Tiền phép năm chưa nghỉ có được trừ khi tính thuế TNDN?
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh khoản chi thanh toán tiền cho người lao động (NLĐ) đối với những ngày nghỉ phép năm chưa sử dụng. Vấn đề đặt ra là khoản chi này có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN hay không. Ngày 23/7/2026, Thuế tỉnh Hưng Yên ban hành Công văn 12256/HYE-QLDN2, hướng dẫn về chi phí được trừ đối với tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng của NLĐ. Vậy khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi nào? Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện và chuẩn bị những hồ sơ, chứng từ gì?
I. Tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng của NLĐ được hiểu như thế nào?
1. Quyền nghỉ hằng năm của người lao động
Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, NLĐ làm việc đủ thời gian theo quy định được hưởng ngày nghỉ hằng năm. Số ngày nghỉ phụ thuộc vào điều kiện làm việc, thời gian làm việc và một số trường hợp đặc thù.
Về nguyên tắc, nghỉ hằng năm nhằm bảo đảm thời gian nghỉ ngơi của NLĐ trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, trên thực tế có thể phát sinh trường hợp NLĐ chưa sử dụng hết số ngày nghỉ hằng năm được hưởng.
Điều quan trọng đối với doanh nghiệp là cần phân biệt giữa quyền nghỉ hằng năm và khoản tiền được thanh toán đối với ngày phép chưa nghỉ. Không phải mọi trường hợp NLĐ còn ngày phép đều mặc nhiên được doanh nghiệp quy đổi thành tiền.
2. Trường hợp được thanh toán tiền cho ngày phép chưa nghỉ
Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, khi NLĐ thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ. Quy định này được hướng dẫn thêm về tiền lương làm căn cứ tính trả tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Do đó, khi xem xét khoản chi tiền phép năm chưa sử dụng, doanh nghiệp trước hết cần xác định khoản chi có phù hợp với quy định của pháp luật lao động hay không.
Đây là bước quan trọng trước khi chuyển sang xem xét điều kiện về thuế TNDN.
II. Công văn 12256/HYE-QLDN2 hướng dẫn thế nào?
1. Nội dung chính của Công văn 12256/HYE-QLDN2
Công văn 12256/HYE-QLDN2 ngày 23/7/2026 của Thuế tỉnh Hưng Yên đề cập trực tiếp đến việc xác định chi phí được trừ đối với khoản chi tiền nghỉ phép hằng năm chưa sử dụng của NLĐ.
Theo hướng dẫn tại Công văn, trường hợp doanh nghiệp phát sinh khoản chi thanh toán những ngày phép chưa nghỉ cho NLĐ, nếu khoản chi:
- Đáp ứng quy định của Bộ luật Lao động 2019;
- Đáp ứng điều kiện về khoản chi được trừ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; và
- Không thuộc các khoản chi không được trừ theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP,
thì doanh nghiệp được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Như vậy, Công văn không đưa ra một cơ chế riêng để mặc nhiên chấp nhận toàn bộ khoản tiền phép năm chưa nghỉ. Doanh nghiệp vẫn phải đối chiếu đồng thời với quy định của pháp luật lao động và các điều kiện về thuế TNDN.
2. Công văn cần được hiểu như thế nào?
Có thể hiểu đơn giản theo trình tự:
Có khoản tiền phép chưa nghỉ → kiểm tra tính hợp pháp theo pháp luật lao động → kiểm tra điều kiện chi phí được trừ → kiểm tra khoản chi có thuộc trường hợp bị loại hay không → xác định chi phí được trừ.
Vì vậy, việc NLĐ còn ngày phép chưa sử dụng chỉ là cơ sở để doanh nghiệp xem xét khoản thanh toán. Để được tính vào chi phí được trừ, khoản chi vẫn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về thuế TNDN.
III. Điều kiện để tiền phép năm chưa nghỉ được tính vào chi phí được trừ
1. Khoản chi phải thực tế phát sinh
Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Trong đó, khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Đối với tiền phép năm chưa nghỉ, doanh nghiệp cần có căn cứ thể hiện:
- NLĐ có quyền hưởng ngày nghỉ hằng năm;
- Số ngày phép chưa nghỉ;
- Căn cứ phát sinh nghĩa vụ thanh toán;
- Số tiền doanh nghiệp phải trả cho NLĐ;
- Chứng từ chứng minh việc thực tế thanh toán.
