Phương pháp ABC trong Kế toán quản trị

1. Khái niệm phương pháp ABC

Phương pháp xác định chi phí dựa trên cơ sở hoạt động (Activity-based costing – ABC) lần đầu tiên được nhắc đến trong cuốn Relevance Lost: The Rise and Fall of Management Accounting của Johnson và Kaplan (1987). Đến năm 1988, Cooper và Kaplan mới chính thức giới thiệu khái niệm này trong bài báo nổi tiếng Measure Costs Right: Make the Right Decisions đăng trên tạp chí Harvard Business Review.
ABC được xây dựng dựa trên một luận điểm rất đơn giản nhưng chặt chẽ: để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ, doanh nghiệp phải tiến hành nhiều hoạt động, và chính các hoạt động đó mới là yếu tố phát sinh chi phí. Vì vậy, thay vì chỉ phân bổ chi phí trực tiếp cho sản phẩm, phương pháp này trước tiên sẽ xác định và phân bổ chi phí cho từng hoạt động, sau đó mới tính đến mức độ tiêu thụ hoạt động của từng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Kể từ khi ra đời, ABC đã nhanh chóng trở thành một công cụ quản lý hữu ích, thu hút sự quan tâm và nghiên cứu của nhiều học giả trên thế giới. Thực tế cho thấy, việc áp dụng đúng cách phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí mà còn hỗ trợ quản lý chi phí hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng quyết định kinh doanh.

2. Vai trò của phương pháp ABC trong Kế toán quản trị

Phương pháp ABC (Activity-Based Costing – Kế toán chi phí dựa trên hoạt động) được lựa chọn bởi các nhà quản lý và quản trị doanh nghiệp vì một số lý do quan trọng sau đây:

2.1. Cung cấp thông tin chi phí chính xác hơn

Khác với cách phân bổ truyền thống dựa trên tỷ lệ lao động trực tiếp hay số lượng sản xuất, phương pháp ABC lại tập trung vào mức độ sử dụng các hoạt động để phân bổ chi phí gián tiếp cho sản phẩm. Cách tiếp cận này giúp phản ánh chính xác hơn lượng chi phí mà từng sản phẩm hoặc dịch vụ thực sự tiêu thụ, đặc biệt hữu ích trong những doanh nghiệp có danh mục sản phẩm đa dạng và quy trình sản xuất phức tạp.
Nhờ có thông tin chi phí chi tiết và chính xác hơn, nhà quản lý dễ dàng đưa ra quyết định đúng đắn hơn trong việc định giá, xây dựng kế hoạch sản xuất hay quản lý hàng tồn kho. Nói cách khác, ABC không chỉ là công cụ tính toán chi phí, mà còn là nền tảng quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh.

2.2. Cải thiện hiệu quả hoạt động

Một điểm mạnh khác của phương pháp ABC là khả năng chỉ ra những hoạt động tốn kém và kém hiệu quả trong doanh nghiệp. Khi nắm rõ “điểm ngốn chi phí”, nhà quản lý có cơ sở để tập trung cải thiện hoặc tái cấu trúc các hoạt động này, từ đó vừa cắt giảm chi phí, vừa nâng cao lợi nhuận. Đồng thời, việc nhận diện chính xác các hoạt động tiêu tốn nguồn lực còn giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn trong việc phân bổ nhân sự, thời gian và ngân sách, đảm bảo nguồn lực được sử dụng đúng nơi, đúng chỗ.

2.3. Tăng cường khả năng cạnh tranh

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động trở thành ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Phương pháp ABC chính là một trong những công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để đạt được mục tiêu này. Khi triển khai thành công, ABC không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí minh bạch và chính xác hơn mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt so với các đối thủ chưa áp dụng phương pháp hiện đại này.

2.4. Đưa ra quyết định định giá tốt hơn

Phương pháp ABC giúp nhà quản lý xác định chi phí thực tế của từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Ban lãnh đạo có thể đưa ra giá cả phù hợp hơn, đảm bảo lợi nhuận và khả năng cạnh tranh. Việc định giá chính xác cũng giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu.

2.5. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Nhờ vào quá trình cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả hoạt động của từng sản phẩm, dịch vụ và khách hàng trong phương pháp ABC. Nhà quản lý và ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt hơn về việc đầu tư, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường. Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin từ phương pháp ABC để xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ có lợi nhuận cao và tập trung vào việc phát triển những sản phẩm hoặc dịch vụ này.

