Doanh nghiệp nhỏ có cần quy trình kiểm soát nội bộ ?

Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý thường tập trung vào chủ doanh nghiệp và một số nhân sự chủ chốt. Khi quy mô hoạt động còn hạn chế, nhiều công việc được xử lý dựa trên sự tin tưởng và kinh nghiệm thay vì quy trình cụ thể. Cách làm này có thể thuận tiện trong giai đoạn đầu, nhưng khi số lượng giao dịch tăng lên, doanh nghiệp dễ gặp phải những vấn đề như sai lệch số liệu kế toán, thất thoát tiền và hàng hóa, công nợ khó kiểm soát hoặc công việc phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân. Vậy doanh nghiệp nhỏ có thực sự cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ không? Câu trả lời là có, nhưng quy trình cần được thiết kế phù hợp với quy mô, nguồn lực và những rủi ro mà doanh nghiệp thường gặp.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ cho rằng kiểm soát nội bộ chỉ cần thiết khi công ty có nhiều phòng ban, nhiều nhân viên hoặc quy mô doanh thu lớn. Với doanh nghiệp chỉ có vài nhân sự, chủ doanh nghiệp thường trực tiếp quản lý tiền bạc, duyệt chi phí, theo dõi hàng hóa và kiểm tra công việc của nhân viên. Vì vậy, họ cho rằng không cần xây dựng quy trình riêng vì mọi việc đã nằm trong tầm kiểm soát.

Tuy nhiên, thực tế không phải lúc nào cũng như vậy. Khi doanh nghiệp phát sinh nhiều giao dịch hơn, chủ doanh nghiệp không thể kiểm tra từng khoản thu, khoản chi hay từng chứng từ. Một nhân viên có thể đồng thời đặt hàng, nhận hàng, theo dõi công nợ và lập đề nghị thanh toán. Nếu không có bước kiểm tra độc lập, sai sót hoặc hành vi gian lận có thể kéo dài mà không được phát hiện.

Doanh nghiệp nhỏ vẫn cần kiểm soát nội bộ, nhưng mức độ kiểm soát nên phù hợp với quy mô, nguồn lực và rủi ro thực tế. Doanh nghiệp không nhất thiết phải có bộ phận kiểm toán nội bộ riêng hoặc xây dựng hàng chục quy chế phức tạp. Trong nhiều trường hợp, một quy trình ngắn gọn, phân công trách nhiệm rõ ràng và lịch kiểm tra định kỳ đã có thể giúp giảm đáng kể rủi ro.

Điều cần quan tâm không phải là doanh nghiệp có bao nhiêu trang quy trình, mà là các giao dịch quan trọng có được phê duyệt, ghi nhận đầy đủ, đối chiếu và kiểm tra hay không.

Tiền thường là khu vực cần được ưu tiên kiểm soát. Nếu nhân viên vừa lập đề nghị thanh toán, vừa thực hiện thanh toán, vừa ghi sổ và tự đối chiếu ngân hàng thì doanh nghiệp đang phụ thuộc quá nhiều vào một người. Khi phát sinh nhầm lẫn hoặc giao dịch không hợp lệ, khả năng phát hiện sẽ thấp hơn.

Ví dụ, nhân viên kế toán nhận hóa đơn mua hàng và lập lệnh chuyển tiền cho nhà cung cấp. Nếu không có người kiểm tra hàng hóa đã nhận, hóa đơn có hợp lệ và số tiền có đúng theo thỏa thuận hay không, doanh nghiệp có thể thanh toán sai số tiền, thanh toán trùng hoặc trả tiền cho giao dịch chưa được xác nhận.

Một rủi ro khác là các khoản chi nhỏ không được xem xét kỹ vì chủ doanh nghiệp tin tưởng nhân viên. Những khoản chi riêng lẻ có thể không lớn, nhưng nếu lặp lại thường xuyên thì tổng giá trị thất thoát có thể đáng kể.

Doanh nghiệp thương mại, sản xuất thường gặp rủi ro khi số lượng hàng thực tế không khớp với sổ sách. Nguyên nhân có thể đến từ việc nhập xuất hàng không lập đủ chứng từ, ghi nhận sai thời điểm, trả hàng nhưng chưa cập nhật hoặc hàng hư hỏng chưa được xử lý.

Đối với công nợ, nếu doanh nghiệp không có lịch đối chiếu định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp, các khoản chênh lệch có thể tồn tại nhiều tháng. Kế toán có thể ghi nhận đúng theo chứng từ đang có nhưng vẫn chưa phát hiện hóa đơn bị bỏ sót, khoản thanh toán chưa được cập nhật hoặc số dư đang tranh chấp.

