Quy định về phạt xuất hóa đơn sai thời điểm mới nhất
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là một trong những lỗi kế toán thường
gặp và dễ bị cơ quan thuế xử phạt nặng nếu không nắm rõ quy định. Không chỉ
ảnh hưởng đến việc kê khai thuế GTGT, sai thời điểm xuất hóa đơn còn có thể
dẫn đến truy thu thuế, phạt chậm nộp và phát sinh tiền phạt không đáng có cho
doanh nghiệp. Để giúp kế toán và doanh nghiệp chủ động tuân thủ đúng pháp
luật, Công ty AGS chia sẻ bài viết này nhằm cập nhật
quy định mới nhất về phạt xuất hóa đơn sai thời điểm, phân tích mức xử
phạt và cách hóa giải rủi ro trong thực tế.
1. Khi nào phải xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Như vậy,
khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải xuất hóa đơn để giao
cho người mua.
2. Thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa, dịch vụ là khi nào?
Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:
2.1. Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
2.2. Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành
việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân
nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung
cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm
trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng
cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm
định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư
xây dựng).Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công
đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho
khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
3. Xuất hóa đơn sai thời điểm có bị phạt không?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc xuất hóa đơn sai thời điểm có
thể bị xử phạt. Cụ thể, nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn không đúng thời điểm
quy định, sẽ vi phạm các quy định về thuế và có thể phải chịu các hình thức
xử phạt hành chính.
3.1. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm mới nhất
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm mới nhất 2025 theo nghị định 125/2020/NĐ-CP
Theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức phạt liên quan đến hành vi
lập hóa đơn không đúng thời điểm được quy định như sau:Phạt cảnh cáo đối với
một trong các hành vi sau đây: Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không
dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tính tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn
không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ
trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành
vi sau: Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa
đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản
1, khoản 3 Điều này.
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm theo nghị định 310/2025/NĐ-CP áp dụng từ 16/1/2026
Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 14 Điều 1
Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 16/1/2026) quy định mức phạt
xuất hóa đơn sai thời điểm mới nhất năm 2026 chi tiết như sau:
- Phạt cảnh cáo đối với hành vi không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa 01 số hóa đơn
- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 01 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 100 số hóa đơn trở lên và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn;
- Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 100 số hóa đơn trở lên.
3.2. Thời hiệu xử phạt vi phạm xuất hóa đơn sai thời điểm là bao lâu?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản
1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định về thời hiệu xử phạt vi phạm
hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn
truy thu thuế như sau:
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được
coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế
1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
a) Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm
b) Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được
quy định như sau:
Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện quy định tại
điểm c khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi
hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc quy định tại điểm d
khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
Theo quy định trên, thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành
vi xuất hóa đơn sai thời điểm là 02 năm theo quy định pháp luật. Và thời
điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn
sai thời điểm là tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
4. Cách xử lý khi xuất hóa đơn sai thời điểm
Khi xuất hóa đơn sai thời điểm, các bên liên quan cần thực hiện điều chỉnh
để đảm bảo tuân thủ quy định về thuế và kế toán.
- Khi xuất hóa đơn sai thời điểm, bên bán cần quay lại kỳ thực tế phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ để khai thuế GTGT và tính doanh thu để tính thuế TNDN. Điều này có nghĩa là mặc dù hóa đơn được lập vào một thời điểm khác, nhưng thuế và doanh thu phải được tính vào kỳ mà giao dịch thực tế diễn ra.
- Khi xuất hóa đơn sai thời điểm, bên mua cần khai thuế GTGT vào kỳ nhận hóa đơn, nhưng lại phải ghi nhận chi phí vào kỳ thực tế xảy ra giao dịch, tức là vào thời điểm bên bán thực sự giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Ví dụ: Nếu bên bán lập hóa đơn vào ngày 1/1/2026 nhưng
hàng hóa thực tế đã bán vào 31/12/2025 thì:
- Bên bán phải khai thuế GTGT và tính doanh thu vào kỳ tháng 12/2025. Do đó, doanh thu và thuế sẽ được tính vào năm 2025, không phải năm 2026, để đảm bảo tuân thủ quy định về thời điểm xuất hóa đơn và tính thuế.
- Bên mua sẽ khai thuế GTGT vào tháng 1/2026, nhưng chi phí sẽ được ghi nhận vào năm 2025, vì đó là thời điểm thực tế của giao dịch.
Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết. Hy vọng những
nội dung chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định về phạt xuất hóa đơn
sai thời điểm, từ đó hạn chế rủi ro và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế theo
quy định. Đừng quên theo dõi AGS để cập nhật thêm nhiều kiến thức kế toán
– thuế mới nhất và hữu ích cho doanh nghiệp nhé!
Nguồn: https://amis.misa.vn/256911/quy-dinh-ve-phat-xuat-hoa-don-sai-thoi-diem/
.png)
