Biểu đồ xương cá là gì? Khái niệm và ứng dụng thực tế

1. Biểu đồ xương cá là gì?

    Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa, là một biểu đồ trực quan dùng để phân tích nguyên nhân và hậu quả của một vấn đề. Nó giúp người dùng dễ dàng nhận diện các yếu tố có thể dẫn đến vấn đề, từ đó tìm ra những giải pháp thích hợp để khắc phục. Biểu đồ này được gọi là “xương cá” do hình dạng của biểu đồ tương tự như bộ xương cá, với một trục chính đại diện cho vấn đề và các xương nhánh biểu thị các nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề đó.
    Biểu đồ xương cá được phát triển bởi giáo sư Kaoru Ishikawa – một nhà khoa học và kỹ sư nổi tiếng người Nhật Bản, vào những năm 1960 đề hỗ trợ quá trình kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ tại các doanh nghiệp. Từ đó, mô hình này còn được biết đến với tên gọi biểu đồ Ishikawa để vinh danh người sáng tạo ra nó. Sự đơn giản và hiệu quả của mô hình đã giúp nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến quản lý chất lượng.

Biểu đồ xương cá

2. Lợi ích của biểu đồ xương cá

    Biểu đồ xương cá là một công cụ mạnh mẽ giúp phân tích và giải quyết vấn đề một cách có hệ thống. Không chỉ đơn giản là một biểu đồ trực quan, nó còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho các tổ chức và doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của mô hình này:
    Trước hết, biểu đồ xương cá giúp xác định rõ ràng và chi tiết các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Trong nhiều tình huống, nguyên nhân của vấn đề không thể được phát hiện ngay lập tức, do có nhiều yếu tố tác động và ảnh hưởng lẫn nhau. Mô hình này giúp phân tích sâu, làm rõ những nguyên nhân tiềm ẩn, từ đó đưa ra cách tiếp cận cụ thể và hiệu quả hơn.
    Thứ hai, mô hình này có khả năng liên kết các nguyên nhân và phân tích sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa chúng. Điều này rất quan trọng trong việc hiểu rõ cách các yếu tố kết hợp lại để gây ra vấn đề. Việc hiểu rõ sự kết nối này giúp người phân tích đưa ra những giải pháp chính xác hơn, dựa trên cái nhìn tổng thể.
    Một ưu điểm nữa của biểu đồ xương cá là hướng đến các giải pháp logic và khả thi. Khi đã xác định được nguyên nhân chính của vấn đề, mô hình sẽ giúp quá trình tìm kiếm giải pháp trở nên dễ dàng hơn. Những giải pháp này thường xuất phát từ việc hiểu rõ vấn đề theo từng giai đoạn, dựa trên phân tích khoa học và dữ liệu thực tế, giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác.
    Biểu đồ xương cá cũng tạo ra sự minh bạch và thống nhất trong nhóm làm việc. Nhờ có một công cụ phân tích chung, tất cả các bên liên quan có thể tham gia vào quá trình thảo luận và phân tích nguyên nhân một cách rõ ràng. Điều này không chỉ giúp quá trình giải quyết vấn đề diễn ra suôn sẻ, mà còn tạo ra sự đồng thuận giữa các bộ phận hoặc nhóm liên quan, đặc biệt trong những tổ chức lớn với nhiều phòng ban.
    Cuối cùng, biểu đồ có thể áp dụng trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Không chỉ dừng lại ở việc giải quyết vấn đề trong sản xuất, mô hình còn được ứng dụng rộng rãi trong y tế, giáo dục, quản lý nhân sự, và nhiều ngành công nghiệp khác. Ví dụ, nó giúp phân tích và giải quyết các sự cố máy móc, cải thiện chất lượng sản phẩm, giải quyết các thách thức trong quản lý nhân sự, tổ chức lao động và tìm hiểu nguyên nhân của những rủi ro hoặc tai nạn trong doanh nghiệp.

