Hồ sơ và thủ tục kê khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp chi tiết nhất

• Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn
• Quyết định bổ nhiệm kế toán
• Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc
• Phiếu đăng ký thông tin doanh nghiệp (tùy thuộc vào từng quận có yêu cầu không)
• Tờ khai lệ phí môn bài (tùy từng quận)
• Chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Giấy ủy quyền (dùng trong trường hợp cá nhân đại diện đi nộp hồ sơ)

a. Công văn đăng ký hình thức kế toán

Hồ sơ cần chuẩn bị 2 bản, nội dung văn bản gồm: Loại hóa đơn sử dụng, chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán, hình thức ghi sổ kế toán, hình thức nhập xuất hàng hóa, hình thức kế toán.

b. Công văn đăng ký chế độ kế toán áp dụng

Chuẩn bị 2 bản, chế độ kế toán mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ áp dụng được quy định tại thông tư 133/2016/TT-BTC. Tuy nhiên một số kế toán khi học trên lý thuyết, hệ thống tài khoản lại không theo thông tư 133/2016/TT-BTC. Vì vậy, doanh nghiệp có thể làm công văn đăng ký chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC để thuận lợi hơn cho công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp phải cam kết về việc trong vòng 2 năm sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

c. Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định

Doanh nghiệp sẽ dựa vào thông tư 45/2013/TT-BTC để đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế. Hiện nay, các phương pháp trích khấu hao tài sản cố định phổ biến: Khấu theo theo số dư giảm dần có điều chỉnh, khấu hao theo đường thẳng, khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm…

d. Giấy ủy quyền

Hãy chuẩn bị một tờ giấy ủy quyền trước khi đến nộp hồ sơ đăng ký thuế ban đầu nếu bạn không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp.

2. Thủ tục cần hoàn tất trước khi nộp hồ sơ khai thuế

Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty: Một số nội dung cần thể hiện đầy đủ trên bản hiệu là địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế công ty, tên công ty… Người quản lý thuế sẽ tới tận công ty để kiểm tra xem doanh nghiệp có tình trạng hoạt động như thế nào, bảng hiệu đã được chuẩn bị, treo đầy đủ chưa.

Mua chữ ký số (chứng thư số/token): Đây là điều bắt buộc, nó dùng để nộp tờ khai lệ phí môn bài lên Tổng cục thuế.

Mở tài khoản ngân hàng cho công ty và nộp tiền vào tài khoản. Sau khi hoàn thành các bước này, dùng chữ ký số trình tiền trong tài khoản để nộp tiền vào Kho bạc nhà nước khoản tiền lệ phí môn bài.

3. Thời hạn và nơi nộp kê khai thuế ban đầu

Tùy thuộc doanh nghiệp của bạn đầu tư bằng hình thức nào, phiếu chuyển tương ứng sẽ được Sở Kế Hoạch Đầu Tư chuyển về Cục/Chi cục thuế để doanh nghiệp nắm rõ và liên hệ làm việc trực tiếp.

a. Nơi nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Cục thuế quận/huyện nơi công ty đặt trụ sở chính là cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Trên phiếu Thông Báo Về Cơ Quan Thuế Quản Lý gửi về doanh nghiệp sẽ ghi rõ vấn đề này. Sau khi hoàn thành bước thành lập công ty, Sở kế hoạch đầu tư sẽ trả kèm thông báo về cơ quan thuế và giấy phép kinh doanh.
b. Thời hạn nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Trong trường hợp doanh nghiệp bắt đầu sản xuất kinh doanh ngay sau khi nhận giấy phép kinh doanh thì ngày cuối cùng của tháng ghi trên giấy phép kinh doanh chính là thời hạn nộp hồ sơ đăng ký thuế ban đầu. Hoặc, trong trường hợp doanh nghiệp nhận được giấy phép kinh doanh nhưng chưa đi vào hoạt động thì thời hạn trong 30 ngày kể từ ngày ghi trên giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên, nếu có thể hãy cố gắng hoàn thiện ngay thủ tục kê khai thuế ban đầu trong khoảng thời gian sớm nhất.

