Kiểm toán nội bộ - Các bước thực hiện, tầng suất thực hiện, các bước chuẩn bị | Công ty Dịch vụ Kế toán và Kiểm toán Nhật bản.(AGS-VINA)

1. Kiểm toán nội bộ là gì?

Kiểm toán nội bộ là hoạt động đánh giá các quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Các cuộc kiểm toán này giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ luật và quy định, đồng thời giúp duy trì việc báo cáo dữ liệu tài chính chính xác và kịp thời.

Đánh giá nội bộ thường xuyên được lên lịch là điều cần thiết trong nhiều ngành công nghiệp. Với chúng, chủ doanh nghiệp có thể tìm ra những điểm khó khăn trong hoạt động một cách hiệu quả, cho phép họ xác định các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình làm việc trước khi chúng trở nên rõ ràng trong một cuộc đánh giá bên ngoài. Đánh giá nội bộ thường xuyên cũng cung cấp khả năng quản lý rủi ro và bảo vệ chống lại gian lận tiềm ẩn, lãng phí hoặc lạm dụng tài chính trong doanh nghiệp của bạn.

2. Các bước trong quy trình kiểm tra nội bộ

Đầu tiên, ban giám đốc sẽ xác định một bộ phận mà họ muốn kiểm toán. Tiếp theo, kiểm toán viên nội bộ sẽ cố gắng thu thập hiểu biết về quy trình kiểm soát nội bộ hiện tại và tiến hành kiểm tra thực địa. Đây là nơi bắt đầu kiểm toán bộ phận thực tế.

Khi họ đã kết thúc đánh giá, kiểm toán viên sẽ liên hệ với Ban Giám đốc về các vấn đề mà họ đã xác định, chuẩn bị báo cáo, xem xét báo cáo với Ban Giám đốc và theo dõi với Ban Giám đốc để đảm bảo các khuyến nghị đã đề xuất được áp dụng.

3. Điều gì xảy ra trong quá trình đánh giá nội bộ?

Trong cuộc đánh giá, kiểm toán viên được giao nhiệm vụ sẽ quan sát, ghi chép, xem xét tài liệu và phỏng vấn nhân viên. kiểm toán viên thường sẽ đặt câu hỏi và kiểm tra kiến thức của nhân viên về các mục tiêu tổng thể, tiêu chuẩn an toàn, đào tạo, các quy tắc và quy định tuân thủ của công ty bạn.

Khi kiểm toán viên hài lòng với cuộc điều tra của họ, họ sẽ thông báo tóm tắt cho Ban Giám đốc về kết quả. Trong cuộc họp, kiểm toán viên sẽ truyền đạt những điểm mạnh và điểm yếu của bộ phận trong khi đưa ra các khuyến nghị của họ. Họ cũng sẽ xác minh thông tin chi tiết với ban quản lý về độ chính xác và yêu cầu mọi tranh chấp.

Khi các thông tin chi tiết được thỏa mãn, báo cáo của kiểm toán viên sẽ được hoàn thiện và Ban Giám đốc kỳ vọng về các sửa chữa sẽ được thực hiện. Ban Giám đốc và kiểm toán viên sẽ cam kết đưa ra một mốc thời gian để khắc phục mọi vấn đề. Khi tất cả các vấn đề đã thống nhất được thực hiện một cách thỏa đáng, cuộc kiểm toán chính thức kết thúc.

4. Kiểm toán nội bộ được thực hiện thường xuyên như thế nào?

Kiểm toán nội bộ có thể được tiến hành hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm tùy thuộc vào hoàn cảnh và lịch trình phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

Kiểm toán là những công cụ nên được ban lãnh đạo sử dụng để thực hiện đánh giá tổng thể về hoạt động kinh doanh của họ và từng bộ phận bên trong. Nói chung, đánh giá nội bộ cần được thực hiện đủ thường xuyên để phát hiện các vấn đề và ngăn ngừa các vấn đề tuân thủ.

Các cuộc đánh giá nội bộ có thể được lên lịch trước để bộ phận có thời gian chuẩn bị tài liệu và thông tin, hoặc cũng có thể diễn ra một cách bất ngờ nếu nghi ngờ có hoạt động sai phạm, phi đạo đức hoặc bất hợp pháp.

5. Cách chuẩn bị cho một cuộc đánh giá nội bộ

5.1. Lập kế hoạch kiểm toán nội bộ

Kế hoạch kiểm toán nội bộ là danh sách tất cả các nhiệm vụ và nghĩa vụ kiểm toán sẽ cần được tiến hành trong khoảng thời gian đã thỏa thuận. Việc này phải được chuẩn bị với kiểm toán viên và được nhóm quản lý xem xét. Điều quan trọng là phải xác định các bước, thủ tục cụ thể và trọng tâm chính của cuộc đánh giá.

5.2. Chuẩn bị cho nhân viên của bạn

Nếu cuộc kiểm toán là theo quy định, thì thông lệ tốt là thông báo cho các bộ phận để họ có thể chuẩn bị sẵn mọi tài liệu và tài liệu cần thiết về tài chính. Các bộ phận được kiểm toán cũng sẽ tham gia vào việc thực hiện các thay đổi cần thiết do kiểm toán viên khuyến nghị như các yêu cầu đào tạo mới hoặc các sửa đổi trong chính sách tuân thủ.

5.3. Ai thực hiện kiểm toán nội bộ?

Kiểm toán nội bộ thường được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ là nhân viên của công ty. Kiểm toán viên nội bộ không cần phải là kế toán viên công có chứng chỉ, nhưng có thể đạt được chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ được chứng nhận.

5.4. Tại sao kiểm toán nội bộ được thực hiện?

Mục đích chính của kiểm toán nội bộ là đánh giá và cải thiện hiệu quả của quản trị và hoạt động, cung cấp khả năng quản lý rủi ro và cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các quy trình tài chính quan trọng trong doanh nghiệp của bạn.

Một cuộc đánh giá được thực hiện đúng cách sẽ xác định các lĩnh vực cần quan tâm trong một bộ phận và trình bày chúng với ban giám đốc một cách dễ hiểu. Điều này cho phép ban lãnh đạo đưa ra các quyết định sáng suốt về cách sửa chữa các vấn đề trong tương lai và tạo ra các kế hoạch hành động cần thiết cho những sai lệch.