Những việc cần làm ngay sau khi thành lập doanh nghiệp

1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật DN), công ty sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí.

Khi nhận hồ sơ hợp lệ, người nhận kết quả hồ sơ có thể đăng ký công khai và nộp tiền trực tiếp (hoặc chuyển khoản) theo hướng dẫn tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở.

Thời hạn thực hiện: trong vòng 30 ngày kể từ ngày được công khai.

2. Treo biển tên công ty

Khoản 4 Điều 37 Luật DN hiện hành đã chỉ rõ: Tên công ty phải được gắn tại trụ sở chính. Do đó, việc doanh nghiệp không treo bảng hiệu có thể bị xử phạt hành chính hoặc nặng hơn là bị khóa mã số thuế.

Như vậy, để tránh hậu quả nêu trên, ngay sau khi có đăng ký kinh doanh, công ty có thể chụp ảnh hoặc gửi bản photo cho các đơn vị làm biển quảng cáo, biển tên doanh nghiệp thiết kế theo yêu cầu. Để tiết kiệm chi phí, có thể sử dụng biển tên bằng mika, kích thước từ 20 x 30 cm để treo biển tên công ty theo đúng quy định pháp luật.

3. Kê khai và nộp lệ phí môn bài

3.1 Nộp tờ khai

Hiện nay, các doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc sản xuất – kinh doanh theo Điều 3 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, công ty vẫn cần nộp tờ khai lệ phí môn bài.
Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp tờ khai chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu trong năm có thay đổi về vốn thì người nộp lệ phí môn bài nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm phát sinh thông tin thay đổi.

3.2 Nộp lệ phí môn bài

Mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải đóng hàng năm tùy thuộc vào vốn điều lệ của công ty, cụ thể:

Căn cứ nội dung Khoản 1 và Khoản 4 Điều 5 nghị định 139/2016/NĐ-CP, thời hạn thuế môn bài của công ty mới thành lập được quy định cụ thể như sau:

Doanh nghiệp mới thành lập: nộp thuế trước ngày 30/01 của năm sau năm mới thành lập (Ví dụ: Công ty thành lập từ ngày 05/01/2023 thì hạn cuối cùng để nộp thuế là ngày 30/01/2024).
Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh (bao gồm cả chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh): kết thúc thời gian được miễn lệ phí môn bài (năm thứ 4 kể từ năm thành lập doanh nghiệp) nộp lệ phí môn bài như sau:

Trường hợp kết thúc thời gian miễn lệ phí môn bài trong 6 tháng đầu năm: công ty được phép nộp lệ phí chậm nhất đến ngày 30/7 của năm kết thúc thời gian miễn.
Trường hợp kết thúc thời gian miễn lệ phí môn bài trong 6 tháng cuối năm: hạn cuối công ty được phép nộp lệ phí là ngày 30/01 của năm liền kề năm kết thúc thời gian miễn.

4. Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử (Token)

Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp, hỗ trợ việc kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH, ký hóa đơn,… Vì thế, công ty cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để đặt mua chữ ký số và đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế.

Khi đăng ký sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Bản sao hợp lệ Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật (ví dụ: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực).

5. Đăng ký khai và nộp thuế điện tử

Hiện nay không có quy định nào bắt buộc phải doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, tuy nhiên việc có tài khoản giao dịch online đem lại một số lợi ích, như:

Nộp thuế mà không phải đến trực tiếp ngân hàng hoặc kho bạc;
Thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng;
Thuận tiện trong giao dịch với khách hàng; tiết kiệm thời gian, chi phí;
Kiểm soát, quản lý tốt việc chi tiêu cũng như vấn đề tài chính của doanh nghiệp;

Chứng minh hợp lệ đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên. (Căn cứ: Điểm b khoản 1 Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 sửa đổi, bổ sung năm 2013)…

Đồng thời, pháp luật doanh nghiệp hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp thông báo số tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch - Đầu tư nữa, nhưng sau khi nhận có tài khoản ngân hàng, công ty vẫn phải điền thông tin trên Mẫu 08-MST Thông tư 105/2020/TT-BTC để bổ sung thêm “Thông tin đăng ký mới” rồi tiến hành thông báo cho Chi cục thuế đang quản lý trực tiếp tại nơi đặt trụ sở.

6. Đăng ký mua và Phát hành hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, nếu không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế hoặc chuyển dữ liệu muộn hơn so với thời hạn quy định thì có thể bị xử phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng (Căn cứ: Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

7. Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng

Khi mới thành lập, công ty cần lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT phù hợp, việc này không chỉ ảnh hưởng lớn đến số thuế GTGT phải nộp hàng kỳ của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng. Dựa vào nội dung Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, hiện nay có 02 phương pháp chính để tính thuế GTGT là: phương pháp khấu trừ và phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu.

Doanh nghiệp có thể căn cứ vào đối tượng khách hàng để lựa chọn phương pháp tính thuế phù hợp. Ngoài ra, cần phải tính toán thêm các yếu tố khác như phương pháp nào thì đóng thuế nhiều hơn, thuận tiện hơn, thể hiện uy tín thương hiệu tốt hơn, …

8. Tổ chức bộ máy kế toán

Căn cứ Điều 1 và Điều 2 của Luật kế toán 2015, sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì công ty phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm hoặc thuê đơn vị hành nghề để thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách kế toán; nộp các loại báo cáo thuế, quyết toán thuế, theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán. Trong trường hợp không bổ nhiệm kế toán trưởng công ty có thể bị phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng (theo Điều 17 Nghị định 41/2018/NĐ-CP).

Rất nhiều công ty mới thành lập thường bỏ qua hoặc không thực sự chú tâm đến công tác này, dẫn đến phát sinh nhiều rắc rối trong các đợt thanh tra và quyết toán thuế từ các lỗ hổng của hồ sơ sổ sách kế toán.

Do vậy, song song với việc chuẩn bị các điều kiện khác, chủ doanh nghiệp cần chú trọng tìm kiếm và bổ nhiệm kế toán để hạn chế những rủi ro về tài chính trong quá trình hoạt động.