Đến cuối kỳ, những vấn đề này thường khiến kế toán mất nhiều thời gian truy tìm nguyên nhân, điều chỉnh số liệu và giải trình báo cáo tài chính.

Ở doanh nghiệp nhỏ, một nhân viên kế toán có thể phụ trách gần như toàn bộ nghiệp vụ. Nếu người đó nghỉ việc đột xuất, nghỉ dài ngày hoặc chuyển công tác mà không có hồ sơ bàn giao đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tìm chứng từ, theo dõi hạn thanh toán và xác định các công việc còn dang dở.

Khi quy trình chỉ tồn tại trong trí nhớ của một người, doanh nghiệp rất khó duy trì hoạt động ổn định khi nhân sự thay đổi. Vì vậy, kiểm soát nội bộ còn có vai trò bảo đảm tính liên tục của công việc, chứ không chỉ nhằm ngăn ngừa gian lận.

Không nên bắt đầu bằng việc soạn một bộ quy chế dài nhưng khó áp dụng. Doanh nghiệp nên xác định những khu vực có rủi ro cao nhất, sau đó thiết kế các bước kiểm soát đơn giản, dễ thực hiện và có bằng chứng để kiểm tra lại.

Đối với các giao dịch quan trọng, nên phân biệt các vai trò: người đề xuất giao dịch, người phê duyệt, người thực hiện và người kiểm tra hoặc đối chiếu. Không nhất thiết mỗi vai trò phải do một nhân sự riêng biệt trong mọi trường hợp, nhưng doanh nghiệp cần tránh để một người tự thực hiện toàn bộ quy trình mà không có sự giám sát độc lập.

Chẳng hạn, nhân viên mua hàng đề xuất đặt hàng; quản lý hoặc chủ doanh nghiệp phê duyệt; bộ phận nhận hàng xác nhận số lượng thực nhận; kế toán kiểm tra hồ sơ trước khi thanh toán. Với công ty ít nhân sự, chủ doanh nghiệp có thể trực tiếp kiểm tra các bước quan trọng thay vì tuyển thêm người chỉ để phân tách nhiệm vụ.

Doanh nghiệp nên quy định rõ ai được quyền duyệt từng loại chi phí và trong phạm vi giá trị nào. Những khoản thanh toán lớn, giao dịch bất thường, khoản chi ngoài ngân sách hoặc thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp nên có bước xác minh bổ sung.

Việc phê duyệt cần để lại dấu vết có thể kiểm tra, chẳng hạn chữ ký trên chứng từ, email, tin nhắn công việc hoặc lịch sử phê duyệt trên phần mềm. Chỉ trao đổi miệng có thể thuận tiện trong lúc xử lý công việc nhưng dễ gây tranh cãi khi phát sinh sai sót.

Một quy trình kiểm soát chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp thực hiện kiểm tra thực tế. Tùy theo đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể tổ chức:

Nếu kế toán là người ghi sổ và thực hiện đối chiếu ngân hàng, chủ doanh nghiệp hoặc một người có đủ năng lực nên xem xét kết quả đối chiếu, các khoản chênh lệch chưa xử lý và những giao dịch đáng chú ý. Đây là cách bổ sung kiểm soát phù hợp khi doanh nghiệp chưa đủ nhân sự để phân tách hoàn toàn nhiệm vụ.

Mỗi nghiệp vụ cần có hồ sơ phù hợp để chứng minh giao dịch thực sự phát sinh, được phê duyệt và đã được xử lý đúng. Hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn, đề nghị thanh toán, chứng từ ngân hàng và các tài liệu liên quan.

Doanh nghiệp nên quy định nơi lưu trữ, cách đặt tên tệp, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành hồ sơ. Nếu sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý dữ liệu, cần phân quyền truy cập phù hợp và kiểm tra quyền của nhân viên khi thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc.

Quy trình không cần phức tạp, nhưng phải giúp người khác có thể lần theo hồ sơ để hiểu giao dịch đã diễn ra như thế nào.

Đây là khó khăn phổ biến của doanh nghiệp nhỏ: không đủ người để tách riêng mọi công việc. Tuy nhiên, không thể tách biệt hoàn toàn nhiệm vụ không có nghĩa là phải bỏ qua kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp kiểm soát thay thế.

Ví dụ, một kế toán có thể lập chứng từ, ghi sổ và chuẩn bị lệnh thanh toán, nhưng chủ doanh nghiệp trực tiếp duyệt lệnh trước khi ngân hàng thực hiện. Cuối tháng, chủ doanh nghiệp nhận sao kê ngân hàng và xem xét báo cáo đối chiếu, các khoản chi lớn hoặc giao dịch không thường xuyên.

