Làm thế nào để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp ?

1. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là một phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quá trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Nó giúp tự động hóa nhiều công việc liên quan đến ghi nhận, phân loại và báo cáo về các giao dịch tài chính. Các chức năng chính của phần mềm kế toán bao gồm nhập liệu dữ liệu, xử lý thông tin theo quy trình đã định sẵn, và tạo ra các báo cáo và thông tin tài chính cần thiết.

Phần mềm kế toán có thể bao gồm nhiều tính năng như quản lý sổ cái, bảng cân đối kế toán, theo dõi khoản thu và chi, tính toán thuế, và quản lý tiền lương. Nó giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính, đồng thời giảm thiểu công sức và thời gian mà nhân viên phải bỏ ra trong các quá trình kế toán truyền thống.

Sự phổ biến của phần mềm kế toán đã làm cho quá trình quản lý tài chính trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu báo cáo và theo dõi tài chính.

2. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Sinh viên ngành kế toán được đào tạo bài bản về cách sử dụng phần mềm kế toán, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là một số gợi ý về các tiêu chí cần xem xét để lựa chọn phần mềm kế toán và nhà cung cấp phù hợp.

Có thể đưa ra 5 tiêu chí sau để sử dụng khi lựa chọn phần mềm kế toán.

• Phần mềm kế toán phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp

• Phần mềm kế toán phải phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp

• Phần mềm kế toán đáp ứng được các yêu cầu về quản trị.

• Phần mềm kế toán phải phù hợp với yêu cầu đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp

• Phần mềm kế toán phải phù hợp đối với yêu cầu về công nghệ.

Phần mềm kế toán phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp

Mỗi phần mềm kế toán chỉ phù hợp với một quy mô của doanh nghiệp.

Về quy mô của doanh nghiệp có thể chia ra thành các loại: siêu nhỏ, nhỏ và vừa, vừa và lớn.

Quy mô doanh nghiệp có thể được xác định dựa trên các tiêu chí sau:

• Số lượng nhân viên: Doanh nghiệp có số lượng nhân viên dưới 10 người được coi là doanh nghiệp siêu nhỏ; từ 10 đến 50 người là doanh nghiệp nhỏ và vừa; từ 50 đến 200 người là doanh nghiệp vừa; trên 200 người là doanh nghiệp lớn.

• Doanh thu: Doanh nghiệp có doanh thu dưới 10 tỷ đồng được coi là doanh nghiệp siêu nhỏ; từ 10 đến 50 tỷ đồng là doanh nghiệp nhỏ và vừa; từ 50 đến 200 tỷ đồng là doanh nghiệp vừa; trên 200 tỷ đồng là doanh nghiệp lớn.

• Vốn chủ sở hữu: Doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 10 tỷ đồng được coi là doanh nghiệp siêu nhỏ; từ 10 đến 50 tỷ đồng là doanh nghiệp nhỏ và vừa; từ 50 đến 200 tỷ đồng là doanh nghiệp vừa; trên 200 tỷ đồng là doanh nghiệp lớn.

• Hoặc để thuận tiện, có thể tạm xác định quy mô của doanh nghiệp như sau: nếu như doanh nghiệp chỉ có 1 kế toán thì có thể thuộc nhóm doanh nghiệp siêu nhỏ; có từ 2-7 kế toán là doanh nghiệp nhỏ và vừa; trên 7 kế toán là doanh nghiệp vừa và lớn.

Khi lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần xác định quy mô của mình để lựa chọn phần mềm phù hợp. Phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Phần mềm kế toán phải phù hợp với loại hình hoạt động của doanh nghiệp

Về loại hình hoạt động có thể tạm chia doanh nghiệp thuộc các nhóm sau:

• Các doanh nghiệp dịch vụ

• Các doanh nghiệp thương mại

• Các doanh nghiệp xây lắp

• Các doanh nghiệp sản xuất

• Các cá nhân làm dịch vụ kế toán.

Mỗi loại hình hoạt động có các yêu cầu riêng. Vì vậy, khi lựa chọn phải nắm rõ phần mềm kế toán đang tìm hiểu chuyên sâu cho loại hình hoạt động nào của doanh nghiệp, hoặc phần mềm đó có các phiên bản dành riêng cho từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp không. Một phần mềm kế toán “chung chung”, không tách riêng theo loại hình sẽ khó đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

Phần mềm kế toán phải đáp ứng các yêu cầu về quản trị và tính giá thành

Kế toán được chia thành 2 mảng: kế toán tài chính và kế toán quản trị.

• Kế toán tài chính là đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư, ngân hàng.

• Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ của công ty, đó là cung cấp các báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho, phân tích chi phí… Các báo cáo quản trị phân tích số liệu theo nhiều chiều, nhóm số liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau và các báo cáo phân tích số liệu theo thời gian…

Đối với các doanh nghiệp xây lắp và sản xuất thì phần mềm phải đáp ứng tốt việc tính giá thành. Các phần mềm kế toán thông thường chỉ tính được giá thành đơn giản. Để tính được giá thành phức tập cần có phần mềm kế toán chuyên sâu cho bài toán này.

Phần mềm kế toán phải phù hợp với yêu cầu đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, yêu cầu đối với phần mềm kế toán thường cao hơn, đặc biệt là khi cần phải xử lý các đặc thù cụ thể của từng ngành nghề. Mỗi ngành nghề mang đến những yêu cầu riêng biệt, ví dụ như ngành thuỷ hải sản, vật liệu xây dựng, hoá chất, bán lẻ, bán buôn, hậu cần logistic, nhà hàng, du lịch, và nhiều ngành khác.

Để đảm bảo rằng phần mềm kế toán đáp ứng đúng những yêu cầu đặc thù của ngành nghề, việc thăm nhà cung cấp để hỏi rõ về khả năng của phần mềm trong việc đáp ứng các đặc tính cụ thể của từng lĩnh vực là quan trọng. Xem xét danh sách khách hàng trong cùng ngành nghề cũng là một cách hiệu quả để đánh giá tính khả dụng và sự phù hợp của phần mềm với nhu cầu kinh doanh cụ thể.

Phần mềm kế toán phải phù hợp đối với yêu cầu về công nghệ

Để đáp ứng yêu cầu về công nghệ, việc xem xét một số vấn đề quan trọng là không thể thiếu khi lựa chọn phần mềm kế toán:

• Loại ứng dụng: Phải xác định liệu phần mềm là ứng dụng Windows-based (dựa trên hệ điều hành Windows) hay là ứng dụng web-based (truy cập qua trình duyệt web). Cả hai loại này đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, phụ thuộc vào nhu cầu và môi trường làm việc của doanh nghiệp.

• Cài đặt hay đám mây: Phải quyết định liệu phần mềm sẽ được cài đặt trực tiếp trên máy tính (on-premise) hay sử dụng dưới dạng dịch vụ đám mây (cloud-based). Các ứng dụng đám mây thường mang lại tính linh hoạt và tiện lợi hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng về quản lý và bảo trì.

• Hệ điều hành và trình duyệt: Cần xác định phần mềm có khả năng chạy trên hệ điều hành nào (ví dụ: Windows, macOS, Linux) và trình duyệt web nào. Điều này quan trọng để đảm bảo tính tương thích với hạ tầng công nghệ hiện tại của doanh nghiệp.

• Cơ sở dữ liệu: Phải tìm hiểu về loại cơ sở dữ liệu mà phần mềm sử dụng, bao gồm những yếu tố như hiệu suất, khả năng mở rộng, và tính bảo mật của cơ sở dữ liệu.

Việc đưa ra những quyết định chính xác về những vấn đề trên sẽ giúp đảm bảo rằng phần mềm kế toán không chỉ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật hiện tại mà còn có khả năng thích ứng với sự phát triển và thay đổi trong tương lai.

3. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho doanh nghiệp

Lựa chọn nhà cung cấp là một quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, sự phát triển và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp nào cho phù hợp, các doanh nghiệp cần có những tiêu chí cụ thể. Dưới đây là một số tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

Nhà cung cấp phải có đủ “thâm niên” hoạt động

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho doanh nghiệp là quyết định quan trọng, và việc xem xét thâm niên hoạt động của nhà cung cấp là một trong những tiêu chí cần được đặc biệt chú ý.

• Độ thâm niên hoạt động: Thời gian mà nhà cung cấp đã hoạt động trên thị trường là một chỉ số quan trọng về sự ổn định và kinh nghiệm. Nhà cung cấp có độ thâm niên cao thường cho thấy họ đã vượt qua nhiều thách thức và có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ ổn định.

• Độ bền vững: Việc nhà cung cấp tồn tại và phát triển trong thời gian dài thường đi kèm với độ bền vững. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có đối tác ổn định và có khả năng hỗ trợ dài hạn.

• Khả năng tiếp tục hỗ trợ: Khi chọn nhà cung cấp, quan trọng để đảm bảo rằng họ sẽ tiếp tục cung cấp hỗ trợ và cập nhật cho phần mềm kế toán trong thời gian dài, phù hợp với yêu cầu lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định của cơ quan thuế.

Nhà cung cấp phải có dịch vụ tư vấn ứng dụng chuyên nghiệp

Mặc dù hiện nay phần mềm kế toán đã khá phổ biến, tuy nhiên để khai thác hiệu quả phần mềm kế toán thì cần có dịch vụ tư vấn ứng dụng chuyên nghiệp. Nếu chỉ mua về và tự cài đặt, tự tìm hiểu để khai thác thì sẽ không hiệu quả.