3. Cấu trúc và cách vẽ biểu đồ xương cá

3.1 Cấu trúc cơ bản

    Mô hình khung xương cá bao gồm ba thành phần chính:

• Trục chính: Đây là đường thẳng nằm ngang đại diện cho vấn đề cần giải quyết. Trục chính này được coi là “xương sống” của con cá và là nền tảng cho toàn bộ biểu đồ.
• Nguyên nhân chính: Các nguyên nhân chính được biểu diễn bằng các nhánh lớn nối với trục chính. Những nguyên nhân này thường đại diện cho các yếu tố lớn có thể ảnh hưởng đến vấn đề, như Con người (Man), Máy móc (Machine), Phương pháp (Method), Môi trường (Environment), và Nguyên liệu (Material).
• Nguyên nhân chi tiết: Các nguyên nhân chi tiết là các nhánh nhỏ hơn, được nối vào các nhánh lớn. Chúng mô tả chi tiết từng yếu tố cụ thể hơn của nguyên nhân chính.

    Cấu trúc của mô hình xương cá rất trực quan, giúp người phân tích dễ dàng nhìn thấy toàn bộ các nguyên nhân có thể ảnh hưởng đến vấn đề. Điều này giúp quá trình phân tích trở nên rõ ràng và có tổ chức hơn.

3.2 Cách vẽ biểu đồ xương cá

    Để vẽ biểu đồ xương cá hiệu quả cần tuân thủ một quy trình chi tiết và logic nhằm đảm bảo việc xác định nguyên nhân của vấn đề được thực hiện chính xác. Dưới đây là các bước cụ thể, được trình bày một cách rõ ràng và khoa học, giúp dễ dàng áp dụng và đạt được kết quả phân tích tối ưu.

Các bước	Mô tả	Ghi chú
Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết	Xác định rõ ràng vấn đề chính mà bạn muốn phân tích và giải quyết. Ghi ngắn gọn vấn đề này tại đầu của trục chính (thường ở phía bên phải của biểu đồ).	Vấn đề cần mô tả ngắn gọn và dễ hiểu, ví dụ: “Chất lượng sản phẩm không ổn định”.
Bước 2: Vẽ trục chính	Vẽ một đường thẳng ngang, đại diện cho “xương sống” của con cá. Trục chính này là nền tảng để phân tích các nguyên nhân của vấn đề.	Đây là đường chính của biểu đồ, tất cả các nguyên nhân sẽ được liên kết với trục này.
Bước 3: Xác định các nguyên nhân chính	Xác định các nguyên nhân chính có khả năng gây ra vấn đề. Mỗi nguyên nhân chính sẽ được thể hiện bằng một nhánh lớn kết nối với trục chính.	Các nguyên nhân chính phổ biến gồm: Con người (Man), Máy móc (Machine), Phương pháp (Method), Nguyên liệu (Material), Môi trường (Environment).
Bước 4: Xác định các nguyên nhân chi tiết	Dưới mỗi nguyên nhân chính, vẽ các nhánh nhỏ hơn để mô tả các yếu tố chi tiết có thể ảnh hưởng đến vấn đề.	Ví dụ, nếu nguyên nhân chính là “Máy móc”, các nhánh nhỏ có thể gồm: bảo dưỡng kém, lỗi kỹ thuật, tuổi thọ máy móc.
Bước 5: Đánh giá và phân tích	Sau khi hoàn tất biểu đồ, đánh giá và phân tích toàn bộ các nguyên nhân đã liệt kê để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.	Kết quả từ bước này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề.

