Quy chế lương thưởng & chế độ phụ cấp cho người lao động

• Mục đích;
• Căn cứ pháp lý;
• Phạm vi áp dụng;
• Nội dung về quy chế lương thưởng;
• Khoản trợ cấp, phụ cấp;
• Tính và chi lương;
• Thủ tục xét chế độ tăng lương;
• Chế độ thưởng.

II. Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp cho chi phí lương thưởng, phụ cấp

1. Điều kiện để đưa chi phí lương, thưởng vào chi phí công ty khi tính thuế TNDN

Ở Việt Nam, quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến việc tính lương người lao động được xác định chủ yếu bởi Luật thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/06/2008.

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng và phụ cấp vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản lương thực tế chi trả có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ thanh toán theo quy định;
• Có quy định nêu rõ điều kiện được hưởng và mức lương được hưởng ở 1 trong các hồ sơ sau:
• Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động;
• Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp;
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp;
• Quy chế lương thưởng.

2. Các khoản phụ cấp, thưởng, chi phí lương không được trừ và được trừ khi tính thuế TNDN

2.1. Các khoản phụ cấp, thưởng, chi phí lương không được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2014 được sửa đổi tại Điều 4 Thông tư 96/2015 và Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BCT, chi tiền lương, thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp dưới đây sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp:

• Chi tiền lương và các khoản phải trả cho người lao động: Doanh nghiệp đã ghi nhận hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng không chi trả thực tế hoặc không có chứng từ thanh toán cho người lao động theo quy định của pháp luật.
• Những khoản lương, thưởng chi cho người lao động nhưng không ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức hưởng tại 1 trong các hồ sơ sau:Hợp đồng lao động;
• Thỏa ước lao động;
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp;
• Quy chế thưởng do cấp trên quy định.
• Trường hợp chi tiền lương và các khoản phụ cấp trả cho người lao động nhưng quá hạn nộp hồ sơ quyết toán năm thực tế chưa chi trả, trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập dự phòng bổ sung vào quỹ lương năm sau liền kề. Khi đó:Mức dự phòng không quá 17% hàng năm quỹ tiền lương thực hiện; Việc trích lập phải đảm bảo doanh nghiệp không được lỗ, trường hợp lỗ thì sẽ không được trích lập đủ 17%.
• Tiền lương của doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp TNHH một thành viên (chỉ do 1 cá nhân làm chủ), tiền lương chi trả cho ban lãnh đạo, sáng lập viên, các thành viên của hội đồng thành viên, quản trị không trực tiếp tham gia vào điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh.

2.2. Các khoản phụ cấp, thưởng và chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN

Chi tiền lương, thưởng cho người lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu thuộc một trong các trường hợp dưới đây:

• Khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với cá nhân là người nước ngoài, trong đó có ghi rõ khoản chi tiền học cho con của người lao động nước ngoài tại Việt Nam từ bậc học mẫu giáo tới hết cấp 3 được công ty chi trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
• Khi trên hợp đồng lao động có nêu rõ khoản chi phí tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất là tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn.
• Khi doanh nghiệp ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài, trong đó có nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu chi trả các chi phí chỗ ở cho chuyên gia người nước ngoài trong thời gian công tác tại Việt Nam, thì tiền thuê nhà chi cho các chuyên gia nước ngoài được tính vào chi phí được trừ.
• Khi chi phụ cấp cho lao động về chi phí đi lại, ăn ở khi đi công tác có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Trường hợp doanh nghiệp có khoán chi phụ cấp chi phí đi lại, ăn ở cho nhân viên đi công tác theo đúng quy chế tài chính của công ty thì khoản khoán chi được đưa vào chi phí được trừ.
• Khi doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác (trong và ngoài nước) có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, tiền vé máy bay… Các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân đủ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt và được tính vào chi chí khi đáp ứng đủ những điều kiện sau:Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ do bên nhà cung cấp xuất;
• Có văn bản quyết định cử đi công tác;
• Trên quy chế nội bộ hoặc quy chế tài chính có quy định cho phép nhân viên được phép thanh toán các khoản đi công tác bằng thẻ tài khoản ngân hàng cá nhân và sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho nhân viên đã thực hiện chi trả;
• Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website thương mại điện tử cho nhân viên đi công tác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì để đưa vào chi phí hợp lý cần có vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và thanh toán qua ngân hàng, không dùng tiền mặt;
• Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần có quyết định cử đi công tác, vé máy bay điện tử và chứng từ thanh toán qua ngân hàng của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình công tác.