Khách hàng và nhà cung cấp phần mềm cần trao đổi làm việc với nhau về bài toán, về các yêu cầu để đưa ra giải pháp phù hợp. Ví dụ:

• Cần tư vấn và thống nhất cách tổ chức danh mục tài khoản, bộ phận hạch toán, khoản mục phí như thế nào để đáp ứng yêu cầu về theo dõi các lĩnh vực kinh doanh, các trung tâm chi phí và lợi nhuận, phân tích về chi phí…

• Cần tư vấn về cách mã hoá và phân nhóm các danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hoá, hợp đồng… như thế nào để đáp ứng các yêu cầu về phân tích số liệu cho các đối tượng nêu trên;

• Cần tư vấn về quy trình xử lý các nghiệp vụ đặc thù, và đặc biệt là tư vấn về thiết lập các mã, các tham số… để tính được giá thành sản phẩm đối với các doanh nghiệp xây lắp hoặc doanh nghiệp sản xuất.

Trong tài liệu có đưa dẫn các tiêu chí khác nhau mà người lần đầu mua phần mềm kế toán và người mua phần mềm kế toán đã có kinh nghiệm (lần mua thứ 2). Các tiêu chí này do hãng kiểm toán và tư vấn Deloitte và Touche thực hiện khảo sát.

Đối với người mua lần đầu thì 3 tiêu chí xếp đầu là giá, dễ triển khai và dễ sử dụng.

Nhưng đối với người mua có kinh nghiệm thì 3 tiêu chí xếp đầu là tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp, nhà cung cấp có danh tiếng và phần mềm phải phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Có thể bạn lần đầu tiên đang tìm mua phần mềm kế toán, nhưng hãy sử dụng các tiêu chí lựa chọn của những người mua có kinh nghiệm, để tránh việc sau một thời gian ngắn lại phải đi tìm mua phần mềm kế toán khác để thay thế.

Một số phần mềm kế toán phổ biến hiện nay:

1. Phần mềm kế toán MISA SME 

MISA hiện đang được hơn 130.000 doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng bởi những tính năng kế toán ưu việt và đầy đủ. 

Hệ sinh thái của MISA bao gồm: phần mềm kế toán online, phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, dịch vụ chữ ký số (token)... giúp doanh nghiệp hoạt động nhanh chóng và tiết kiệm tối đa chi phí.

MISA SME là phần mềm kế toán nổi bật nhất của MISA với những tính năng:

• Phân tích sức khỏe tài chính doanh nghiệp;

• Kiểm tra, đối chiếu sổ sách, chứng từ, lập báo cáo tài chính tự động;

• Cung cấp báo cáo phân tích theo nhiều phương pháp có biểu đồ trực quan;

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán, quản trị tài chính theo quy định mới nhất…

Phần mềm kế toán MISA SME hoàn toàn phù hợp với hầu hết quy mô doanh nghiệp, đáp ứng được các hoạt động tài chính, kế toán của các doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực: thương mại, dịch vụ, sản xuất và xây dựng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng MISA SME miễn phí trước khi quyết định nâng cấp để sử dụng các tính năng cao cấp trả phí khác.

2. Phần mềm kế toán BRAVO

BRAVO là phần mềm kế toán quản trị có giao diện đơn giản, dễ ứng dụng và thân thiện với người dùng. Phần mềm này hỗ trợ kế toán viên tính toán chi phí kinh doanh, từ đó giúp nâng cao hiệu quả sản xuất. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý doanh thu chính xác.

Phần mềm kế toán quản trị BRAVO được 3.600 doanh nghiệp tại Việt Nam đánh giá cao và tin tưởng sử dụng. BRAVO 8 là sản phẩm nổi bật nhất, được xây dựng thuật toán quản trị đa lĩnh vực, bổ sung các tính năng đặc biệt cho từng phân hệ quản trị, cải thiện tốc độ truy cập dữ liệu…

3. Phần mềm kế toán LinkQ

LinkQ là phần mềm kế toán quản trị dành cho các doanh nghiệp, tập đoàn lớn và có nhiều chi nhánh. Phần mềm này có công cụ quản lý tập trung, giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc cập nhật dữ liệu và quản lý thông tin.

Ưu điểm của LinkQ là giao diện dễ sử dụng, người dùng có thể làm việc với nhiều cửa sổ cùng một lúc. Ngoài ra, phần mềm kết nối với cơ sở dữ liệu từ xa, từ đó các nhà quản lý có thể theo dõi, giám sát dễ dàng hơn.

