Quản lý công việc với “Bullet Journal”

Có phải bạn thường xuyên gặp phải tình trạng không sắp xếp được công việc trong ngày?

1. Bạn không thể xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng

Theo Greg McKeown, tác giả cuốn Tư duy thiết yếu: Tối đa hóa kết quả trong thời gian tối thiểu, nhiều người dành quá nhiều thời gian cho "những việc không quan trọng". Một ví dụ là trường hợp bạn nhận quá nhiều nhiệm vụ từ mọi người và không hoàn thành được công việc thực sự quan trọng.

2. Bạn cố gắng trở nên đa nhiệm - multitask

Khi có quá nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn cho rằng việc đa nhiệm sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề. Nhưng thực ra, đa nhiệm chính là nguyên nhân dẫn đến năng suất công việc thấp.

Bộ não con người đơn giản là không có khả năng đa nhiệm, khi bạn tưởng như đang thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc chỉ đơn giản là bạn chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ.

3. Chỉ ghi chú trên máy tính

Làm sao để sắp xếp các công việc trong này một cách hợp lý?

Câu trả lời chính là:

• Tìm ra nhiệm vụ quan trọng;
• Tập trung vào việc;
• Ghi chú bằng việc viết tay.

Một quyển bullet journal đáp ứng cả ba điểm này.


Nhật ký bullet journal là một kỹ thuật ghi chú kết hợp giữa sổ lịch trình (schedule book), danh sách nhiệm vụ (to-do-list), ghi chú (memo) và nhật ký (dairy).

Nó không chỉ hữu ích cho việc quản lý công việc mà tất cả suy nghĩ của bạn có thể được lưu trữ trong một cuốn sổ, vì vậy bạn có thể nhìn nhận một cách khách quan những gì quan trọng đối với mình.

Cách sử dụng bullet journal?

• Thay vì ghi 1 câu đầy đủ, bạn hãy dùng các từ khóa
• Quy định ký hiệu cho từng trạng thái nhiệm vụ: ví dụ dấu • biểu thị một nhiệm vụ thì dấu √ thể hiện nhiệm vụ đã hoàn thành. Như vậy vào cuối ngày bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy kết quả công việc.
• Lập kế hoạch cho 1 năm sau đó chia nhỏ thành mục tiêu cho từng quý, tháng, tuần, ngày. Khi đó bạn sẽ không cảm thấy mông lung khi xác định nhiệm vụ
• Đối với mục tiêu cho mỗi ngày, bạn hãy đưa những mục tiêu quan trọng lên đầu tiên để ưu tiên giải quyết sớm, lưu ý tập trung hoàn thành lần lượt từng nhiệm vụ
• Định kỳ tổng kết lại kết quả công việc so với mục tiêu