III. Quy định về thuế thu nhập cá nhân đối với chi phí lương thưởng, phụ cấp 

1. Điều kiện để đưa chi phí lương thưởng vào chi phí công ty khi tính thuế TNCN

Để đưa chi phí lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý khi tính Thuế TNCN cần có các giấy tờ pháp lý sau: 

• Hợp đồng lao động giữa người lao động với doanh nghiệp;
• Quy chế của doanh nghiệp về lương thưởng, phụ cấp;
• Quyết định tăng lương của doanh nghiệp;
• Bảng chấm công chi tiết hàng tháng;
• Bảng chi thanh toán (có chữ ký của nhân viên);
• Xây dựng thang bảng lương;
• Phiếu chi thanh toán lương nhân viên, hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
• Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thay thì phải có mã số thuế và giấy ủy quyền quyết toán thuế thay;
• Quyết định cử đi công tác, hóa đơn, giấy đi đường;
• Tờ khai thuế TNCN tháng hoặc quý;
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm;
• Chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có).

2. Các khoản thu nhập chịu thuế và thu nhập miễn thuế thu nhập cá nhân

2.1. Các khoản thu nhập chịu thuế TNCN

2.2. Các khoản thu nhập không chịu thuế TNCN (thu nhập miễn thuế TNCN)

• Thu nhập từ việc chuyển nhượng bất động sản giữa vợ và chồng, cha mẹ đẻ với con đẻ, cha mẹ nuôi với con nuôi, cha mẹ chồng với con dâu, bố mẹ vợ với con rể, ông bà nội với cháu nội, ông bà ngoại với cháu ngoại hay anh chị em ruột trong gia đình;
• Thu nhập từ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn với đất ở trong trường hợp cá nhân đó chỉ có duy nhất một nhà ở, quyền sử dụng đất tại Việt Nam;Khoản thu nhập từ quyền sử dụng đất được nhà nước giao không phải chi trả hoặc được giảm tiền sử dụng đất;
• Khoản thu nhập nhận từ thừa kế, khoản quà tặng là bất động sản giữa vợ và chồng, cha mẹ đẻ với con đẻ, cha mẹ nuôi với con nuôi, cha mẹ chồng với con dâu, bố mẹ vợ với con rể, ông bà nội với cháu nội, ông bà ngoại với cháu ngoại hay anh chị em ruột trong gia đình;
• Khoản thu nhập từ lãi tiền gửi tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nhà nước, lãi bảo hiểm nhân thọ, lãi trái phiếu Chính phủ;
• Khoản thu nhập từ kiều hối;
• Thu nhập từ việc làm ban đêm, thêm giờ được trả cao hơn tiền lương làm việc vào ban ngày;
• Khoản lương hưu do quỹ BHXH trả theo quy định;
• Khoản thu nhập từ học bổng;
• Khoản thu nhập từ bồi thường bảo hiểm nhân thọ và phi nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên, bồi thường khi bị tai nạn lao động, khoản bồi thường hỗ trợ theo quy định của pháp luật, các khoản nhà nước bồi thường và những khoản khác theo quy định;
• Khoản thu nhập nhận từ các quỹ từ thiện được nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động;
• Khoản thu nhập được nhận từ nguồn viện trợ của nước ngoài.

IV. Câu hỏi thường gặp về quy chế lương thưởng, phụ cấp cho người lao động

1. Khoản phụ cấp gói chăm sóc sức khỏe cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và có quy định mức cụ thể không?

Khoản phụ cấp sức khỏe sẽ được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nhưng với điều kiện là tổng các khoản phụ cấp trong năm không quá 1 tháng lương bình quân. Và phải có hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

2. Đối với các khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên thì có được đưa vào chi phí không?

Khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên sẽ được trừ và đưa vào chi phí khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Có đầy đủ chứng từ chứng minh được là khoản chi cho hoạt động kinh doanh có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng;
• Có đầy đủ bộ chứng từ đi công tác hợp lệ như giấy quyết định cử đi công tác, giấy đi đường có xác nhận, hóa đơn vé máy bay, vé tàu, khách sạn, taxi… 

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn