Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán về thành lập doanh nghiệp (phần 1)

Việc lưu trữ tài liệu kế toán là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc lưu trữ đúng cách và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp truy xuất thông tin khi cần thiết, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của cơ quan nhà nước.

Thời gian lưu tối thiểu tài liệu kế toán về thành lập doanh nghiệp là bao lâu? mời quý khách tham khảo bài viết dưới đây:

1. Khái niệm về tài liệu kế toán?

Theo quy định tại Khoản 18 của Điều 3 Luật Kế toán 2015, tài liệu kế toán bao gồm một loạt các văn bản và báo cáo quan trọng đóng vai trò quyết định trong việc ghi chép, báo cáo và kiểm toán các giao dịch tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Cụ thể, tài liệu kế toán gồm:

Chứng từ kế toán: Đây là các tài liệu chứng minh việc thực hiện các giao dịch kinh doanh như hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng và các văn bản khác có giá trị pháp lý.
Sổ kế toán: Bao gồm các sổ sách và bản kê kế toán như sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản, sổ nhật ký kế toán, sổ cái ngân hàng, sổ theo dõi công nợ, và các sổ khác có chức năng ghi chép và tổng hợp thông tin kế toán.
Báo cáo tài chính: Bao gồm báo cáo tài chính bán niên, hàng niên, quý, năm của doanh nghiệp, gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài sản và nợ phải trả và báo cáo về biến động vốn chủ sở hữu.
Báo cáo kế toán quản trị: Cung cấp thông tin về hiệu quả hoạt động kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp từ quan điểm quản lý nội bộ.
Báo cáo kiểm toán: Được thực hiện bởi các đơn vị kiểm toán độc lập để đánh giá sự đúng đắn, minh bạch và phù hợp của báo cáo tài chính.
Báo cáo kiểm tra kế toán: Bao gồm các báo cáo được thực hiện bởi các cơ quan kiểm tra kế toán như cục thuế, kiểm toán nhà nước để đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế.
Tài liệu khác có liên quan đến kế toán: Như các văn bản, báo cáo và thông tin khác có ảnh hưởng đến quá trình kế toán và báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Tóm lại, tài liệu kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc ghi chép, báo cáo và kiểm toán các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và các bên liên quan để đánh giá và ra quyết định về hiệu quả hoạt động và tài chính của doanh nghiệp.

2. Thời gian lưu trữ tối thiểu đối với tài liệu kế toán về thành lập doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 9 của Nghị định số 174/2016/NĐ-CP, nơi lưu trữ tài liệu kế toán của các tổ chức và doanh nghiệp được xác định một cách cụ thể và rõ ràng, cụ thể như sau:

Tài liệu kế toán của một đơn vị sẽ được lưu trữ tại kho của chính đơn vị đó. Đảm bảo tính chính xác, minh bạch và dễ dàng truy cứu khi cần thiết. Trách nhiệm của đơn vị kế toán là đảm bảo rằng họ có đầy đủ thiết bị và phương tiện bảo quản để đảm bảo an toàn và bảo vệ tài liệu kế toán trong quá trình lưu trữ, theo quy định của pháp luật. Điều này bao gồm việc duy trì môi trường lưu trữ phù hợp để ngăn chặn sự hư hỏng hoặc mất mát của các tài liệu quan trọng.
Tuy nhiên, trong trường hợp một đơn vị không tổ chức được bộ phận hoặc kho lưu trữ tài liệu kế toán tại địa điểm của mình, họ có thể thuê các tổ chức hoặc cơ quan lưu trữ chuyên nghiệp để thực hiện công việc này. Quá trình thuê này sẽ được thực hiện dưới hình thức hợp đồng lưu trữ, tuân thủ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của tài liệu kế toán.

2.1 Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài:

Tài liệu kế toán của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam được xác định cụ thể về nơi lưu trữ. Trong thời gian hoạt động tại Việt Nam, các tài liệu kế toán này, bao gồm cả Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc được thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện.

Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp sẽ quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán, trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật. Cho phép các doanh nghiệp có sự linh hoạt trong việc quyết định về việc bảo quản tài liệu kế toán sau khi chấm dứt hoạt động tại Việt Nam, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

2.2 Đối với doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động:

Tài liệu kế toán của một doanh nghiệp đối với các trường hợp như giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án đòi hỏi sự chăm sóc và quản lý đúng đắn để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và bảo vệ thông tin kế toán của doanh nghiệp. Các tài liệu này bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ, cũng như tài liệu kế toán liên quan đến quá trình giải thể, phá sản hoặc kết thúc hoạt động. Những tài liệu này phải được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

2.3 Doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu:

Trong trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị, tài liệu kế toán cũng bao gồm các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến quá trình chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị. Những tài liệu này sẽ được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi.

(còn tiếp)