Những tài liệu này giúp doanh nghiệp chứng minh khoản chi không chỉ được ghi nhận trên sổ sách mà thực sự phát sinh và được thanh toán cho NLĐ.
2. Khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ
Đây là một trong những điều kiện quan trọng để khoản tiền phép chưa nghỉ được tính vào chi phí được trừ.
Doanh nghiệp nên lưu giữ các hồ sơ liên quan như:
- Hợp đồng lao động;
- Nội quy, quy chế của doanh nghiệp nếu có quy định liên quan;
- Hồ sơ theo dõi ngày nghỉ phép;
- Bảng chấm công hoặc tài liệu xác định số ngày phép còn lại;
- Bảng tính tiền phép chưa nghỉ;
- Quyết định hoặc hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động nếu khoản thanh toán phát sinh do NLĐ thôi việc hoặc mất việc;
- Bảng lương;
- Chứng từ thanh toán tiền cho NLĐ.
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp có căn cứ chứng minh tính hợp lệ của khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra.
3. Khoản chi không thuộc trường hợp bị loại theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định một số khoản chi cho NLĐ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Đáng chú ý, điểm a khoản 8 Điều 10 quy định khoản tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho NLĐ mà doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định thì thuộc khoản chi không được trừ.
Bên cạnh đó, điểm b khoản 8 Điều 10 quy định các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho NLĐ không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng trong các hồ sơ phù hợp cũng thuộc khoản chi không được trừ.
Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc quy định và chứng minh căn cứ hưởng khoản tiền phép chưa nghỉ, đồng thời thực tế thanh toán khoản tiền này cho NLĐ.
IV. Kỳ tính thuế và căn cứ tính thuế TNDN năm 2026
1. Kỳ tính thuế TNDN được xác định thế nào?
Theo Điều 5 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, kỳ tính thuế TNDN được xác định theo năm dương lịch hoặc năm tài chính do doanh nghiệp lựa chọn.
Trường hợp doanh nghiệp lựa chọn năm tài chính khác năm dương lịch thì phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thực hiện.
Đối với một số trường hợp doanh nghiệp đặc thù được quy định tại Luật Thuế TNDN, kỳ tính thuế thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Quy định này có ý nghĩa khi doanh nghiệp xác định khoản tiền phép năm chưa nghỉ được ghi nhận và tính vào chi phí trong kỳ tính thuế nào.
2. Căn cứ tính thuế TNDN
Theo Điều 6 Luật Thuế TNDN 2025, căn cứ tính thuế là thu nhập tính thuế và thuế suất. Nội dung này cũng được quy định tại Điều 5 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Đối với doanh nghiệp, việc xác định thu nhập tính thuế có liên quan trực tiếp đến việc xác định các khoản chi phí được trừ.
Vì vậy, nếu khoản tiền phép năm chưa nghỉ đáp ứng đầy đủ điều kiện để được tính vào chi phí được trừ thì khoản chi này có thể được xem xét khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN trong kỳ tính thuế tương ứng.
3. Lưu ý về thời điểm áp dụng Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/12/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN năm 2025.
Do đó, khi xử lý khoản tiền phép năm chưa nghỉ, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm phát sinh khoản chi và kỳ tính thuế liên quan để áp dụng quy định phù hợp.
V. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để khoản tiền phép chưa nghỉ được trừ?
1. Kiểm tra căn cứ phát sinh khoản thanh toán
Trước khi hạch toán, doanh nghiệp nên kiểm tra số ngày phép còn lại của NLĐ và lý do phát sinh khoản thanh toán.
Đặc biệt, đối với trường hợp NLĐ thôi việc hoặc mất việc, doanh nghiệp cần có hồ sơ thể hiện việc chấm dứt quan hệ lao động và số ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng.
2. Kiểm tra hồ sơ xác định số tiền phải trả
Doanh nghiệp cần xác định rõ:
Số ngày phép chưa nghỉ × tiền lương làm căn cứ trả = tiền phép năm phải thanh toán.
Tiền lương làm căn cứ thanh toán phải được xác định theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, thay vì doanh nghiệp tự lựa chọn một mức tiền không có căn cứ.
Theo hướng dẫn về tiền nghỉ hằng năm, tiền lương làm căn cứ trả cho ngày chưa nghỉ được xác định theo quy định của Bộ luật Lao động và Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
3. Kiểm tra chứng từ thanh toán
Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.
Bộ Tài chính cũng đã có các hướng dẫn trong năm 2026 về việc khoản chi tiền lương, tiền công cho NLĐ phải đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 9 và không thuộc khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP để được tính vào chi phí được trừ.
