Chi Phí Không Có Hóa Đơn – Doanh Nghiệp Có Được Tính Vào Chi Phí Được Trừ?

HCM Dương ACC

30 thg 12, 2025

Trong quá trình hoạt động, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – thường xuyên phát sinh các khoản chi không có hóa đơn như: chi tiếp khách nhỏ lẻ, mua hàng của cá nhân, chi phí vận chuyển tự phát, chi phí dịch vụ không đủ điều kiện xuất hóa đơn.

Điều này khiến không ít kế toán băn khoăn: chi phí không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN hay không? Nếu xử lý sai, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí và truy thu thuế với số tiền không nhỏ.

1. Quy định chung về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn, một khoản chi được tính vào chi phí được trừ phải đáp ứng đồng thời 3 điều kiện:

Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp
Khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt

Như vậy, hóa đơn là căn cứ quan trọng nhưng không phải mọi trường hợp thiếu hóa đơn đều bị loại chi phí.

2. Các trường hợp chi phí không có hóa đơn vẫn được chấp nhận

Pháp luật cho phép doanh nghiệp xử lý một số khoản chi không có hóa đơn thông qua các hình thức khác, tiêu biểu như:

Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không kinh doanh
Thuê tài sản của cá nhân (nhà, xe, kho bãi…)
Chi phí trả cho lao động thời vụ, cộng tác viên

Trong các trường hợp này, doanh nghiệp cần lập chứng từ thay thế như:

Hợp đồng
Chứng từ chi tiền
Bảng kê theo mẫu quy định
Chứng từ khấu trừ và nộp thuế thay (nếu có)

3. Những khoản chi không có hóa đơn chắc chắn bị loại

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khoản sau:

Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ từ tổ chức kinh doanh nhưng không lấy hóa đơn
Chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
Chi phí có dấu hiệu hợp thức hóa, lập chứng từ khống

Những khoản chi này khi thanh tra, kiểm tra thuế thường bị loại khỏi chi phí được trừ và dẫn đến tăng số thuế TNDN phải nộp.

4. Lưu ý quan trọng cho kế toán doanh nghiệp

Chủ động yêu cầu hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch
Phân loại rõ chi phí có hóa đơn và không có hóa đơn
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp lý của khoản chi
Không nên lạm dụng bảng kê để hợp thức hóa chi phí

Việc quản lý tốt chi phí ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro thuế và tránh các tranh chấp không đáng có khi quyết toán.

Kết luận

Chi phí không có hóa đơn không đồng nghĩa với việc chắc chắn bị loại, tuy nhiên doanh nghiệp cần hiểu rõ từng trường hợp và chuẩn bị hồ sơ đúng quy định. Vai trò của kế toán lúc này không chỉ là ghi nhận chi phí mà còn là người kiểm soát rủi ro thuế cho doanh nghiệp.