Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.

b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.

c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.

d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.

đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.

• Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước.
• Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước.

• Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.

• Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
• Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
• Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).

• Số tiền khách hàng đã trả nợ.
• Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
• Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
• Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).
• Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
• Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).

• Số tiền còn phải thu của khách hàng.

• Số phí BHTG phải thu phát sinh trong kỳ của các tổ chức tham gia BHTG;
• Số tiền phạt phải thu phát sinh trong kỳ của tổ chức tham gia BHTG.

• Số phí BHTG và số tiền phạt đã thu của tổ chức tham gia BHTG;
• Số phí BHTG và số tiền phạt đã được xử lý xóa nợ cho tổ chức tham gia BHTG khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

• Tài khoản 1311 - Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG: Phản ánh số phí BHTG phải thu của các tổ chức tham gia BHTG;
• Tài khoản 1312 - Phải thu tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG: Phản ánh số tiền phạt do vi phạm về xác định số phí BHTG và thời hạn nộp phí phải thu của tổ chức tham gia BHTG;
• Tài khoản 1318 - Phải thu khác của khách hàng: Phản ánh các khoản phải thu khác của khách hàng ngoài các khoản phải thu phí BHTG và tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG được phản ánh ở các TK 1311, 1312.

• Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;
• Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:

• Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch)

• Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:

• Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:

• Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:

• Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:

• Trường hợp Trụ sở chính thu phí BHTG, kế toán ở Trụ sở chính ghi:

• Trường hợp Chi nhánh thu phí BHTG, kế toán Chi nhánh ghi:

• Trường hợp Trụ sở chính thu phí BHTG, kế toán ở Trụ sở chính ghi:

• Trường hợp Chi nhánh thu phí BHTG, kế toán Chi nhánh ghi:

• Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về số tiền phạt phải thu của tổ chức tham gia BHTG, ghi:

• Khi thu được tiền phạt từ các tổ chức tham gia BHTG, ghi:

• Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép xử lý xóa nợ tiền phạt phải thu của tổ chức tham gia BHTG, ghi:

• Khi phát sinh khoản thu về hoạt động tư vấn, đào tạo nghiệp vụ BHTG cho các tổ chức tham gia BHTG, ghi:

• Khi nộp thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo mức khoán và được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn đối với hoạt động tư vấn, đào tạo theo quy định của pháp luật về thuế, ghi:

• Khi thu được tiền của hoạt động tư vấn, đào tạo nghiệp vụ BHTG, ghi:

• Khi cho thuê tài sản, kế toán phản ánh khoản thu phải phù hợp với dịch vụ cho thuê tài sản đã hoàn thành từng kỳ, ghi:

• Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN theo mức khoán và được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn đối với dịch vụ cho thuê tài sản theo quy định của pháp luật về thuế, ghi:

• Định kỳ, kế toán phản ánh doanh thu phải phù hợp với dịch vụ cho thuê tài sản đã hoàn thành từng kỳ, ghi:

• Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN theo mức khoán và được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn đối với dịch vụ cho thuê tài sản theo quy định của pháp luật về thuế, ghi:

• Khi thu được tiền của dịch vụ cho thuê tài sản, ghi:

• Phản ánh số thu nhập về thanh lý, nhượng bán TSCĐ:

• Đồng thời ghi giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán, ghi:

• Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN theo mức khoán và được cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn do thanh lý, nhượng bán TSCĐ theo quy định của pháp luật về thuế, ghi:

Nguồn: Điều 18 Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Số 200/2014/TT-BTC