3. Ưu – nhược điểm của phương pháp ABC

3.1. Ưu điểm

- Xác định yếu tố chi phí phù hợp: Trong môi trường sản xuất ngày càng phức tạp với chuỗi cung ứng dài và vòng đời sản phẩm ngắn, phương pháp ABC giúp xác định chính xác các yếu tố chi phí ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp có thể phân biệt rõ ràng giữa các chi phí trực tiếp và gián tiếp, chi phí cố định và biến đổi, từ đó đưa ra chiến lược quản trị chi phí phù hợp.
- Phân biệt hoạt động giá trị gia tăng và phi giá trị gia tăng: ABC giúp phân loại các hoạt động trong doanh nghiệp thành hai nhóm: hoạt động tạo ra giá trị gia tăng (như sản xuất, lắp ráp, kiểm tra chất lượng) và hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng (như quản lý hành chính, bảo trì). Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động tạo ra giá trị thực sự, đồng thời cắt giảm hoặc tối ưu hóa các hoạt động không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
- Góc nhìn chiến lược về quản trị chi phí: Phương pháp ABC cung cấp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về cấu trúc chi phí, giúp họ đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt về định giá, đầu tư, sản xuất và phân phối. Doanh nghiệp có thể kết hợp thông tin chi phí với dữ liệu thị trường và nhu cầu khách hàng để tối ưu hóa lợi nhuận và tạo ra lợi thế cạnh tranh.
- Nhận biết yếu tố thúc đẩy chung: ABC giúp doanh nghiệp xác định các yếu tố chung thúc đẩy chi phí cho nhiều sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc cải thiện các yếu tố này để giảm thiểu chi phí chung một cách hiệu quả.

3.2. Nhược điểm

- Chi phí triển khai cao: Việc thiết kế, triển khai và duy trì hệ thống ABC đòi hỏi nhiều nguồn lực, bao gồm nhân lực, tài chính và thời gian. Chi phí đầu tư ban đầu cho việc đào tạo nhân viên, thu thập dữ liệu, xây dựng mô hình và phần mềm có thể cao hơn so với các phương pháp truyền thống. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng tính hiệu quả chi phí trước khi quyết định áp dụng ABC, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc có quy mô sản xuất đơn giản.
- Hiệu quả hạn chế với sản phẩm đơn lẻ: Phương pháp ABC phát huy tối đa hiệu quả khi áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm hoặc dịch vụ đa dạng. Với doanh nghiệp chỉ sản xuất một hoặc một vài sản phẩm tương tự, lợi ích của ABC có thể hạn chế do chi phí chung được phân bổ tương đối đơn giản. Trong trường hợp này, việc áp dụng các phương pháp tính chi phí truyền thống có thể tiết kiệm chi phí và thời gian hơn
- Khó khăn trong phân bổ chi phí chung: Điều này dễ dẫn đến việc phân bổ thiếu hợp lý, làm giảm độ chính xác của thông tin chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng nguyên tắc phân bổ phù hợp với đặc thù hoạt động của mình, đảm bảo dữ liệu chi phí phản ánh đúng thực tế và vẫn giữ được giá trị sử dụng trong quản lý.
- Báo cáo không phù hợp với yêu cầu bên ngoài: Báo cáo lợi nhuận theo phương pháp ABC có thể không tương thích với các yêu cầu báo cáo tài chính bên ngoài do sử dụng các nguyên tắc phân bổ chi phí khác nhau. Doanh nghiệp cần điều chỉnh báo cáo ABC phù hợp với các chuẩn mực kế toán chung để đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý và nhà đầu tư.
- Phân bổ không chính xác: Việc phân bổ chi phí cho các hoạt động và sản phẩm trong mô hình ABC có thể không hoàn toàn chính xác do phụ thuộc vào các giả định và ước tính. Sai sót trong quá trình phân bổ có thể dẫn đến thông tin chi phí sai lệch, ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh mô hình ABC để đảm bảo tính chính xác của thông tin chi phí.
- Độ phức tạp cao: Áp dụng phương pháp ABC đòi hỏi sự hiểu biết chuyên sâu về mô hình, kỹ thuật thu thập dữ liệu và phân tích chi phí. Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc nguồn lực hạn chế có thể gặp khó khăn trong việc triển khai và vận hành hiệu quả mô hình ABC. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng khả năng quản lý và vận hành hệ thống ABC trước khi áp dụng.