: Tìm kiếm thủ tục:
- Sau khi đăng nhập thành công, trên thanh tìm kiếm hoặc mục "Dịch vụ công trực tuyến", nhập từ khóa "liên thông" hoặc "báo cáo tình hình sử dụng lao động".
- Tìm và chọn thủ tục có tên đầy đủ là "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động".
Bước 4: Chọn "Nộp trực tuyến": Nhấn vào nút "Nộp trực tuyến" bên cạnh thủ tục đã chọn.
Bước 5: Kê khai thông tin và gửi hồ sơ:
- Hệ thống sẽ chuyển sang giao diện kê khai. Bạn cần lựa chọn Cơ quan tiếp nhận báo cáo lao động là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (hoặc Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện.
- Nhập các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của biểu mẫu (nếu có, thường là Mã đơn vị BHXH và Mã cơ quan BHXH, nếu chưa có thì có thể tra cứu ngay trên hệ thống).
- Nhấn "Đăng ký" hoặc "Gửi hồ sơ" để hoàn tất.
Bước 6: Xác nhận và kết thúc:
- Sau khi gửi thành công, màn hình sẽ hiển thị thông báo "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" hoặc tương tự.
- Nhấn "Thoát" để kết thúc thủ tục.
Lưu ý quan trọng:
- Tính liên thông: Khi bạn thực hiện các điều chỉnh về lao động (tăng/giảm) trên hệ thống BHXH điện tử, dữ liệu này sẽ tự động được liên thông sang Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đến kỳ báo cáo, Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ tự động gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động đến cơ quan quản lý lao động địa phương (Sở LĐTBXH hoặc Phòng LĐTBXH) dựa trên dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của BHXH Việt Nam. Điều này có nghĩa là nhiều doanh nghiệp chỉ cần thực hiện việc điều chỉnh lao động trên phần mềm BHXH điện tử (như iBHXH, VNPT-BHXH, eBH, v.v.) và đảm bảo đã đăng ký liên thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia là đủ.
- Kiểm tra lại thông tin: Sau khi nộp, bạn có thể kiểm tra lại trạng thái hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để đảm bảo báo cáo đã được gửi thành công.
3. Quy định về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động
Căn cứ Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động như sau:
- Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
- Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Việc không thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động hoặc báo cáo không đúng thời hạn, không đúng quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về lao động. Mức phạt cụ thể sẽ tùy thuộc vào từng hành vi vi phạm.
Căn cứ khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt đối với hành vi vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động như sau:
Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;
b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;
c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;
d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;
b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;
d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.
Như vậy, người sử dụng lao động không thực hiện cáo cáo tình hình sử dụng lao động theo đúng thời hạn quy định sẽ bị phạt từ 05 - 10 triệu đồng. Đây là một thủ tục quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ và tuân thủ để tránh các rủi ro pháp lý.
Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền gấp 2 lần cá nhân. (Căn cứ Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.
Thông tin khác
Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn
Thông tin tuyển dụng và Hướng dẫnAGS luôn mở rộng cánh cửa cho những ứng viên muốn thử thách bản thân trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán - Ngôn ngữ Nhật - Pháp lý - Nhân sự. Xem chi tiết bài viết để biết thêm về Thông tin tuyển dụng tại AGS bạn nhé!
.png)
https://thuvienphapluat.vn/chinh-sach-phap-luat-moi/vn/thu-tuc-hanh-chinh-online/85312/cach-nop-bao-cao-tinh-hinh-su-dung-lao-dong-6-thang-dau-nam-2025-online
.png)
