Sao y bản chính là gì? Những quy định hiện hành về sao y bản chính

2024/05/15

LuậtKhác

 

    1. Sao y bản chính là gì?

    Về sao y bản chính, văn bản hiện hành đang điều chỉnh lĩnh vực này là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trên thực tế, thuật ngữ thường được sử dụng trong các văn bản pháp luật không phải là thuật ngữ "Sao y bản chính". Sao y bản chính là cách nhiều người hay sử dụng để nói nôm na cho việc tạo ra một văn bản, tài liệu khác có nội dung và thể thức y hệt bản gốc hoặc bản chính, sử dụng nhiều thành ra quen miệng. Còn trên thực tế quy định của pháp luật hiện nay chỉ có thuật ngữ “sao y”.

    Sao y là việc chủ thể thẩm quyền thực hiện việc tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và chính xác như bản gốc hoặc bản chính và tuân theo thể thức, kỹ thuật trình bày luật định. 

    Khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

    “Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.”

    2. Các loại giấy tờ nào được sao y?

    Theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, sao y bao gồm các hoạt động sau: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Trong đó:

    - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

    - Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

    - Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

    3. Hồ sơ để sao y bao gồm những gì?

    Để tiến hành sao y bao gồm có hai loại là Bản gốc hoặc Bản chính được tạo ra từ bản gốc. Nhắc đến hai khái niệm Bản gốc và Bản chính, đôi khi chúng ta bị nhầm lẫn đây là cũng một loại tài liệu nhưng trong thực tế công tác văn thư, lưu trữ, đây là hai khái niệm riêng biệt. Cụ thể:

    Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giải thích hai khái niệm này như sau:

    - Bản gốc văn bản là bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. Tức là người có thẩm quyền sẽ chỉ ký một lần trên bản gốc này.

    - Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Có thể có nhiều bản chính nhưng chỉ có một bản gốc. Trong bản chính sẽ không có chữ ký "tươi" của người có thẩm quyền mà có khả năng chỉ có dấu. Các bản chính này đều có hiệu lực pháp lý như nhau. Hoạt động tạo các bản sao từ bản chính nêu trên chính là công tác "sao y bản chính" mà chúng ta hay sử dụng.

    4. Bản sao y có thể sử dụng như bản chính hay không?

    Theo quy định hiện hành tại Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP,  bản sao y được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này và có giá trị pháp lý như bản chính.

    5. Sao y và chứng thực là một hay là hai?

    Hiện nay, có nhiều nhầm lẫn và cho rằng sao y và chứng thực là một. Tuy nhiên, đây là hai thủ tục này là hoàn toàn khác nhau, được quy định tại hai văn bản quy phạm pháp luật khác nhau, cụ thể là: Nghị định 23/2015/NĐ-CP đối với chứng thực và Nghị định 30/2020/NĐ-CP đối với thủ tục sao y.

Trong đó, điểm khác biệt lớn nhất của hai hình thức này là chứng thực không chỉ gồm việc chứng thực bảo sao từ bản chính mà còn cả chữ ký và hợp đồng, giao dịch còn sao y thì chỉ là văn bản được chụp/in có nội dung, hình thức giống với bản chính.

Cụ thể những điểm khác nhau giữa hai hình thức này như sau:

Tiêu chí phân biệt

Sao y

Chứng thực

Cơ sở

Tạo ra một/nhiều bản sao có nội dung đầy đủ, chính xác như bản gốc/bản chính

Căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính

Căn cứ

Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Các hình thức

Sao y

- Chứng thực bản sao từ bản chính

- Chứng thực chữ ký

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Thẩm quyền

Không có quy định, tuy nhiên  bản sao y phải trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định

- Phòng Tư pháp cấp huyện thuộc tỉnh

- Uỷ ban nhân dân cấp xã.

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

- Tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).

Giá trị pháp lý

Bản sao y thực hiện đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính

- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong giao dịch

- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó, là căn cứ xác định trách nhiệm của người này về nội dung giấy tờ

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký/điểm chỉ của các bên trong hợp đồng


#NhuLe

#INC

#HCM

Tìm kiếm Blog này

AGS Accounting会社紹介(JP)

Translate

Lưu trữ Blog

QooQ