4. Các bước làm thủ tục kê khai thuế ban đầu

a. Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số

Sau khi nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh, kèm thông tin về mã số thuế doanh nghiệp, các anh chị kế toán cần đăng ký một tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số để tiện cho công việc tiếp theo. Bởi, doanh nghiệp muốn nộp được tiền thuế điện tử và hồ sơ khai thuế điện tử cho Chi cục thuế cần phải có chữ ký số để kê khai qua mạng và nộp tiền thuế điện tử qua tài khoản ngân hàng.

Các anh chị kế toán cần liên hệ với ngân hàng mà doanh nghiệp muốn làm việc để hiểu về thủ tục mở tài khoản. Hiện tại, trên thị trường có rất nhiều chữ ký số uy tín, các công ty nên chọn những hãng lớn, mặc dù chi phí có hơi đắt hơn với thị trường nhưng sẽ hỗ trợ, đảm bảo hơn về mặt kỹ thuật.
Trình tự thực hiện: Lên website đăng ký 1 tài khoản doanh nghiệp. Sau khi có tài khoản đăng nhập các anh chị mới có thể đăng ký qua mạng tài khoản ngân hàng.

b. Kê khai và nộp tiền thuế môn bài

Bước tiếp theo sau mua chữ ký số và lập tài khoản ngân hàng là kê khai thuế môn bài và nộp tiền thuế môn bài. Cần lưu ý thời gian nộp bởi lẽ chậm sẽ bị phạt. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng mà doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh.
Ví dụ: Doanh nghiệp X thành lập ngày 1/8/2021 thì thời hạn nộp tiền thuế môn bài và tờ khai là 31/8/2021.

Các anh chị kế toán có thể dùng phần mềm HTKK để kê khai sau đó kết xuất XML nộp qua mạng. Hoặc anh chị kê khai trực tiếp trên nhận tờ khai, thuế điện tử. Tờ khai thuế môn bài đã nộp thành công, các anh chị kế toán cần tiến hành nộp tiền thuế môn bài luôn để tránh chậm trễ bị phạt.

c. Lựa chọn phương pháp kê khai thuế GTGT, TNCN và hóa đơn

Hiện tại, có 2 phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng là trực tiếp và gián tiếp theo 2 kỳ kê khai là tháng hoặc túy. Những doanh nghiệp mới thành lập thường kê khai theo quý. Ngày thứ 30 của tháng đầu tiên quý sau, doanh nghiệp sẽ đến hạn nộp từ khai thuế giá trị gia tăng.

Ví dụ: Doanh nghiệp thành lập ngày 20/6/2021, thuộc quý 2 năm 2021 thì thời hạn mà doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng là 30/7/2021.

Về hóa đơn điện tử, các danh chị kế toán có thể liên hệ các bên có uy tín lớn để lựa chọn phù hợp, tiện cho công việc sau này. Hiện tại MISA đang là một trong những doanh nghiệp đi đầu, uy tín về cung cấp hóa đơn điện tử. Sau khi đã có hóa đơn điện tử, trước khi sử dụng cần làm thông báo phát hành hóa đơn. Nếu sử dụng mà chưa làm thông báo phát hành sẽ bị phạt.

Doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn bans hàng nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn sẽ được cấp ở Chi cục thuế quản lý doanh nghiệp, các anh chị kế toán có thể lên đó để làm thủ tục mua.

Các doanh nghiệp không cần nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Nếu như có lãi, các anh chị kế toán có thể dựa vào tình hình kết quả hoạt động của doanh nghiệp để tự tạm tính rồi đi nộp.

d. Lựa chọn hình thức kế toán và khấu hao tài sản cố định

Chế độ kế toán sẽ dựa vào quy mô doanh nghiệp để xác định phù hợp. Chẳng hạn, doanh nghiệp lớn sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 200 tuy nhiên doanh nghiệp nhỏ lại sử dụng chế độ kế toán theo thông tư 133. Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: “Doanh nghiệp tự quyết định phương pháp trích khấu hao, thời gian trích khấu hao TSCĐ theo quy định tại Thông tư này và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi bắt đầu thực hiện.” Nghĩa là, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế trước khi bắt đầu thực hiện trích khấu hao tài sản cố định.