4. Cách phân loại biểu đồ xương cá

4.1 Phân loại theo 6M

    Phân loại theo 6M là phương pháp được áp dụng nhiều nhất, đặc biệt trong các ngành công nghiệp sản xuất. 6M bao gồm sáu yếu tố chính ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, giúp phân tích nguyên nhân sâu hơn và chính xác hơn:

• Man (Con người): Liên quan đến năng lực, kỹ năng và trình độ của nhân viên. Các yếu tố như sự phối hợp, trách nhiệm, và vấn đề nhân sự có thể gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất.
• Machine (Máy móc): Bao gồm tình trạng, chất lượng của máy móc và thiết bị. Lỗi kỹ thuật hoặc sự cố máy móc sẽ tác động trực tiếp đến quá trình sản xuất.
• Method (Phương pháp): Các quy trình, cách thức làm việc và tiêu chuẩn sản xuất cũng là một yếu tố quan trọng. Quy trình không hiệu quả, phương pháp sản xuất sai lầm hoặc không tuân thủ quy trình có thể dẫn đến lỗi sản phẩm.
• Material (Nguyên liệu): Yếu tố này liên quan đến chất lượng và tính sẵn có của nguyên liệu đầu vào. Nguyên liệu không đạt chuẩn, không đồng đều hoặc thiếu hụt có thể gây ra các vấn đề trong sản xuất, dẫn đến sản phẩm lỗi hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
• Measurement (Đo lường): Độ chính xác của các phương pháp đo lường, kiểm tra trong quá trình sản xuất. Nếu công cụ đo lường không chính xác, kết quả cuối cùng sẽ không đạt yêu cầu.
• Mother Nature (Môi trường): Các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm, và ánh sáng trong môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.

4.2 Phân loại theo 8P

    Phân loại theo 8P thường được sử dụng trong lĩnh vực dịch vụ và tiếp thị. Phương pháp này giúp phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và hiệu quả chiến lược tiếp thị:

• Product (Sản phẩm): Chất lượng và tính năng của sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp.
• Price (Giá cả): Mức giá mà khách hàng phải trả, bao gồm cả chiến lược giá và các yếu tố về giá trị.
• Place (Kênh phân phối): Cách thức mà sản phẩm hoặc dịch vụ được phân phối tới tay người tiêu dùng.
• Promotion (Quảng cáo): Các chiến dịch quảng bá và phương tiện truyền thông để quảng cáo sản phẩm.
• People (Con người): Nhân sự, đội ngũ phục vụ và những người có liên quan đến việc cung cấp dịch vụ.
• Process (Quy trình): Các quy trình phục vụ khách hàng và các bước liên quan đến việc cung cấp dịch vụ.
• Physical Evidence (Bằng chứng vật lý): Các yếu tố liên quan đến môi trường vật lý nơi dịch vụ được cung cấp, bao gồm không gian, thiết kế nội thất và cơ sở vật chất.
• Productivity and Quality (Hiệu suất và chất lượng): Hiệu suất thực hiện công việc, cách dịch vụ được cung cấp có đúng tiến độ và hiệu quả không.

4.3 Phân loại theo 4S

    Phân loại theo 4S phù hợp trong việc phân tích và cải thiện các yếu tố liên quan đến hoạt động kinh doanh tổng thể. 4S tập trung vào các yếu tố cốt lõi trong quản trị doanh nghiệp và vận hành:

• Surroundings (Môi trường): Các yếu tố tác động từ bên ngoài như chính sách, quy định, và các yếu tố cạnh tranh trong thị trường.
• Suppliers (Nhà cung cấp): Chất lượng và tính ổn định của nhà cung cấp nguyên liệu và dịch vụ.
• Systems (Hệ thống): Hệ thống quản lý, công nghệ và quy trình vận hành bên trong tổ chức.
• Skills (Kỹ năng): Kỹ năng và trình độ của nhân viên trong việc thực hiện các công việc, từ quản lý cho đến thực hiện tác vụ hàng ngày.

    Nhìn chung, việc phân loại biểu đồ xương cá theo các phương pháp khác nhau giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc phân tích các yếu tố gây ra vấn đề, tùy thuộc vào ngành nghề và mục đích sử dụng.

