Kinh nghiệm sắp xếp chứng từ khoa học, đúng quy định

Công ty Kế toán AGS hoạt động trong lĩnh vực tư và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Sắp xếp chứng từ, hồ sơ kế toán sao cho hợp lý, thuận lợi cho việc lưu trữ tìm kiếm và quyết toán thuế sau này là điểu mà không phải kế toán viên nào cũng làm tốt. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực dịch vụ kế toán chúng tôi xin chia sẻ kinh nghiệm sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán khoa học và hợp lý. Cùng tìm hiểu chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Cách sắp xếp hồ sơ kế toán

1.1 Hồ sơ kê khai thuế

Sẽ được sắp xếp theo năm, quý và theo tháng cẩn chuẩn bị chứng từ gồm:

Hồ sơ kê khai thuế theo nămBáo cáo tài chính;
Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp;
Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân.
Hồ sơ kê khai thuế theo quý Tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính;
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn;
Tờ khai thuế
Thu nhập cá nhân.
Hồ sơ kê khai thuế theo thángTờ khai thuế giá trị gia tăng;

1.2 Cách sắp xếp hóa đơn

Cần lưu ý: Với hóa đơn đặt in cần kèm theo: Hợp đồng in hóa đơn (Kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng,…) và thông báo phát hành hóa đơn.

1.3 Sắp xếp những hồ sơ chứng từ kế toán khác

Những chứng từ kế toán này được sắp xếp cẩn thận gồm:

Giấy phép đăng ký kinh doanh;
Tờ khai thuế môn bài;
Phụ lục II-1 về đăng ký tài khoản ngân hàng;
Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước.Bạn đau đầu vì không biết cách sắp xếp hồ sơ kế toán

2. Sắp xếp sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Các chứng từ được sắp xếp theo hình thức sổ nhật ký bao gồm:

Sổ nhật ký chung
Sổ nhật ký thu tiền
Sổ nhật ký chi tiền
Sổ nhật ký mua hàng
Sổ nhật ký bán hàng
Sổ cái tài khoản: Tất cả các tài khoản phát sinh
Sổ chi tiết tài khoản
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ tiền gửi ngân hàng (Chi tiết từng ngân hàng)
Bảng trích khấu hao tài sản cố định
Thẻ tài sản cố định
Bảng phân bổ CCDC
Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
Thẻ kho
Sổ chi tiết công nợ phải thu
Sổ chi tiết công nợ phải trả
Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
Sổ chi tiết tiền vay
Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp

Lưu trữ các chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán bao gồm hóa đơn và những chứng từ khác có liên quan tới hoạt động mua bán, giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp gồm: hóa đơn, phiếu thu, chi phiếu xuất nhập kho và bảng kê thu mua hàng hóa… cần lưu ý như sau:

Chứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bán ra xếp theo thứ tự kê khai của tờ khai thuế GTGT.

Đối với hóa đơn mua bán cần photo để kẹp với chứng từ khác.

Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền Tài khoản ngân hàng và các chứng từ liên quan khác,…

Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác;

Phiếu nhập kho (Hàng hóa): Kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa;

Phiếu xuất kho (Hàng hóa): Kẹp với hóa đơn bán ra liên 3;

Phiếu kế toán khác;

Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN;

Sổ phụ tài khoản ngân hàng.

(Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn).

Sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học giúp bạn làm việc đạt hiệu suất cao hơn

Lưu trữ hồ sơ người lao động, tiền lương: Đây là những chứng từ thể hiện giao kết của doanh nghiệp với người sử dụng lao động, tùy theo từng đơn vị nghiệp vụ này sẽ thuộc trách nhiệm của kế toán hoặc phòng nhân sự. Bạn tham khảo cách lưu trữ hồ sơ này như sau:

Hồ sơ của người lao động;
Hợp đồng lao động;
Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương,…
Bảng chấm công;
Bảng thanh toán tiền lương;
Đăng ký giảm trừ gia cảnh;
Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 1 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN;
Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN;
Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động;
Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm.

Hướng dẫn lưu trữ hợp đồng chứng từ kế toán: Những chứng từ được lưu trữ trong hợp đồng gồm

Hợp đồng mua vào;
Hợp đồng bán ra;
Tờ khai hải quan (Nếu có hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu);
Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản phô tô các chi phí liên quan (Nếu là Doanh nghiệp xây dựng);
Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.

Trên đây là những lưu ý khi sắp xếp chứng từ kế toán, ngoài những chứng từ này bạn cần bổ sung thêm những chứng từ kế toán khác, tùy theo thực tế của mỗi Doanh nghiệp.

Bài viết trên chia sẻ những nghiệp vụ mà kế toán AGS sử dụng để sắp xếp và đóng ghép chứng từ sổ sách cho khách hàng của chúng tôi. Nếu bạn thấy hữu ích có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo chúng tôi để cập thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.