Kinh nghiệm chứng kiến kiểm kê cho những ngày đầu thực tập vị trí thực tập sinh kiểm toán (Audit - Technique)

HCM THANH ADI

25 thg 12, 2025

Chứng kiến kiểm kê (inventory observation) là một trong những nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà sinh viên thực tập và Audit Intern sẽ thực hiện khi mới bắt đầu nghề kiểm toán. Cuộc kiểm kê tưởng chừng đơn giản — chỉ là “đếm hàng hóa, tài sản và tiền mặt”, nhưng thực ra đây là một thủ tục kiểm toán quan trọng giúp thu thập bằng chứng kiểm toán có độ tin cậy cao về tồn tại và tình trạng các khoản mục tài sản. Việc thực hiện tốt nhiệm vụ này không chỉ giúp nhóm kiểm toán đạt chất lượng & hiệu quả, mà còn giúp bạn khẳng định năng lực ngay từ những ngày đầu thực tập.

1. Giai đoạn trước khi kiểm kê

1.1. Xác nhận nhiệm vụ và thu thập thông tin khách hàng

Ngay khi nhận được thông báo tham gia chứng kiến kiểm kê, việc đầu tiên bạn cần làm là xác nhận rõ ràng nhiệm vụ được giao. Cụ thể, bạn phải nắm được đơn vị sẽ kiểm kê là ai, địa điểm kiểm kê ở đâu, thời gian bắt đầu – kết thúc và người liên hệ trực tiếp tại phía khách hàng. Những thông tin này tưởng chừng đơn giản nhưng lại quyết định việc bạn có đến đúng nơi, đúng lúc và làm việc hiệu quả hay không.

Bên cạnh đó, bạn nên chủ động trao đổi với Senior hoặc Audit Manager phụ trách để hiểu về kế hoạch kiểm kê. Kế hoạch này thường bao gồm số lượng hàng tồn kho, tài sản cố định hoặc tiền mặt cần kiểm kê, phạm vi kiểm kê và cách thức thực hiện. Đồng thời, bạn cũng cần xác định rõ phạm vi công việc của mình: chứng kiến toàn bộ quá trình kiểm kê hay chỉ một phần mẫu theo chỉ định. Việc hiểu rõ ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh tình trạng “đến nơi mới lúng túng tìm hiểu”, đồng thời thể hiện sự chủ động và chuyên nghiệp trong công việc.

1.2. Nghiên cứu đặc điểm khách hàng và hồ sơ kiểm kê năm trước

Trước khi bước vào hiện trường, việc nghiên cứu hồ sơ kiểm kê các năm trước (nếu có) là một bước chuẩn bị rất quan trọng. Thông qua hồ sơ này, bạn có thể hình dung được đặc điểm kho hàng, cách phân loại tài sản, tình trạng hàng lỗi thời hoặc hư hỏng, cũng như phương pháp kiểm kê mà khách hàng thường áp dụng. Quan trọng hơn, hồ sơ năm trước còn giúp bạn nhận diện những vấn đề trọng yếu hoặc tồn tại đã từng được lưu ý, từ đó tập trung quan sát kỹ hơn trong năm hiện tại.

Đối với khách hàng mới, chưa từng được kiểm toán trước đó, bạn cần chủ động tìm hiểu thông tin cơ bản về doanh nghiệp như: lĩnh vực hoạt động, loại hàng hóa chính, quy mô tài sản, đặc điểm tồn quỹ tiền mặt… Việc này giúp bạn tránh cảm giác “bỡ ngỡ” khi đối diện với các tình huống đặc thù tại hiện trường, đồng thời hỗ trợ bạn đặt ra những câu hỏi phù hợp trong quá trình chứng kiến kiểm kê.

1.3. Chuẩn bị chương trình kiểm kê, mẫu kiểm kê và phương tiện di chuyển

Trước ngày kiểm kê, bạn cần nắm được nguyên tắc chọn mẫu kiểm kê (sampling) theo yêu cầu của kiểm toán. Mặc dù thực tập sinh thường không phải tự thiết kế mẫu, nhưng việc hiểu lý do vì sao một mặt hàng hay tài sản được chọn sẽ giúp bạn thực hiện quan sát có trọng tâm và ghi nhận chính xác hơn.

Song song đó, hãy chuẩn bị đầy đủ biểu mẫu kiểm kê, checklist, giấy làm việc tạm thời và các công cụ hỗ trợ như bút, thước đo, điện thoại hoặc máy ảnh (để chụp hình minh chứng nếu được phép). Cuối cùng, việc lên kế hoạch di chuyển hợp lý cũng rất quan trọng. Đến đúng thời điểm kiểm kê bắt đầu sẽ giúp bạn quan sát được toàn bộ quy trình, tránh trường hợp đến muộn khi các thủ tục quan trọng đã hoàn tất.

Trước khi tham gia chứng kiến kiểm kê, kiểm toán viên, đặc biệt là thực tập sinh, cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả và đúng chuẩn mực. Việc đầu tiên là xác nhận rõ nhiệm vụ được giao, bao gồm đơn vị kiểm kê, địa điểm, thời gian, người liên hệ và phạm vi công việc theo kế hoạch kiểm kê do Senior hoặc Audit Manager hướng dẫn. Song song đó, cần nghiên cứu đặc điểm khách hàng thông qua hồ sơ kiểm kê năm trước hoặc tìm hiểu hoạt động kinh doanh đối với khách hàng mới nhằm nhận diện các vấn đề đặc thù và rủi ro cần lưu ý. Cuối cùng, việc chuẩn bị chương trình kiểm kê, hiểu nguyên tắc chọn mẫu, sẵn sàng biểu mẫu – công cụ làm việc và lên kế hoạch di chuyển phù hợp sẽ giúp kiểm toán viên chủ động khi vào hiện trường, tránh lúng túng và thu thập được bằng chứng kiểm toán đầy đủ, đáng tin cậy.

2. Trong ngày kiểm kê – Nguyên tắc và cách thực hiện

2.1. Vai trò của người chứng kiến kiểm kê

Trong ngày kiểm kê, kiểm toán viên và thực tập sinh tham gia với vai trò chứng kiến chứ không phải người thực hiện kiểm kê. Điều này xuất phát từ nguyên tắc độc lập và khách quan trong kiểm toán: kiểm toán viên không được can thiệp vào quy trình nghiệp vụ của đơn vị được kiểm toán. Nhiệm vụ chính của người chứng kiến là quan sát cách khách hàng tổ chức kiểm kê, đánh giá mức độ tuân thủ quy trình và ghi nhận bằng chứng kiểm toán liên quan.

Việc không ký vào biên bản kiểm kê của khách hàng cũng là một biểu hiện cụ thể của nguyên tắc này. Biên bản kiểm kê là kết quả của thủ tục nội bộ do doanh nghiệp thực hiện, trong khi kiểm toán viên chỉ sử dụng biên bản đó như một nguồn bằng chứng, kết hợp với quan sát thực tế và các thủ tục kiểm toán khác. Thực hiện đúng vai trò sẽ giúp bằng chứng thu thập được có giá trị và tránh rủi ro về trách nhiệm nghề nghiệp.

2.2. Quan sát và ghi chép theo quy trình kiểm kê

Quan sát tại hiện trường là một trong những thủ tục kiểm toán quan trọng nhất trong ngày kiểm kê. Kiểm toán viên cần chú ý xem khách hàng có thực hiện kiểm kê theo đúng kế hoạch đã thống nhất hay không, chẳng hạn như việc ngừng hoạt động nhập – xuất, phong tỏa kho, sắp xếp hàng hóa khoa học để đảm bảo việc đếm và đo lường chính xác. Những sai lệch trong quy trình này có thể làm giảm độ tin cậy của kết quả kiểm kê.

Bên cạnh quan sát, việc ghi chép chi tiết và có hệ thống là yêu cầu bắt buộc. Kiểm toán viên cần ghi nhận rõ phương pháp kiểm kê, cách phân loại hàng hóa, cách xử lý các đơn vị đo lường khác nhau và các tình huống bất thường phát sinh. Việc chụp ảnh hiện trường (nếu được phép) kèm thời gian và địa điểm cụ thể sẽ giúp tăng tính thuyết phục của bằng chứng kiểm toán, đặc biệt khi cần đối chiếu lại trong giai đoạn hoàn thiện hồ sơ.

2.3. Phỏng vấn và trao đổi với nhân sự phụ trách

Ngoài quan sát trực tiếp, việc phỏng vấn nhân sự phụ trách kho, thủ quỹ hoặc người quản lý tài sản là một nguồn thông tin quan trọng trong ngày kiểm kê. Thông qua trao đổi, kiểm toán viên có thể hiểu rõ hơn về phương pháp kiểm kê mà đơn vị đang áp dụng, cách xử lý hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn, cũng như các tình huống đặc thù như hàng gửi gia công, hàng để tại kho bên thứ ba hoặc tài sản đặt tại địa điểm khác.

Tuy nhiên, thông tin thu thập từ phỏng vấn chỉ có giá trị khi được ghi nhận đầy đủ và kiểm tra chéo với các bằng chứng khác. Kiểm toán viên cần giữ thái độ trung lập, đặt câu hỏi rõ ràng, tránh dẫn dắt và không đưa ra kết luận vội vàng chỉ dựa trên lời giải thích của khách hàng. Điều này giúp đảm bảo bằng chứng kiểm toán thu thập được là khách quan và đáng tin cậy.

2.4. Những điểm cần quan sát khi kiểm kê từng loại tài sản

Đối với hàng tồn kho, trọng tâm quan sát của kiểm toán viên không chỉ dừng lại ở số lượng thực tế mà còn phải đánh giá chất lượng và tình trạng sử dụng của hàng hóa tại thời điểm kiểm kê. Kiểm toán viên cần quan sát xem đơn vị đã phân loại rõ ràng hàng bình thường, hàng chậm luân chuyển, hàng lỗi thời hoặc hư hỏng hay chưa, cũng như cách thức tách riêng các nhóm hàng này trong kho. Bên cạnh đó, cần tìm hiểu cơ sở mà đơn vị sử dụng để xác định giá trị sử dụng còn lại của hàng tồn kho, chẳng hạn như giá bán ước tính, khả năng tiêu thụ hoặc kế hoạch xử lý trong tương lai. Những thông tin này là căn cứ quan trọng để đánh giá rủi ro ghi nhận sai giá trị hàng tồn kho, đặc biệt liên quan đến việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.

Đối với tiền mặt, kiểm toán viên chỉ giữ vai trò chứng kiến thủ quỹ và các bên liên quan thực hiện kiểm kê, đối chiếu và ghi nhận số dư tiền mặt thực tế tại quỹ. Trong quá trình quan sát, kiểm toán viên cần chú ý đến tính minh bạch và kiểm soát nội bộ của quy trình, bao gồm việc có mặt đầy đủ của người giữ tiền, người giám sát và người lập biên bản kiểm kê. Đồng thời, cần quan sát cách phân loại các loại tiền (tiền Việt Nam, ngoại tệ, tiền lẻ), việc kiểm kê tiền đang chờ nộp hoặc tiền tạm ứng chưa quyết toán. Những nội dung này là cơ sở để đánh giá các cơ sở dẫn liệu về sự hiện hữu, đầy đủ và tính chính xác của khoản mục tiền mặt.

Đối với tài sản cố định, kiểm toán viên cần quan sát việc doanh nghiệp định vị tài sản tại hiện trường, cách gắn nhãn hoặc mã nhận diện, cũng như đối chiếu thông tin thực tế với sổ sách kế toán và danh mục tài sản cố định. Ngoài việc xác nhận sự hiện hữu của tài sản, kiểm toán viên cũng cần lưu ý đến tình trạng sử dụng thực tế, chẳng hạn như tài sản đang hoạt động, tạm ngừng sử dụng hoặc đã hư hỏng nhưng chưa được thanh lý. Các tài sản không còn sử dụng, bị di dời khỏi vị trí ban đầu hoặc không tìm thấy tại hiện trường cần được ghi nhận rõ ràng để phục vụ cho việc đánh giá rủi ro trình bày sai, đồng thời làm cơ sở đề xuất thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung như đối chiếu hồ sơ thanh lý, xem xét trích khấu hao hoặc tổn thất tài sản trong các giai đoạn tiếp theo.

