Những quy định bắt buộc với chứng từ kế toán theo Thông tư 200

1. Định nghĩa về Chứng từ kế toán:

Thuật ngữ chứng từ kế toán (tiếng Anh gọi là “Accounting Voucher”): Là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. (Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13)

Như vậy, mọi tài liệu để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp được gọi là chứng từ kế toán, làm căn cứ để lập và trình bày báo cáo tài chính định kỳ.

2. Phân loại Chứng từ kế toán

Có nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại chứng từ kế toán tùy theo mục đích quản lý: dựa trên nội dung kinh tế, theo địa điểm phát sinh (bên trong hay ngoài doanh nghiệp), theo trình tự lập (chứng từ gốc, chứng từ tổng hợp)…

3. Cách phân loại chứng từ kế toán phổ biến nhất

là dựa trên nội dung kinh tế theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:

Một số loại chứng từ kế toán và tên gọi tiếng anh: Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm công (timesheet), bảng thanh toán tiền lương (payroll sheet), giấy đi đường (travel warrant)…
Chứng từ hàng tồn kho: phiếu nhập kho (inventory inward slip), phiếu xuất kho (inventory outward slip), biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa (inventory records)…
Chứng từ bán hàng: bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (consigned goods payment sheet)…
Chứng từ tiền tệ: phiếu thu (receipt), phiếu chi (pay slip), biên lai thu tiền (voucher)…
Chứng từ tài sản cố định (TSCĐ): biên bản giao nhận TSCĐ (fixed asset hand-over minutes), biên bản thanh lí TSCĐ (fixed asset liquidation minutes)…

Cách phân loại chứng từ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC tương tự như theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

4. Quy định về chứng từ kế toán theo Thông tư 200

4.1. Nội dung thể hiện trên chứng từ kế toán

Theo Điều 16, Luật Kế toán số 88, các nội dung chủ yếu phải thể hiện trên chứng từ kế toán gồm:

Tên và số hiệu chứng từ kế toán;
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi phải ghi rõ bằng số và bằng chữ;
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chừng từ kế toán;

Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại.

Lưu ý Điều 118, Thông tư 200/2014/TT-BTC nêu rõ:" Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chứ ký điện tử theo quy định của pháp luật"

Do đó, đối với các chứng từ kế toán có nhiều liên, chỉ được lập một lần cho tất cả các liên theo một nội dung, nhưng phải ký trên nhiều liên đối với các chứng từ chi tiền. Đặc biệt, tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký hoặc chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

Các chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài thì có bắt buộc phải dịch sang tiếng Việt không?

Theo Điều 120, Thông tư 200/2014/TT-BTC thì các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng dể ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.

Lưu ý Người dịch phải ký,ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Đồng thời, bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm theo với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

4.2. Hình thức của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán (vật mang tin) có thể tồn tại dưới dạng: chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử.

Có hai hình thức chứng từ kế toán là: chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn.

Chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ kế toán khi lập phải tuân theo quy cách biểu mẫu, phương pháp lập, cách sử dụng theo các quy định riêng, thông thường là các quy định thuế hiện hành (Ví dụ: Hóa đơn Giá trị gia tăng).
Chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị, không cần tuân theo biểu mẫu quy định.

Các loại chứng từ kế toán theo Thông tư 200, ví dụ như: Phiếu thu/chi, giấy đi đường, bảng thanh toán lương, bảng tính khấu hao… đều thuộc loại hướng dẫn.

Như vậy, doanh nghiệp được chủ động tạo biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với nhu cầu quản lý của mình nhưng vẫn phải đảm bảo chứa đựng đủ các nội dung cần có trên chứng từ kế toán theo quy định của luật.

4.3. Quy trình xử lý và kiểm tra chứng từ kế toán

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:

Bộ phận kế toán lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt.
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán.
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

4.4. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Theo Điều 41, Luật Kế toán số 88, thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán tương ứng như sau:

05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý.
10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

lưu ý Công văn số 6156/CT-TTHT ngày 30/6/2016 của Cục Thuế TP. HCM về chính sách thuế có hướng dẫn lưu trữ tài liệu kế toán trong trường hợp công ty đã quyết toán thuế như sau: "Cho dù doanh nghiệp đã hoàn tất việc quyết toán thuế, chứng từ kế toán của doanh nghiệp vẫn phải được lưu trữ theo đúng quy định."