4. Phần mềm kế toán FAST (Fast Accounting)

FAST là phần mềm kế toán được phát triển và cho ra mắt vào năm 1997, hiện nay lượng khách hàng sử dụng phần mềm đã lên đến 16.500. FAST có những đặc điểm nổi bật như:

• Tốc độ xử lý nhanh;

• Giao diện tối giản, dễ sử dụng;

• Mạnh về kế toán quản trị, tính giá thành công trình xây lắp, tính giá thành sản xuất… 

FAST là phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn với 2 phiên bản: Fast Accounting và Fast Accounting Online.

5. Phần mềm kế toán SIMBA

SIMBA là phần mềm kế toán hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu các thủ tục không cần thiết nhằm đơn giản hóa và làm gọn nhẹ các thao tác nghiệp vụ kế toán. Phần mềm SIMBA là một phiên bản đóng gói của AsiaSoft - giải pháp tự động hóa các nghiệp vụ kế toán, giúp kế toán viên tiết kiệm thời gian tối đa và đạt hiệu suất công việc như mong đợi.

Phần mềm SIMBA phù hợp với quy mô doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ, vừa và lớn với các tính năng như:

• Tự động đối chiếu và kiểm tra các chứng từ, sổ sách, báo cáo...;

• Tự tổng hợp số liệu và tạo lập báo cáo tài chính với biểu mẫu có sẵn;

• Tự động nhập liệu, tổng hợp số liệu và lập chứng từ từ hóa đơn bán hàng;

• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo Thông tư 133 và Thông tư 200 cho các ngành nghề;

• Giao diện trực quan, có hướng dẫn chi tiết, kể cả những kế toán lần đầu sử dụng cũng có thể thực hiện thao tác dễ dàng;

• Kết nối trực tiếp với ngân hàng, cơ quan thuế... dễ dàng trích xuất bảng kê cho ngân hàng, kê khai và nộp thuế ngay trên phần mềm.

6. Phần mềm kế toán Effect

Với hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực phần mềm kế toán, Effect đã trở thành nhà cung cấp uy tín, được ủng hộ bởi 3000 doanh nghiệp vừa và lớn. 

Phần mềm Effect có hỗ trợ chia nhóm ngành kinh doanh, có tính năng tùy chỉnh theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, có đầy đủ nghiệp vụ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. 

Phần mềm kế toán Effect có mức chi phí khá hợp lý, giao diện dễ ứng dụng, hỗ trợ nhiều chức năng như: SMS Brandname, tích hợp chữ ký số, kho thực, QR Code…

7. Phần mềm kế toán 3TSoft

Phần mềm 3TSoft có tích hợp đa ngôn ngữ, không giới hạn người dùng cùng khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng, các thao tác được sắp xếp hợp lý giúp nâng cao hiệu suất, tiết kiệm thời gian từ đó mang lại hiệu quả công việc tốt hơn.

Giá thành phần mềm 3TSoft khá thấp, khi mua khách hàng sẽ nhận được ưu đãi miễn phí cập nhật và nâng cấp. Tuy nhiên, 3TSoft bị hạn chế bởi giao diện khó sử dụng, cần tham khảo hướng dẫn chi tiết mới thực hiện được các nghiệp vụ kế toán.

8. Phần mềm kế toán Smart Pro

Smart Pro được nhiều doanh nghiệp đánh giá là phần mềm với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, dễ quản trị, dễ bảo trì và nâng cấp, có thể chỉnh sửa theo mẫu báo cáo mới của Bộ Tài chính, đặc biệt là có thể in chứng từ, sổ sách kế toán không giới hạn.

Sở hữu công nghệ lọc dữ liệu thông minh, Smart Pro có thể giúp kế toán viên lọc và phân tích dữ liệu nhanh chóng. 

9. Phần mềm kế toán Omega

Phần mềm kế toán Omega được phát triển dựa trên công nghệ tiên tiến và hiện đại, hỗ trợ các nghiệp vụ đặc thù như: vốn bằng tiền, mua bán hàng, quản lý công nợ… theo phát sinh thực tế tại doanh nghiệp. 

Giao diện Omega được thiết kế đơn giản, nhất quán, dễ sử dụng, có thể tự định dạng màu sắc, tự bật tắt các mục tùy chọn theo sở thích và thói quen làm việc của từng cá nhân. 

10. Phần mềm kế toán TONY

TONY là phần mềm có những tính năng hỗ trợ các thao tác nghiệp vụ kế toán như: kế toán tiền mặt, báo cáo thuế, phân bổ chi phí, tài sản cố định, quản lý kho…

Sử dụng phần mềm TONY kế toán viên sẽ dễ dàng hạch toán, xử lý các nghiệp vụ, phần mềm kế toán này phù hợp với doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực như dịch vụ, thương mại, sản xuất…

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng qua bài viết bạn đã có được cho mình những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi - Công ty Kế toán và Kiểm toán AGS để có được thêm nhiều thông tin và có cơ hội cùng đồng hành, phát triển và làm việc tại AGS nhé.