1. ChatGPT là gì?
ChatGPT là một trợ lý trò chuyện AI được phát triển bởi OpenAI và được phát hành vào tháng 11 năm 2022. ChatGPT là một quá trình bao gồm giám sát việc học và củng cố kiến thức từ phản hồi của con người để đảm bảo hiệu suất của mô hình và cung cấp những câu trả lời mang tính xác cao nhất.Hiện nay, ChatGPT bắt đầu được tận dụng trong nhiều lĩnh vực, trong đó có các nhiệm vụ liên quan đến quản trị nguồn nhân lực. Nhiều chuyên gia trong lĩnh vực này đã sử dụng công cụ này để thực hiện những nhiệm vụ công việc hằng ngày bởi vì nó giúp tăng năng suất làm việc, giải quyết các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại và vì vậy họ có nhiều thời gian để giải quyết những công việc mang tính chất chiến lược.
2. ChatGPT là một công cụ của Nhân sự
ChatGPT mang lại nhiều lợi ích cho bộ phận Nhân sự tuy nhiên nó cũng tìm ẩn một số rủi ro nhất định, do đó nó đòi hỏi để tận dụng được công cụ này chuyên gia cần phải có kiến thức và kỹ năng để sử dụng và tránh để lại hậu quả. Một số chia sẻ từ phía những chuyên gia trong lĩnh vực Nhân sự như sau:Declan Daly - đối tác quản lý của Bundoran Group nói rằng ChatGPT giúp ông ta tiết kiệm được khá nhiều thời gian làm việc và tăng năng suất làm việc. Nhờ đó, ông có thể sáng tạo ra những cách làm việc mới hiệu quả.
Caroline Reidy - giám đốc của The HR Suite cũng đồng ý với quan điểm trên, tuy nhiên kết quả từ ChatGPT dù không mang lại sự hoàn hảo nhưng nó giúp bạn tham khảo và thực hiện nhanh công việc của mình.
Tuy nhiên, nhiều chuyên gia cũng quan ngại về những rủi ro tiềm năng của công cụ này, ví dụ như Dave Ulrich cho rằng kết quả từ ChatGPT dù đáng tin cậy nhưng nó mang tính chất lịch sử và quá chung chung. Vì vậy, những công ty vẫn cần có chuyên gia để đưa ra những ý tưởng sáng tạo cho chính sách nhân sự.
3. Những công việc của Nhân sự mà ChatGPT có thể thực hiện
3.1 Tuyển dụng
Daly nói rằng chúng ta có thể sử dụng ChatGPT để tạo các câu hỏi phỏng vấn phù
hợp để hỏi ứng viên về những vị trí mà bạn không quen thuộc. Ngoài ra nó cũng
hiệu quả để yêu cầu mức lương trung bình cho các công việc cụ thể hoặc các
phúc lợi của các ngành cụ thể trong một giới hạn về mặt địa lý.
3.2 Onboarding
Các chuyên gia nhân sự có thể thiết lập ChatGPT để hỗ trợ kịp thời cho nhân
viên mới bằng cách trả lời các câu hỏi về chính sách, thủ tục và phúc lợi của
công ty, cũng như hướng dẫn họ hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết
3.3 Công việc hành chính
ChatGPT có thể giúp các chuyên gia nhân sự tạo và gửi thông báo cũng như lời
nhắc cho nhân viên về các sự kiện, chẳng hạn như các chương trình đào tạo.
Công cụ AI cũng có thể được sử dụng để viết tất cả các loại tài liệu (từ sổ
tay đến bản ghi nhớ chính sách và hơn thế nữa), cũng như gửi phản hồi e-mail
tự động.
3.4 Nhiệm vụ self-service
ChatGPT có thể được tận dụng để xây dựng các chatbot trò chuyện, cung cấp hỗ
trợ tức thời cho các câu hỏi phổ biến về phúc lợi, chính sách nghỉ phép và
bảng lương. Các vấn đề phức tạp hơn của nhân viên có thể được chuyển từ các
công cụ tự phục vụ sang chuyên gia nhân sự để theo dõi. Việc theo dõi con
người cũng có thể được kết hợp với ChatGPT.
3.5 Thu thập ý kiến của nhân viên
Nhân sự có thể yêu cầu ChatGPT tạo các câu hỏi khảo sát để đo lường mức độ
tương tác của nhân viên.
3.6 Đánh giá mức độ hiệu quả
ChatGPT có thể giúp quản lý hiệu suất bằng cách cung cấp cho các chuyên gia
nhân sự và các nhà quản lý hướng dẫn về cách tiến hành đánh giá hiệu suất và
bằng cách trả lời các câu hỏi của nhân viên về số liệu hiệu suất
Nói tóm lại, để đảm bảo thực hiện được hiệu quả, Nhân sự cần phải xác nhận lại những thông tin được cung cấp từ ChatGPT và có những điều chỉnh cho phù hợp để đảm bảo việc tiết kiệm về mặt thời gian và tăng mức độ chính xác của thông tin. Hơn nữa, những chính sách liên quan đến công ty cũng nên được yêu cầu quyền bảo vệ thông tin để tránh sự xâm nhập. ChatGPT là một công cụ tuyệt vời, tuy nhiên, là một chuyên gia nhân sự bạn cần phải nắm rõ được điểm mạnh và điểm yếu của nó để tối đa hóa lợi ích và hạn chế rủi ro.
Nói tóm lại, để đảm bảo thực hiện được hiệu quả, Nhân sự cần phải xác nhận lại những thông tin được cung cấp từ ChatGPT và có những điều chỉnh cho phù hợp để đảm bảo việc tiết kiệm về mặt thời gian và tăng mức độ chính xác của thông tin. Hơn nữa, những chính sách liên quan đến công ty cũng nên được yêu cầu quyền bảo vệ thông tin để tránh sự xâm nhập. ChatGPT là một công cụ tuyệt vời, tuy nhiên, là một chuyên gia nhân sự bạn cần phải nắm rõ được điểm mạnh và điểm yếu của nó để tối đa hóa lợi ích và hạn chế rủi ro.
Tài liệu tham khảo:
Romsey, J. (2023, March 23). Beyond Job Descriptions: 6 HR Tasks ChatGPT Can Do for You. SHRM. https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/technology/pages/6-hr-tasks-chatgpt-can-do-for-you.aspx