Hệ thống thông tin kế toán và những điều cần biết

Hệ thống thông tin kế toán là một phần rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Vậy, hệ thống này là gì, gồm những thành phần nào và đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Bài viết này, sẽ chia sẻ đến độc giả chức năng, thành phần và những lợi ích mà hệ thống đem lại cho doanh nghiệp.

1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS - Accounting information system) là một công cụ giúp doanh nghiệp thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính - kế toán một cách tự động và hiệu quả hơn.

AIS được sử dụng bởi các chuyên gia tư vấn, ban lãnh đạo, chuyên gia phân tích kinh doanh, giám đốc tài chính (CFOs), kế toán viên, các nhà quản lý và cơ quan thuế. Các nhân viên kế toán được đào tạo chuyên sâu để sử dụng thành thạo AIS, đảm bảo chính xác và độ tin cậy cao nhất cho các giao dịch tài chính và hoạt động lưu trữ tài chính của doanh nghiệp.

2. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu trúc quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu trong phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Với vai trò quan trọng này, chức năng của hệ thống thông tin kế toán là:

Cung cấp báo cáo tài chính kịp thời đến các đối tượng liên quan như khách hàng, nhà đầu tư, kiểm toán viên và cả quản lý nội bộ.

Cập nhật và chuẩn bị những thông tin chính xác để lập kế hoạch và điều hành các hoạt động thường ngày.

Ngoài ra, hệ thống này còn hỗ trợ cho việc kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp bằng cách:

Giám sát việc tuân thủ các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Bảo vệ tài sản trí tuệ và vật chất của doanh nghiệp

Đảm bảo thông tin luôn được xử lý chính xác và kịp thời. Điều này giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả và khả năng cạnh tranh cao hơn trên thị trường.

3. Thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu trúc phức tạp được sử dụng để quản lý kho dữ liệu tài chính - kế toán của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về cách thức điều hành của AIS, hãy tìm hiểu về các thành phần của hệ thống này trong phần dưới đây.

3.1 Con người

Thành phần con người trong hệ thống thông tin kế toán được hiểu là người dùng hệ thống. Những đối tượng sử dụng này có vai trò tiếp nhận, xử lý và sử dụng thông tin từ hệ thống. Cụ thể, hệ thống này được sử dụng bởi các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán, tư vấn, phân tích kinh doanh, quản lý tài chính và kiểm toán viên. Với hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, tất cả nhân viên trong tổ chức được ủy quyền truy cập và nhận thông tin cần thiết. Người dùng được cung cấp khả năng theo dõi, xử lý và báo cáo dữ liệu kế toán một cách chính xác và nhất quán. Điều này giúp tăng cường sự hiểu biết về tình hình tài chính, quản lý rủi ro và ra quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác và đáng tin cậy.

Ngoài ra, hệ thống cũng cần được thiết kế để phục vụ cho các bên liên quan bên ngoài, bao gồm khách hàng, nhà đầu tư và kiểm toán viên. Không chỉ nhân viên nội bộ, hệ thống cũng giúp đơn giản hóa việc chia sẻ thông tin với các bên liên quan ngoài doanh nghiệp.

3.2 Dữ liệu

AIS là trợ thủ đắc lực trong doanh nghiệp vì lưu trữ và xử lý lượng thông tin khổng lồ. Để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải được cấu trúc theo một cơ sở dữ liệu giống như SQL, một ngôn ngữ truy vấn cấu trúc phổ biến trong lĩnh vực cơ sở dữ liệu.

Để đáp ứng nhu cầu của từng người dùng khác nhau, hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế với nhiều đầu vào và định dạng đầu ra khác nhau. Các loại dữ liệu trong hệ thống cũng phụ thuộc vào quy mô và loại hình của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về:

Chứng từ bán hàng

Bảng kê khai thanh toán của khách hàng

Tài liệu phân tích kinh doanh

Yêu cầu đặt hàng

Hóa đơn giao dịch từ đơn vị cung cấp

Kiểm tra sổ đăng ký

Sổ cái chung

Dữ liệu điều tra

Thông tin liên quan đến biên chế, bảng chấm công và báo cáo thuế.

Với việc lưu trữ tất cả các loại dữ liệu này ở một vị trí duy nhất, hệ thống thông tin kế toán tạo điều kiện cho hoạt động lưu trữ hồ sơ, phân tích, báo cáo, kiểm toán hay ra quyết định. Nhờ hệ thống này, dữ liệu có đầy đủ, chính xác và tin cậy, từ đó kiến thành cơ sở để tạo ra những báo cáo kế toán quan trọng và hỗ trợ các quyết định kinh doanh.

3.3 Thủ tục và hướng dẫn

Trong hệ thống thông tin kế toán, thành phần thủ tục và hướng dẫn đóng vai trò quan trọng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những công việc này đều hoạt động một cách tự động và có thể thu thập dữ liệu từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài.

Ví dụ như nhân viên trong doanh nghiệp (nội bộ) và các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng (bên ngoài). Để đảm bảo tính hiệu quả và nhất quán của hệ thống thông tin kế toán, các thủ tục và hướng dẫn cần được mã hóa và hướng dẫn bằng tài liệu và đào tạo. Ngoài ra, sự đảm bảo tuân thủ các thủ tục và hướng dẫn cũng là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán.

3.4 Phần mềm

Các chương trình máy tính trong hệ thống quản lý thông tin kế toán được phát triển ngày càng tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Những phần mềm kế toán online này có nhiều tính năng và tiện ích đa dạng, giúp cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp được hiệu quả hơn và đơn giản hóa các công việc liên quan đến kế toán.

Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm trong hệ thống quản lý thông tin kế toán ngày càng trở nên dễ sử dụng và thân thiện hơn với người dùng. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng sử dụng và quản lý các thông tin tài chính của mình một cách thuận tiện và nhanh chóng.

3.5 Cơ sở hạ tầng IT

Cơ sở hạ tầng IT được sử dụng để vận hành AIS bao gồm các thành phần cần thiết như: Máy tính, máy chủ, máy in, thiết bị di động, bộ ổn áp, bộ định tuyến (router), thiết bị lưu trữ và nguồn cung cấp điện dự phòng (UPS, máy phát điện). Để chọn được phần cứng phù hợp cho hệ thống AIS, các doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như chi phí, tốc độ, khả năng lưu trữ, khả năng mở rộng và nâng cấp hệ thống.

Việc chọn phần cứng phù hợp không chỉ đảm bảo tính tương thích mà còn tối ưu hóa hiệu suất của hệ thống. Để đáp ứng nhu cầu, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một hệ thống chìa khóa trao tay bao gồm cả phần cứng và phần mềm để đảm bảo sự tương thích và tính tối ưu.

Ngoài ra, một hệ thống AIS tốt cần phải có kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, thay thế và nâng cấp các bộ phận của hệ thống phần cứng. Nếu phần cứng bị hỏng và lỗi thời, doanh nghiệp sẽ phải để ý cao độ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhạy cảm.

3.6 Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một yếu tố bảo mật vô cùng quan trọng để bảo vệ các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp đơn giản như cài mật khẩu hoặc phức tạp hơn là nhận dạng sinh trắc học: Nhận dạng dấu vân tay, giọng nói, và khuôn mặt. Hệ thống thông tin kế toán cần phải có các biện pháp kiểm soát nội bộ. Điều này nhằm ngăn chặn các truy cập trái phép vào máy tính và giới hạn quyền truy cập của những người dùng được ủy quyền, kể cả những người dùng trong doanh nghiệp. Chúng ta cần ngăn chặn việc truy cập trái phép vào các tệp tin mà chỉ được phép truy cập vào các phần được chọn của hệ thống.

Hệ thống thông tin kế toán cũng chứa các thông tin mật không chỉ của doanh nghiệp mà còn của nhân viên và khách hàng. Dữ liệu này có thể bao gồm các thông tin như:

Số CMND/CCCD

Số BHXH, BHYT

Thông tin về tiền lương và nhân sự

Số thẻ tín dụng

Thông tin khách hàng

Thông tin tài chính của doanh nghiệp và thông tin tài chính của nhà cung cấp

Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu trên hệ thống, tất cả dữ liệu trong hệ thống phải được mã hóa và cần giám sát lịch sử truy cập hệ thống. Ngoài ra, các hoạt động trên hệ thống cần được theo dõi để phát hiện và ngăn chặn các hành vi trái phép.

Để bảo vệ hệ thống khỏi virus, tin tặc và các mối đe dọa từ bên ngoài cũng như bên trong, hệ thống thông tin kế toán cần được bảo vệ với các biện pháp an ninh mạng thích hợp. Đồng thời, các thảm họa như hỏa hoạn, lũ lụt, động đất và mất điện cũng có thể làm mất dữ liệu quan trọng trên hệ thống. Do đó, cần phải đưa ra các biện pháp phòng ngừa và đề phòng để giảm thiểu hậu quả.

4. Cách xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

4.1 Thiết kế

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một phần không thể thiếu trong việc quản lý kế toán của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc xây dựng và hoàn thiện AIS vẫn đang gặp phải nhiều khó khăn. Để thực hiện được vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, 4 yếu tố sau đây sẽ giúp độc giả thiết kế hệ thống AIS một cách hiệu quả:

Đầu tiên, kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán doanh nghiệp là cần thiết. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin kế toán và đồng thời đáp ứng được các nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Thứ hai, thiết kế quy trình luân chuyển cho chứng từ kế toán là một bước quan trọng. Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin kế toán, từ đó giúp quản lý dễ dàng hơn và tránh được các sai sót.

Thứ ba, cung cấp thông tin quản trị nhờ vào hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán.

Cuối cùng, tổ chức hệ thống báo cáo một cách phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Hệ thống báo cáo này giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời, từ đó giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững hơn trong tương lai.

4.2 Kiểm soát

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vấn đề bảo mật cho hệ thống này cũng là một trong những thách thức doanh nghiệp cần quan tâm. Để xây dựng hệ thống thông tin kế toán an toàn, hãy lưu ý một số biện pháp quan trọng như:

Ngăn chặn những truy cập bất hợp pháp vào hệ thống

Giám sát và quản lý các hoạt động truy cập vào hệ thống

Bảo vệ các thiết bị xử lý khỏi sự xâm nhập vật lý

Áp dụng các hệ thống công nghệ hiện đại để hỗ trợ bảo mật

Đảm bảo bảo mật cho các dữ liệu kế toán được lưu trữ

Bảo vệ dữ liệu khi truyền tải đi

Tạo các bản sao lưu và lưu trữ cẩn thận phòng khi gặp sự cố

Bằng việc thực hiện đầy đủ các biện pháp bảo mật, các doanh nghiệp sẽ có thể tăng cường đáng kể tính bảo mật và an toàn cho hệ thống thông tin kế toán của mình.