Do đó, khi thanh toán khoản tiền phép chưa nghỉ, doanh nghiệp nên kiểm tra phương thức thanh toán và chứng từ đi kèm theo quy định hiện hành, đặc biệt đối với các khoản thanh toán có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.
4. Đối chiếu với quy định nội bộ của doanh nghiệp
Ngoài pháp luật lao động và pháp luật thuế, doanh nghiệp nên kiểm tra hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tiền lương hoặc các hồ sơ nội bộ có liên quan.
Điều này đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp có quy định về tiền lương, tiền công hoặc các khoản phải trả khác cho NLĐ. Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP yêu cầu điều kiện hưởng và mức hưởng đối với một số khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng phải được ghi nhận cụ thể trong các hồ sơ phù hợp.
VI. Những lưu ý khi hạch toán và tính thuế TNDN
1. Không nên hiểu rằng mọi ngày phép chưa nghỉ đều được quy đổi thành tiền
Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là quyền nghỉ hằng năm và quyền được thanh toán tiền cho ngày nghỉ chưa sử dụng không hoàn toàn giống nhau.
Theo Bộ luật Lao động 2019, trường hợp thanh toán tiền cho ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ được quy định trong trường hợp NLĐ thôi việc hoặc bị mất việc làm.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ pháp lý trước khi thực hiện thanh toán.
2. Không chỉ căn cứ vào việc đã hạch toán chi phí
Việc doanh nghiệp đưa khoản tiền phép chưa nghỉ vào chi phí kế toán chưa đồng nghĩa với việc khoản này đương nhiên được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Doanh nghiệp phải tiếp tục kiểm tra các điều kiện tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các trường hợp không được trừ tại Điều 10 của Nghị định này.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đã hạch toán nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định thì khoản chi có thể thuộc trường hợp không được trừ theo điểm a khoản 8 Điều 10.
3. Nên xây dựng hồ sơ chứng minh ngay từ thời điểm phát sinh
Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ theo một chuỗi thống nhất:
Theo dõi ngày phép → xác định ngày phép chưa nghỉ → xác định căn cứ thanh toán → lập bảng tính → phê duyệt → hạch toán → thanh toán → lưu chứng từ.
Cách quản lý này giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh khoản chi thực tế phát sinh và đáp ứng điều kiện về hồ sơ, chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra.
4. Công văn 12256/HYE-QLDN2 là cơ sở hướng dẫn cho trường hợp được hỏi
Cần lưu ý rằng Công văn 12256/HYE-QLDN2 là văn bản trả lời, hướng dẫn đối với trường hợp cụ thể được cơ quan thuế tiếp nhận. Nội dung công văn cho thấy hướng xử lý là đối chiếu khoản chi với pháp luật lao động và các điều kiện về chi phí được trừ theo pháp luật thuế TNDN.
Vì vậy, khi áp dụng vào doanh nghiệp khác, cần xem xét hồ sơ và tình huống thực tế thay vì chỉ dựa vào tên khoản chi là “tiền phép năm chưa nghỉ”.
Kết luận
Theo hướng dẫn tại Công văn 12256/HYE-QLDN2 năm 2026, khoản chi thanh toán tiền cho những ngày nghỉ phép năm chưa sử dụng của NLĐ có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi đáp ứng quy định của pháp luật lao động, đáp ứng đầy đủ điều kiện tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các trường hợp không được trừ tại khoản 8 Điều 10 Nghị định này.
Doanh nghiệp vì vậy cần kiểm tra đồng thời ba nhóm vấn đề: (1) khoản thanh toán có phù hợp với quy định về nghỉ hằng năm và tiền lương của NLĐ hay không; (2) có đầy đủ hồ sơ, chứng từ và thực tế thanh toán hay không; và (3) khoản chi có thuộc trường hợp bị loại khỏi chi phí được trừ theo pháp luật thuế TNDN hay không.
Việc xác định đúng các điều kiện trên sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở xử lý khoản tiền phép năm chưa nghỉ phù hợp với quy định hiện hành khi xác định chi phí được trừ và thu nhập chịu thuế TNDN.
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/ho-tro-phap-luat/huong-dan-ve-chi-phi-duoc-tru-khi-tinh-thue-tndn-doi-voi-tien-nghi-phep-nam-chua-su-dung-cua-nld-th-601991-292314.htmlThông tin khác