Tương tự, nếu một nhân viên phụ trách kho đồng thời ghi nhận nhập xuất, doanh nghiệp có thể tổ chức kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ với sự tham gia của người khác. Chênh lệch phải được lập biên bản, xác định nguyên nhân và phê duyệt phương án xử lý, thay vì tự điều chỉnh số liệu mà không có giải trình.

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng bảng kiểm công việc thay cho quy trình dài. Chẳng hạn, trước khi thanh toán một hóa đơn, người phụ trách cần xác nhận đủ các nội dung: giao dịch đã được phê duyệt, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được xác nhận, hồ sơ phù hợp, số tiền đúng và không thanh toán trùng. Người kiểm tra đánh dấu hoàn thành và lưu lại bằng chứng.

Cần lưu ý rằng chủ doanh nghiệp chỉ xem báo cáo tổng hợp mà không kiểm tra chi tiết các giao dịch bất thường thì chưa chắc đã tạo ra một lớp kiểm soát hiệu quả. Việc giám sát phải có trọng tâm, có bằng chứng và được thực hiện thường xuyên.

Doanh nghiệp nên xem xét lại quy trình khi xuất hiện một hoặc nhiều dấu hiệu sau:

Khi phát hiện những dấu hiệu này, doanh nghiệp không nên vội quy kết trách nhiệm cho một cá nhân. Trước hết, cần xác định nguyên nhân đến từ quy trình chưa rõ, hệ thống chưa phù hợp, thiếu nhân sự, thiếu hướng dẫn hay hành vi vi phạm. Sau đó mới thiết kế biện pháp khắc phục và xác định người chịu trách nhiệm thực hiện.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp không nhất thiết làm tăng nhiều chi phí quản lý. Trên thực tế, những việc như phân quyền phê duyệt, đối chiếu ngân hàng, kiểm tra công nợ và lưu trữ chứng từ có thể được thực hiện ngay bằng các công cụ doanh nghiệp đang sử dụng.

Lợi ích quan trọng nhất là giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót sớm hơn, giảm nguy cơ thất thoát, nâng cao độ tin cậy của số liệu kế toán và hỗ trợ chủ doanh nghiệp ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ hơn. Khi quy mô phát triển, các quy trình cơ bản này cũng tạo nền tảng để doanh nghiệp mở rộng hoạt động mà không phụ thuộc quá nhiều vào một cá nhân.

Doanh nghiệp nhỏ không cần kiểm soát mọi việc theo cách phức tạp, nhưng cần kiểm soát đúng những việc có rủi ro cao. Hãy bắt đầu từ tiền, thanh toán, hàng tồn kho, công nợ và quyền truy cập dữ liệu; phân công rõ trách nhiệm, duy trì kiểm tra định kỳ và lưu lại bằng chứng. Một quy trình đơn giản được thực hiện nghiêm túc sẽ có giá trị hơn một bộ quy chế đầy đủ nhưng chỉ nằm trên giấy.

Kiểm soát nội bộ không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý hoạt động minh bạch, hạn chế sai sót và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Doanh nghiệp không cần bắt đầu bằng một hệ thống phức tạp, mà nên ưu tiên những khâu quan trọng như thu chi, thanh toán, quản lý hàng tồn kho, theo dõi công nợ, lưu trữ chứng từ và phân quyền phê duyệt. Điều quan trọng là mỗi quy trình phải xác định rõ trách nhiệm, có bước kiểm tra phù hợp và được thực hiện nhất quán. Khi kiểm soát nội bộ trở thành một phần trong công việc hằng ngày, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trước rủi ro, giảm sự phụ thuộc vào từng cá nhân và tạo nền tảng vững chắc cho quá trình phát triển lâu dài.

Liên Hệ AGS – Dịch Vụ Kế Toán, Kiểm Toán & Thuế cho DN Nhật Bản

Doanh nghiệp Nhật Bản đang gặp khó khăn về thuế và kế toán tại Việt Nam? Khám phá các hướng dẫn thực tiễn và cách xử lý rủi ro hiệu quả từ chuyên gia.

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam

Cơ hội nghề nghiệp tại AGS：Chính sách, phúc lợi và những câu hỏi thường gặp về tuyển dụng

Khám phá chính sách tuyển dụng, phúc lợi và cơ hội việc làm tại AGS – công ty kế toán kiểm toán hàng đầu, đồng hành cùng doanh nghiệp Nhật Bản tại Việ

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam