Khái niệm và kế toán xuất nhập khẩu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển thì việc trao đổi hàng hóa trong nước với nước ngoài ngày càng được mở rộng. Đối với những doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực xuất nhập khẩu thì kế toán chuyên về xuất nhập khẩu đóng vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý hàng hóa và dòng tiền.

Vậy nghiệp vụ của kế toán xuất nhập khẩu là gì? Họ cần lưu ý những gì trong quá trình thực hiện công việc? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.

1. Nhiệm vụ của kế toán xuất - nhập khẩu

Phản ánh và kiểm tra tình hình ký kết, thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, kiểm tra việc bảo đảm an toàn hàng hóa xuất nhập khẩu cả về số lượng và giá trị.
Tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ hàng hóa, nghiệp vụ thanh toán ngoại thương một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán thuế còn có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tình hình thanh toán giữa các bên, phản ánh tình hình tiêu thụ từng mặt hàng, nhóm hàng cả về số lượng và chất lượng chính xác kịp thời.
Xác định chính xác, đầy đủ chi phí cho hàng xuất nhập khẩu theo từng khâu, từng giai đoạn, phải sử dụng tiết kiệm vật tư, nguồn vốn đảm bảo an toàn cho hàng nhập khẩu, từ đó bảo toàn vốn và phát triển vốn kinh doanh.
Cung cấp các số liệu, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Kiểm tra, phân tích các chỉ tiêu tài chính phục vụ cho công tác lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện lập kế hoạch.

2. Công việc của Kế toán xuất - nhập khẩu

Làm hồ sơ kê khai Hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu, kiểm kê hàng hóa cùng với Hải quan.
Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu, hạch toán kết quả kinh doanh, làm chứng từ xin phép thông quan.
Cập nhật thông tin về tỷ giá ngoại tệ thường xuyên trong ngày.
Giao dịch ngân hàng.
Làm thủ tục mở L/C, hay thanh toán T/T cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
Giải quyết bộ chứng từ bất hợp pháp, để làm được thủ tục Hải quan, để xuất được hàng ra khỏi cảng.
Lo các thủ tục làm bộ chứng từ khi xuất khẩu hàng để giao cho ngân hàng nhờ thu hộ tiền.
Nộp thuế xuất nhập khẩu và giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước.
Hạch toán và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ và hạch toán vào sổ kế toán và phần mềm.
Xử lý xuất – nhập hàng hóa cho khách hàng và nội bộ công ty.
Xử lý các thông tin, quy trình kế toán nội bộ để thực hiện.
Kiểm soát theo dõi quy trình hàng hóa, tồn khi trong công ty.
Theo dõi đốc thúc và thu hồi công nợ của khách hàng.

3. Nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu

3.1. Phương pháp và quy trình hạch toán kế toán hàng nhập khẩu

3.1.1. Căn cứ vào bộ chứng từ nhập khẩu

Bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm: Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói packing list, đơn đặt hàng, vận đơn, tờ khai, giấy tờ chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu…sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 151 – Hàng đi đường (nếu hàng chưa về nhập kho).

Nợ TK 156, 158 – Hàng hóa, hàng kho bảo thuế (nếu hàng đã về nhập kho).

Có TK 331- Phải trả cho người bán.

Lưu ý: Kế toán hạch toán theo dõi đúng loại ngoại tệ của giao dịch phát sinh và quy đổi ra đồng VND theo tỷ giá thực tế quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

3.1.2. Căn cứ vào bộ chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu

Bộ chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu bao gồm: Tờ khai hải quan, giấy nộp lệ phí hải quan hàng xuất nhập khẩu, giấy đề nghị thanh toán…sẽ hạch toán như sau:

– Hạch toán thuế nhập khẩu,thuế tiêu thụ đặc biệt khâu nhập khẩu:

Nợ TK 151, 156 – Hàng đi đường hoặc hàng hóa.

Có TK 3333 – Thuế nhập khẩu.

Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.

– Hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.

Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

– Hạch toán thanh toán thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT hàng nhập khẩu:

Nợ TK 3333, 3332 – Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.

Nợ TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Có TK 111, TK 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

3.1.3. Căn cứ vào chứng từ logistic

Chứng từ logistic là những chi phí có liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng, tính từ thời điểm đặt hàng đến lúc nhập hàng về kho (hóa đơn GTGT của các hãng tàu, đại lý logistic, cơ quan hải quan…sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 151, 156 – Hàng đi đường hoặc hàng hóa.

Có TK 331 – Phải trả người bán.

Lưu ý: Kế toán tiến hành phân bổ chi phí logistic cho từng mã hàng hóa của lô hàng nhập khẩu. Tiêu thức phân bổ: theo trị giá hoặc theo số lượng, phân bổ toàn phần hoặc phân bổ từng phần tùy thuộc vào thực tế phát sinh.

3.1.4. Căn cứ vào chứng từ thanh toán lô hàng nhập khẩu

Chứng từ thanh toán lô hàng nhập khẩu sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán.

Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

Lưu ý:

Nếu phát sinh giao dịch thanh toán L/C (letter credit), kế toán cần hạch toán qua tài khoản 244 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.

Hàng nhập khẩu thường được thanh toán bằng ngoại tệ (không phải tiền Việt nam đồng). Do đó kế toán phải ghi nhận chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thanh toán. Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 515. Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 635.

Cuối năm tài chính, tại thời điểm lập BCTC, Kế toán phải tiến hành đánh giá lại tỷ giá hối đoái của khoản mục tiền tệ tương ứng với số dư bên có của TK 331. Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 515. Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 635.

3.1.5. Căn cứ vào chứng từ thanh toán phí logistic

Chứng từ thanh toán phí logistic sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán.

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

3.2. Hạch toán thuế xuất nhập khẩu

3.2.1. Căn cứ vào bộ chứng từ xuất khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thương mại, đơn đặt hàng, đơn giao hàng, hợp đồng, tờ khai, giấy tờ chứng minh hàng đủ điều kiện xuất khẩu…sẽ hạch toán như sau:

– Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Nếu khách hàng trả tiền ngay).

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (Nếu khách hàng chưa thanh toán).

Có TK 511 – Doanh thu.

Có TK 333 – Thuế phải nộp NS (chi tiết các loại thuế xuất khẩu phải nộp nếu có)

– Ghi nhận giá vốn:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán:

Có TK 156, 158 – Hàng hóa, hàng kho bảo thuế.

Lưu ý:

Trường hợp xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, thì không cần xuất hóa đơn GTGT mà chỉ cần hóa đơn thương mại Commercial invoice.

Kế toán cần hạch toán theo dõi đúng loại ngoại tệ tương ứng với giao dịch phát sinh và quy đổi ra đồng VND theo tỷ giá thực tế quy định tại thông tư 200/2014/TT-BTC.

3.2.2. Căn cứ vào hóa đơn logistic của các công ty logistic, đại lý logistic

Chi phí làm hàng, chi phí vận chuyển, chi phí mở tờ khai…tính từ thời điểm xuất hàng ra khỏi kho đến khi hàng hóa đã được giao cho khách hàng, hạch toán như sau:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.

Có TK 331 – Phải trả người bán.

3.2.3. Căn cứ vào chứng từ nộp thuế xuất khẩu

Nếu có chứng từ nộp thuế xuất khẩu thì sẽ hạch toán như sau:

Nợ TK 333 – Thuế xuất khẩu phải nộp NSNN (chi tiết rõ loại thuế XK phải nộp).

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

3.2.4. Căn cứ vào chứng từ thu tiền bán hàng ( Giấy báo có của ngân hàng )

Cách hạch toán trong trường hợp này như sau:

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.

Cớ TK 131 – Phải thu khách hàng.

Lưu ý:

Hàng xuất khẩu thường được thanh toán bằng ngoại tệ (không phải tiền Việt nam đồng). Do đó kế toán phải ghi nhận chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thanh toán. Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 515. Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 635.

Cuối năm tài chính, tại thời điểm lập BCTC, Kế toán phải tiến hành đánh giá lại tỷ giá hối đoái của khoản mục tiền tệ tương ứng với số dư bên nợ của TK 131. Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 515. Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 635.

3.2.5. Căn cứ vào chứng từ thanh toán tiền cho công ty, đại lý logistic, hạch toán như sau:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán.

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

4. Lưu ý khi làm kế toán xuất nhập khẩu

4.1. Hồ sơ nhập khẩu nên kẹp đầy đủ các chứng từ

Kế toán kẹp đầy đủ các giấy tờ sau vào hồ sơ nhập khẩu:

Tờ khai hải quan và những phụ lục.
Hợp đồng ngoại (Contract).
Hóa đơn bên bán (Invoice).
Những giầy tờ khác của lô hàng như : chứng nhận cỗi nguồn, tiêu chuẩn chất lượng…
Những hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu như : bảo hiểm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho…
Giấy nộp tiền vào NSNN.
Thông báo nộp thuế/ UNC thuế.
Lệnh chi/ UNC thanh toán công nợ ngoại tệ người bán.

4.2. Bút toán hạch toán

Lúc nhận được tờ khai và bộ thủ tục về hàng hóa, kế toán lưu ý ghi :

– Hạch toán giá mua :

Nợ TK 156,211.

Có TK 331: Số tiền = giá mua hàng theo hợp đồng giá gốc ngoại tệ x tỷ giá (thường nhật sẽ lấy theo tỷ giá trên tờ khai để dễ theo dõi).

Lưu ý: gốc ngoại tệ được lấy theo hợp đồng hoặc invoice (không phải trên tờ khai hải quan) vì số tiền trên tờ khai lệ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng.

– Hạch toán thuế nhập khẩu:

Nợ TK 156/211.

Có TK 3333: số thuế nhập khẩu trên tờ khai hải quan.

– Hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu:

Nợ TK 1331.

Có TK 33312: số thuế GTGT nhập khẩu trên tờ khai hải quan.

– Hạch toán các chi phí liên khác trong giai đoạn nhập cho đến khi hàng về nhập kho ( vận chuyển, bảo hiểm, phí khác… ) căn cứ vào hóa đơn GTGT của những đơn vị cung cấp dịch vụ , kế toán ghi :

Nợ TK 156: trị giá dịch vụ.

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.

Có Tk 331,111: Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn.

Lưu ý : nội dung định khoản nên ghi rõ loại phí và số tờ khai hải quan mà nó chuyên dụng cho.

4.3. Giai đoạn trả tiền hàng nhập khẩu

– Chênh lệch tỷ giá (CLTG).

– Kí quỹ (xác định trong case study ngân hàng đề xuất kĩ quỹ và sử dụng để trả tiền luôn – ko giải tỏa kí quỹ trả về TK công ty):

Nợ 331 = trị giá ngoại tế x tỷ giá tại thời khắc kí quỹ

Có 112 = trị giá ngoại tế x tỷ giá tại thời khắc kí quỹ

– Thanh toán phần còn lại:

Nợ 331 = giá trị ngoại tệ x tỷ giá tại thời khắc thanh toán phần còn lại

Có 112 = giá trị ngoại tệ x tỷ giá tại thời khắc thanh toán phần còn lại

– Lập bảng tổng hợp chênh lệch tỷ giá cho từng tớ khai, căn cứ vào kết quả CLTG để có bút toán lỗ hoặc lãi CLTG kế toán ghi:

Nợ 331

Có 515

hoặc

Nợ 635

Có 331

5. Lưu ý về giá tính thuế nhập khẩu

Theo quy định giá tính thuế nhập khẩu là giá mua cộng những chi phí nhập hàng cho đến thời khắc hàng tới cầu cảng Việt Nam, nóp khá tương đồng với các điều kiện C ( như CIF, C& F) cho dù hợp đồng kí với điều kiện nào đi nữa.

Kế toán cần căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng được ghi trên tờ khai và đối chiếu với hợp đồng hoặc hóa đơn để xác định giá ngoại tệ nhập 1 cách chuẩn xác. Đây cũng chính là lý do vì sao trên những tờ khai hải quan bạn đọc thường thấy có ghi các khoản phí như : I, F, THC …, chỉ là phần hải quan ấn định vào giá nhập để kê khai thuế thôi.