Kiểm toán đối với doanh nghiệp F&B

 Có thể nói, ngành F&B là một trong những lĩnh vực có rủi ro về kiểm soát nội bộ cao nhất vì tính chất nhiều giao dịch phát sinh và giá trị nhỏ. Trong bối cảnh đó, việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính trở thành thách thức lớn đối với kiểm toán. Chính vì thế có thể nói rằng kiểm toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giám sát và phát hiện các sai sót, hạn chế gian lận và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp F&B. Dưới đây, AGS sẽ chia sẻ với bạn một vài mặt khuất về kiểm toán trong những doanh nghiệp F&B nhé!

1. Tính chất đặc thù của ngành F&B:

    Với tốc độ luân chuyển nhanh liên tục không ngừng nghỉ, ngành F&B xứng đáng đứng thứ nhất trong nền kinh tế về tốc độ giao dịch. Thử suy nghĩ rằng một buổi tối các nhà hàng quán ăn phải phục vụ hàng chục hàng trăm khách hàng dù cho giá trị nhỏ nhưng tổng doanh thu lại là một con số đáng kinh ngạc. Với đặc thù đó, việc kiểm toán là chưa bao giờ dễ dàng, khó khăn và phức tạp hơn so với những ngành có ít giao dịch nhưng giá trị lớn. 

   Việc xây dựng ngành F&B là một thách thức lớn, bởi lẽ hoạt động của ngành này phụ thuộc chủ yếu là vào con người, đảm nhiệm từ khâu chế biến sản xuất đến khâu phục vụ quản lí. Yếu tố con người chiếm tỷ trọng lớn cũng chính là lúc diễn ra hàng loạt sai phạm về rủi ro và gian lận. Các kiểm toán viên phải biết và nắm bắt rõ số liệu đặc biệt hơn là cách vận hành thực tế diễn ra như thế nào.

2. Thanh toán dùng tiền mặt chiếm tỷ trọng lớn:

   Mặc dù việc thanh toán không dùng tiền mặt đang rất phổ biến và được áp dụng rộng rãi, nhưng đối với ngành F&B thì lại là một câu chuyện khác. Các doanh nghiệp F&B đang nhận phần lớn là doanh thu bằng tiền mặt, tạo ra một lỗ hổng lớn về kiểm soát, nơi mà các giao dịch có thể ghi nhận không chính xác, trung thực, để tránh những khoản tiền phát sinh phải nộp cho nhà nước. Điều này khiến cho kiểm toán về doanh thu bị sai lệch và thiếu sót, gây thất thoát nghiêm trọng cho nhà nước.

   Có thể lấy một số ví dụ minh họa điển hình tại các quán ăn giải khát như việc nhân viên không xuất hóa đơn cho khách hàng, hoặc khi khách hàng đã thanh toán thì hủy hóa đơn, chỉnh sửa một số sản phẩm có giá trị nhỏ hơn để chiếm, hưởng lợi phần chênh lệch đó. Những hành vi này thường rất khó để phát hiện ra, chính vì thế cần phải có sự quan sát bất chợt hoặc phân tích xu hướng doanh thu theo thời gian để phát hiện ra những bất thường.

3. Nguyên vật liệu, hàng tồn kho khó kiểm soát:

   Nguyên vật liệu trong ngành F&B chủ yếu là những sản phẩm tươi, dùng trong ngày có đặc điểm dễ hư hỏng, khó bảo quản và thường xuyên biến động về giá khi có tác động ngoại cảnh như việc tăng giá xăng, tăng giá điện,... Vì thế mà việc quản lí nguồn cung, quản lí hàng tồn kho là một thách thức lớn đối với ngành F&B. Nếu không có hệ thống kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ gặp phải tình trạng thất thoát nguyên liệu mà không rõ nguyên nhân.

   Vấn đề thất thoát có thể đến từ nhiều nguồn: hao hụt tự nhiên trong chế biến, sai sót trong ghi chép hoặc gian lận nội bộ như nhân viên lấy nguyên liệu sử dụng cho mục đích cá nhân. Kiểm toán viên cần kiểm tra định mức nguyên vật liệu, so sánh giữa lượng tiêu hao thực tế và tiêu chuẩn, đồng thời đánh giá quy trình nhập – xuất – tồn kho để xác định các điểm yếu trong kiểm soát.

4. Gian lận trong nội bộ:

   Đặc thù của ngành F&B không chỉ là nhưng giao dịch phát sinh với giá trị nhỏ, bên cạnh đó còn phải thông qua các khâu chuẩn bị sơ chế mới cho lên thành phẩm. Lỗ hổng ở đây chính là việc liệu các nguyên vật liệu có thực sự phục vụ cho việc tạo nên thành phẩm hay đã bị cắt xén trong nội bộ. Nhân viên cố tình ghi thiếu món, ghi sai món thực tế, không nhập hóa đơn vào hệ thống máy tính tiền,...Tất cả nhưng vấn đề đó đều làm ảnh hưởng, gây khó khăn trong công tác kiểm toán. 

    Chính vì vậy mà kiểm toán viên cần có sự quan sát và phân tích số liệu, sự biến đổi doanh thu qua các tháng để nắm bắt tình hình và phát hiện những chênh lệch lớn, ví dụ như doanh thu bị tụt giảm bất thường trong cùng một khung giờ, tiêu tốn nguyên vật liệu cao hơn so với ngày thường hay sự chênh lệch giữa doanh thu với lượng khách.

5. Vai trò quan trọng của kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và cải thiện hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp. Thay vì chỉ phát hiện sai sót sau khi xảy ra, kiểm toán nội bộ có thể giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro bằng cách thiết kế quy trình kiểm soát hiệu quả tránh nhưng sai sót không đáng có trong doanh nghiệp. 

Trong ngành F&B, kiểm toán nội bộ có thể tham gia vào việc xây dựng quy trình bán hàng, kiểm soát tồn kho, phân quyền nhân sự và giám sát hoạt động hàng ngày. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu gian lận mà còn nâng cao hiệu quả vận hành. Khi hệ thống kiểm soát được cải thiện, doanh thu được ghi nhận đầy đủ và chi phí được quản lí chặt chẽ thì lúc đó, doanh nghiệp mới có nền tảng vững chắc phát triển lâu dài. Việc duy trì tính minh bạch và quản lí hiệu quả nguồn tài chính là yếu tố then chốt đối với mọi doanh nghiệp kinh doanh ngành F&B. Vai trò của kiểm toán viên là người giúp cho việc quản lí tài chính công khai minh bạch và trung thực, định hướng doanh nghiệp phát triển bền vững. 

  Việc kiểm toán trong các doanh nghiệp F&B là một lĩnh vực vô cùng quan trọng và nhiều thách thức. Với đặc thù giao dịch nhiều nhưng giá trị nhỏ, còn có sự tham gia phụ thuộc vào con người nên dễ phát sinh gian lận, Ngành F&B đòi hỏi kiểm toán viên phải có cái nhìn toàn diện, kết hợp giữa phân tích số liệu và hiểu biết thực tế. Trong một ngành mà mỗi giao dịch nhỏ đều góp phần tạo nên lợi nhuận, kiểm toán chính là công cụ giúp đảm bảo mọi giá trị được ghi nhận một cách chính xác, minh bạch và đáng tin cậy.