5. Cách áp dụng mô hình xương cá trong giải quyết vấn đề

    Sau khi đã hiểu rõ về cấu trúc và phân loại của mô hình xương cá, bước tiếp theo là áp dụng mô hình này vào quá trình giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Dưới đây là các bước cụ thể để sử dụng biểu đồ xương cá nhằm phân tích và tìm ra giải pháp cho các vấn đề trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết
    Để bắt đầu quá trình phân tích, điều đầu tiên cần làm là xác định vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Vấn đề này nên được mô tả một cách cụ thể và rõ ràng để tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu. Trả lời các hỏi các câu hỏi như:

• Vấn đề cụ thể là gì?
• Vấn đề này xảy ra ở đâu và khi nào?
• Những ai bị ảnh hưởng bởi vấn đề này?

    Ví dụ, trong một nhà máy sản xuất, vấn đề có thể là tỷ lệ sản phẩm lỗi quá cao, hoặc trong một tổ chức dịch vụ, vấn đề có thể là mức độ hài lòng của khách hàng giảm sút.
Bước 2: Xác định nguyên nhân chính (để ghi vào xương lớn)
    Sau khi đã xác định rõ vấn đề, bước tiếp theo là liệt kê các nguyên nhân chính có thể gây ra vấn đề này. Thông thường, các nguyên nhân chính có thể bao gồm các yếu tố liên quan đến con người, quy trình, máy móc, môi trường, và nguyên liệu.
    Ví dụ, nếu vấn đề là tỷ lệ sản phẩm lỗi cao, các nguyên nhân chính có thể là:

• Con người (nhân viên không được đào tạo đầy đủ)
• Máy móc (thiết bị sản xuất lỗi)
• Phương pháp (quy trình sản xuất không hợp lý)
• Nguyên liệu (chất lượng nguyên liệu không đạt chuẩn)

Bước 3: Xác định nguyên nhân chi tiết (ghi vào xương nhánh)
    Khi đã xác định được các nguyên nhân chính, tiếp theo cần sẽ phải tiến hành phân tích chi tiết từng nguyên nhân. Điều này có thể bao gồm việc đặt ra các câu hỏi như:Tại sao thiết bị sản xuất bị lỗi?
Tại sao nhân viên không được đào tạo đầy đủ?
Tại sao quy trình sản xuất không hiệu quả?
    Mục tiêu của bước này là xác định được các nguyên nhân sâu xa hơn, giúp hiểu rõ hơn về gốc rễ của vấn đề. Các nguyên nhân chi tiết này sẽ được biểu diễn dưới dạng các nhánh nhỏ hơn trong mô hình.
Bước 4: Phân tích và đánh giá
    Sau khi phân tích chi tiết các nguyên nhân, doanh nghiệp sẽ bắt đầu tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Nguyên nhân gốc rễ là nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề và cần được giải quyết để ngăn chặn vấn đề tái diễn. Một cách hiệu quả để tìm ra nguyên nhân gốc rễ là sử dụng kỹ thuật “5 Whys”, tức là hỏi “Tại sao?” năm lần cho mỗi nguyên nhân để đi sâu vào nguồn gốc của vấn đề.
    Ví dụ, nếu thiết bị sản xuất bị lỗi, có thể hỏi:

• Tại sao thiết bị bị lỗi? (Do không được bảo dưỡng định kỳ)
• Tại sao không được bảo dưỡng định kỳ? (Do không có quy trình bảo dưỡng rõ ràng)
• Tại sao không có quy trình bảo dưỡng rõ ràng? (Do không có người chịu trách nhiệm kiểm tra định kỳ)
• Tại sao không có người chịu trách nhiệm? (Do thiếu kế hoạch phân công công việc)
• Tại sao thiếu kế hoạch? (Do không có hệ thống quản lý bảo dưỡng hiệu quả)