3. Sau khi kiểm kê – Tập hợp và hoàn thiện bằng chứng

3.1. Tổng hợp chứng từ và đánh giá sơ bộ

Sau khi kết thúc công tác kiểm kê tại hiện trường, kiểm toán viên cần nhanh chóng tập hợp đầy đủ các hồ sơ và bằng chứng thu thập được nhằm tránh thất lạc thông tin và đảm bảo tính liên tục của công việc. Các tài liệu này thường bao gồm biên bản kiểm kê do khách hàng lập, bảng theo dõi nhập – xuất – tồn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, danh sách tài sản cố định và các hình ảnh chụp tại hiện trường. Việc tổng hợp đầy đủ và có hệ thống giúp kiểm toán viên dễ dàng đối chiếu số liệu giữa thực tế và sổ sách kế toán trong các bước tiếp theo.

Trên cơ sở các tài liệu đã thu thập, kiểm toán viên thực hiện đánh giá sơ bộ công tác kiểm kê của khách hàng, tập trung vào việc xem xét mức độ tuân thủ quy trình đã thống nhất, cách thức tổ chức kiểm kê và phương pháp phân loại, ghi nhận tài sản. Những điểm bất thường như chênh lệch lớn giữa sổ sách và thực tế, phân loại hàng hóa chưa hợp lý hoặc thiếu bằng chứng hỗ trợ cần được ghi nhận kịp thời. Đây là bước quan trọng để xác định các rủi ro còn tồn tại và định hướng cho các thủ tục kiểm toán bổ sung trong giai đoạn sau.

3.2. Hoàn thiện giấy làm việc và trình bày với người phụ trách

Sau khi trở về công ty kiểm toán, kiểm toán viên – đặc biệt là thực tập sinh – cần hoàn thiện giấy làm việc liên quan đến kiểm kê theo đúng yêu cầu của chuẩn mực kiểm toán và quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ. Giấy làm việc không chỉ phản ánh kết quả cuối cùng mà còn phải thể hiện rõ quá trình quan sát, phạm vi chứng kiến, các bằng chứng đã thu thập và những hạn chế hoặc vấn đề còn tồn tại trong quá trình kiểm kê. Việc lập giấy làm việc đầy đủ, rõ ràng và có cấu trúc sẽ giúp người soát xét dễ dàng theo dõi và đánh giá chất lượng công việc.

Tiếp theo, kiểm toán viên cần trình bày và trao đổi lại với Senior hoặc Audit Manager phụ trách về kết quả kiểm kê, bao gồm những phát hiện chính, các điểm cần lưu ý và những nội dung cần theo dõi hoặc làm rõ thêm. Đối với thực tập sinh, việc trình bày mạch lạc, bám sát bằng chứng và nêu rõ quan điểm cá nhân dựa trên quan sát thực tế sẽ giúp thể hiện khả năng tư duy kiểm toán và tinh thần trách nhiệm. Đây cũng là cơ hội để nhận được phản hồi chuyên môn, từ đó nâng cao kỹ năng và tích lũy kinh nghiệm cho các đợt kiểm toán tiếp theo.

Lời khuyên giúp bạn ghi điểm ngay từ những ngày đầu: Để ghi điểm khi đi chứng kiến kiểm kê, hãy luôn chuẩn bị sớm và đầy đủ hơn những gì được yêu cầu, vì điều đó thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp. Đừng ngại hỏi khi chưa chắc chắn, bởi người biết đặt câu hỏi đúng thường sẽ học nhanh hơn. Cuối cùng, hãy luôn ghi chép cẩn thận, kèm thời gian và minh chứng cụ thể, đồng thời tự viết lại báo cáo ngay sau khi kết thúc công việc tại khách hàng để tránh bỏ sót thông tin quan trọng.