Quản lý dự án là gì?

Trước sự đổi thay và phát triển không ngừng nghỉ của xã hội ngày nay, nếu không muốn bị bỏ lại phía sau, mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình các chiến lược, định hướng hoạt động lâu dài. Để làm được điều đó, thì việc xây dựng hệ thống quản lý là vô cùng cần thiết và cần được chú trọng. Vậy quản lý dự án là gì và quản lý dự án cần những yếu tố nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết bên dưới nhé!

1. Khái niệm về quản lý dự án

Để có thể nắm được khái niệm quản lý dự án, trước tiên bạn cần hiểu rõ dự án là gì. Một quá trình bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, được diễn ra trong một khoảng thời gian xác định, với sự tham gia của nhiều đối tượng, mục đích là hoàn thành mục tiêu đã đề ra ban đầu, thì được gọi là dự án. Và để một dự án đạt được thành công, doanh nghiệp cần lập ra bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể bao gồm thời gian cho từng công đoạn trong dự án, chi phí tối thiểu/tối đa cũng như nguồn lực cần thiết để dự án vận hành tốt nhất.

Từ đó có thể suy ra được, quản lý dự án là việc áp dụng các kỹ năng, kiến thức và công cụ kỹ thuật, để hình thành nên phương pháp nhằm hiện thực chiến lược, thực hiện một chuỗi các hoạt động nhằm đáp ứng và hoàn thành mục tiêu đề ra của dự án, trong phạm vi thời gian, nguồn lực và tài chính giới hạn. Thêm vào đó, việc quản lý cần dựa vào tính chất và đặc thù dự án để có thể đưa ra quy trình và phương án phù hợp. Một khi được quản lý hiệu quả, dự án sẽ nhanh chóng hoàn thành đúng tiến độ, thậm chí là sớm hơn, với mức chi phí và nguồn lực cho phép, đáp ứng được các yêu cầu của dự án. Việc xây dựng hệ thống quản lý không chỉ quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, mà còn rất cần thiết trong cuộc sống hằng ngày của mỗi cá nhân. Bằng cách xây dựng hệ thống quản lý cho từng công việc hằng ngày, bao gồm cả những việc nhỏ nhất, sẽ đưa bản thân vào nề nếp, đồng thời rèn luyện tính kỷ luật cao.

2. Vai trò của người quản lý dự án đối với doanh nghiệp

Người quản lý dự án cần làm gì? Vị trí này được xem như cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp hoặc đội ngũ thực hiện dự án của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, khách hàng và doanh nghiệp giao tiếp với nhau thông qua người quản lý, và người quản lý có nhiệm vụ dẫn dắt toàn bộ đội ngũ thực hiện dự án theo đúng tiến độ đã đề ra, với mức rủi ro thấp nhất có thể. Họ có đóng góp không nhỏ vào tổng thể mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Ngoài những yếu tố kể trên, người quản lý giỏi còn đảm bảo phân bố và sử dụng nguồn lực hiện có sao cho thật hiệu quả, tiết kiệm. Vậy nên, cần có một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể, có thể áp dụng các thuật toán khác nhau để tính toán phương án tối ưu nhất cho dự án. Có thế mới không lãng phí nguồn lực mà dự án vẫn đạt được kết quả như mong đợi.
Vai trò kế tiếp của người quản lý là đưa ra tiến trình khoa học cho toàn bộ dự án. Như đã đề cập ở trên, mỗi dự án bao gồm rất nhiều hoạt động khác nhau, và không thể thực hiện tất cả hoạt động trong cùng một lúc. Thế nên người quản lý có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo đúng trình tự trong kế hoạch, để có thể đưa dự án hoàn thành trước thời gian dự kiến ban đầu.

3. Cơ hội nghề nghiệp khi làm việc trong ngành quản lý dự án

Quản lý dự án hiện đang lọt vào “top” các ngành nghề “hot” nhất hiện nay. Chính vì thế ngày càng có nhiều trường học đào tạo chuyên ngành này, các cơ hội việc làm cũng từ đó mở ra nhiều hơn. Xã hội ngày càng đề cao những công việc mang tính sáng tạo, làm việc theo kế hoạch rõ ràng, khoa học nhằm hiện thực hóa các ý tưởng. Vậy nên các bạn sinh viên dù mới ra trường cũng không cần quá lo lắng về vấn đề “học quản lý dự án ra làm gì?”. Chỉ cần nắm vững các kiến thức chuyên ngành, sẽ luôn có rất nhiều công việc với vô vàn vị trí khác nhau mở cửa chào đón bạn, tiêu biểu có thể kể đến như:

4. Quản lý dự án là làm gì? Mô tả công việc các ngành

Ngày nay bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có một bộ phận quản lý dự án riêng biệt, đặc biệt là những doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng, công nghệ thông tin, ngân hàng, tài chính, viễn thông,... Tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp mà công việc của người quản lý cũng sẽ khác nhau đôi chút. Dưới đây là một số ngành nghề tiêu biểu mà mình đã tổng hợp, giúp bạn có góc nhìn tổng thể hơn về nhiệm vụ của người quản lý.

5. Mô tả công việc quản lý dự án ngành xây dựng

Đội ngũ quản lý các dự án thuộc lĩnh vực xây dựng sẽ bao gồm nhiều đầu việc và hạng mục khác nhau, gồm có:

• Chuẩn bị và đảm bảo các điều kiện cần thiết để việc thi công công trình được diễn ra thuận lợi, chẳng hạn như văn phòng, hệ thống điện nước, kho bãi, kiểm kê số lượng và kiểm tra chất lượng vật tư,...
• Kiểm duyệt lại hợp đồng tư vấn thiết kế và bản vẽ.
• Theo dõi các đầu việc đã đề ra trong bản kế hoạch và tiến hành đánh giá.
• Xem xét, trao đổi, đánh giá các nhà thầu để tìm ra nhà thầu uy tín, giá cả hợp lý, chất lượng ổn định.
• Ghi nhận và báo cáo những chậm trễ, sai phạm hoặc sự cố xảy ra trong quá trình thi công và nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục.
• Phát hiện kịp thời và nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình dự án diễn ra.
• Kiểm tra, giám sát vệ sinh và an toàn lao động, chuẩn bị trang phục bảo hộ cho nhân viên thi công, bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ,...

6. Mô tả công việc quản lý dự án ngành công nghệ thông tin

Riêng ngành công nghệ thông tin lại khá đặc thù. Ngoài việc nắm vững các nghiệp vụ về quản lý dự án, người quản lý còn phải có nền tảng về mặt kỹ thuật lập trình khá thành thạo để đưa dự án đi đến thành công. Một số công việc mà người quản lý dự án công nghệ thông tin thường làm có thể kể đến như: