Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán về thành lập doanh nghiệp (phần 2)

Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến quá trình hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán sẽ được lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất. Thông tin kế toán liên quan đến quá trình hợp nhất được bảo quản và sử dụng một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quản lý tài liệu kế toán.

Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng cũng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan. Điều này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin liên quan đến an ninh và quốc phòng. Việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đảm bảo rằng thông tin này được bảo vệ một cách chặt chẽ và không bị lộ ra ngoài một cách trái phép.

3. Những tài liệu kế toán nào phải lưu trữ vĩnh viễn

Nghị định 174/2016/NĐ-CP đã quy định rất rõ về việc lưu trữ tài liệu kế toán vĩnh viễn, đặc biệt là đối với các đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc bảo quản thông tin kế toán, đặc biệt là những thông tin mang tính quyết định và có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của quốc gia. Theo quy định của Điều 14, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm các loại sau đây:

• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn và báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn. Đây là những tài liệu mang tính quyết định và có ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý và sử dụng tài nguyên ngân sách của đất nước và các địa phương.
• Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia. Đây là những dự án có tầm quan trọng đặc biệt đối với phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, và việc lưu trữ tài liệu kế toán liên quan đến các dự án này là cực kỳ quan trọng để đánh giá hiệu quả và tác động của chúng.
• Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Tài liệu này có tính chất đặc biệt và mang ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển và bảo vệ của quốc gia.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn được quy định cụ thể, do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, ngành hoặc địa phương quyết định, dựa trên việc xác định tính chất sử liệu và ý nghĩa quan trọng của chúng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Chỉ thông qua việc thực hiện đúng và đầy đủ các quy định này, chúng ta mới có thể đảm bảo rằng thông tin kế toán của các đơn vị được quản lý và sử dụng một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

4. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên có quan trọng không?

Trong hoạt động kinh doanh, việc lưu trữ tài liệu kế toán có tính lịch sử và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh và quốc phòng là một yếu tố cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, toàn vẹn và bảo mật của thông tin kế toán. Đồng thời cũng giúp tạo ra một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định và đánh giá hiệu suất kinh doanh một cách chính xác và đáng tin cậy.
Việc xác định những tài liệu kế toán cần phải lưu trữ vĩnh viễn là một quyết định quan trọng, điều này thường được quyết định bởi người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Trong quá trình đánh giá, họ căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể. Điều này có thể bao gồm các tài liệu như báo cáo tổng quyết toán ngân sách, báo cáo quyết toán dự án, và tài liệu khác có tính quan trọng đặc biệt đối với hoạt động kinh doanh và an ninh quốc phòng.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn của các tài liệu này phải được xác định rõ ràng, thường được quy định là không ít hơn 10 năm, trừ trường hợp tài liệu bị hủy hoại tự nhiên. Đảm bảo rằng các thông tin quan trọng này được bảo tồn một cách an toàn và hiệu quả trong suốt thời gian dài, từ đó phục vụ cho việc xác định và theo dõi các xu hướng và biến động trong hoạt động kinh doanh và quản lý của đơn vị.