    Kỹ thuật này giúp doanh nghiệp đi sâu vào gốc rễ của vấn đề, từ đó tìm ra các giải pháp hợp lý để giải quyết vấn đề triệt để.
Bước 5: Tìm giải pháp
    Khi đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, bước cuối cùng là đề xuất và thực hiện các giải pháp để giải quyết vấn đề. Các giải pháp nên dựa trên phân tích từ mô hình xương cá và phải thực tế, có thể áp dụng được.
    Ví dụ, nếu nguyên nhân gốc rễ là do thiếu quy trình bảo dưỡng thiết bị, giải pháp có thể bao gồm việc xây dựng một quy trình bảo dưỡng định kỳ, phân công người chịu trách nhiệm, và đào tạo nhân viên về cách thực hiện quy trình này.
    Sau khi các giải pháp được đề xuất, doanh nghiệp cần lập kế hoạch thực hiện, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của các giải pháp này. Điều này đảm bảo rằng vấn đề không tái diễn và quy trình sản xuất được cải thiện một cách bền vững.

6. Cần chú ý gì để ứng dụng biểu đồ xương cá hiệu quả?

    Mô hình xương cá là một công cụ mạnh mẽ giúp xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong sản xuất và quản lý. Tuy nhiên, để phát huy tối đa ưu điểm và khắc phục các hạn chế, cần phải lưu ý một số điểm quan trọng khi ứng dụng.

6.1 Ưu điểm

• Dễ dàng triển khai và trực quan: Mô hình này cung cấp một cách tiếp cận trực quan để phân tích nguyên nhân của vấn đề, giúp các nhóm dễ dàng thảo luận và phân tích.
• Phân tích toàn diện: Biểu đồ xương cá tập trung vào tất cả các yếu tố liên quan đến vấn đề (ví dụ như con người, phương pháp, thiết bị, nguyên liệu), giúp đưa ra cái nhìn toàn diện và chi tiết.
• Tăng cường hợp tác nhóm: Bằng cách yêu cầu sự đóng góp của tất cả các thành viên trong nhóm, biểu đồ xương cá thúc đẩy sự hợp tác và khuyến khích ý tưởng sáng tạo từ nhiều quan điểm khác nhau.

6.2 Nhược điểm

• Không xác định nguyên nhân chính xác: Mô hình chỉ đưa ra các nguyên nhân tiềm năng chứ không xác định nguyên nhân gốc rễ cụ thể. Điều này có thể gây khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp hiệu quả.
• Quá phụ thuộc vào chất lượng thông tin đầu vào: Nếu thông tin và dữ liệu đầu vào không chính xác hoặc không đầy đủ, mô hình có thể dẫn đến phân tích sai lệch.
• Đòi hỏi thời gian và sự tham gia đầy đủ: Để đạt hiệu quả, mô hình yêu cầu sự tham gia tích cực từ tất cả các thành viên, và việc phân tích sâu có thể tốn nhiều thời gian.

6.3 Các lưu ý khi ứng dụng mô hình xương cá

• Cần có sự tham gia và trao đổi của những người có liên quan cùng nhau phân tích, nhìn nhận, trao đổi ý kiến để giải quyết vấn đề một cách triệt để.
• Biểu đồ xương cá nên được sử dụng kết hợp với các phương pháp phân tích khác như 5 Why hoặc Phân tích Pareto để xác định nguyên nhân gốc rễ chính xác hơn và ưu tiên giải pháp.
• Để có cái nhìn đa chiều và toàn diện, nên khuyến khích sự đóng góp từ nhiều phòng ban và vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Mỗi người đều có thể cung cấp những góc nhìn khác nhau về vấn đề.
• Sau khi hoàn thiện, cần phải review cùng các bên liên quan để đảm bảo tính chính xác và bổ sung chỉnh sửa nếu có.

7. Kết luận

    Mô hình xương cá là một công cụ mạnh mẽ và hiệu quả trong việc phân tích nguyên nhân và giải quyết vấn đề. Với cấu trúc trực quan và cách phân tích hệ thống, nó giúp các tổ chức và doanh nghiệp tìm ra các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đề xuất các giải pháp hợp lý. Cùng với những thông tin được cung cấp trong bài viết, Base hy vọng sẽ giúp các nhà quản lý có một cái nhìn toàn diện nhất về bộ công cụ, cũng như hiểu hơn về loại mô hình này.