Tài khoản 161 - Chi sự nghiệp | Công ty Dịch vụ Kế toán và Kiểm toán Nhật bản.(AGS-VINA)

1. Nguyên tắc kế toán

Tài khoản này phản ánh các khoản chi sự nghiệp, chi dự án để thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội do Nhà nước hoặc cấp trên giao cho doanh nghiệp ngoài nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh và không vì mục đích lợi nhuận của doanh nghiệp. Các khoản chi sự nghiệp, dự án được trang trải bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án do Ngân sách Nhà nước cấp hoặc doanh nghiệp cấp trên cấp, hoặc được viện trợ, tài trợ không hoàn lại. Tài khoản này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có các hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án được Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp kinh phí hoặc được viện trợ, tài trợ không hoàn lại, hoặc được thu các khoản thu sự nghiệp để trang trải các khoản chi.
Phải mở sổ kế toán chi tiết chi sự nghiệp, chi dự án theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán, niên khóa Ngân sách và theo phân loại của mục lục Ngân sách Nhà nước.
Hạch toán chi sự nghiệp, chi dự án phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và phải đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa sổ kế toán với chứng từ và Báo cáo tài chính.
Hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án hàng năm của doanh nghiệp, bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi không thường xuyên theo chế độ tài chính hiện hành.
Cuối niên độ kế toán, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi sự nghiệp, chi dự án trong năm được chuyển từ bên Có tài khoản 1612 "Chi sự nghiệp năm nay" sang bên Nợ tài khoản 1611 "Chi sự nghiệp năm trước" để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán được duyệt.

=> Điều này được sửa đổi bởi Điều 11 Thông tư 177/2015/TT-BTC để áp dụng đối với BHTG Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/01/2016

Tài khoản này dùng để phản ánh số chi cho chương trình, dự án đã được Nhà nước phê duyệt bằng nguồn kinh phí NSNN cấp hoặc bằng nguồn viện trợ của nước ngoài, nguồn khác cho chương trình, dự án. TK 161 chỉ sử dụng ở Trụ sở chính.

Tài khoản 161 - Chi dự án chỉ sử dụng ở Trụ sở chính khi được giao nhiệm vụ quản lý, thực hiện chương trình, dự án và được NSNN cấp kinh phí, các khoản viện trợ, tài trợ của nước ngoài theo dự án để thực hiện chương trình, dự án.

Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí của từng chương trình, dự án và tập hợp chi phí cho việc quản lý dự án, chi phí thực hiện dự án theo Mục lục NSNN và theo nội dung chi trong dự toán được duyệt của từng chương trình, dự án.

BHTG Việt Nam không được xét duyệt quyết toán ngân sách năm các khoản chi dự án từ các khoản tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án nhưng BHTG Việt Nam chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. Các khoản chi dự án chưa được xét duyệt quyết toán được phản ánh vào số dư bên Nợ TK 161 - Chi dự án (Chi tiết chi dự án chưa có nguồn kinh phí).

Đối với những khoản thu (nếu có) trong quá trình thực hiện chương trình, dự án, đề tài được hạch toán vào bên Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388) (Chi tiết thu thực hiện dự án). Tùy thuộc vào quy định xử lý của cơ quan cấp phát kinh phí, số thu trong quá trình thực hiện dự án được kết chuyển vào các tài khoản có liên quan.

Tài khoản 161 được mở theo dõi lũy kế chi dự án từ khi bắt đầu thực hiện chương trình, dự án cho đến khi kết thúc chương trình, dự án được phê duyệt quyết toán bàn giao sử dụng.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 161 - Chi sự nghiệp

Bên Nợ: Các khoản chi sự nghiệp, chi dự án thực tế phát sinh.

Bên Có:

Các khoản chi sự nghiệp, chi dự án sai quy định không được phê duyệt, phải xuất toán thu hồi;
Số chi sự nghiệp, chi dự án được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án.

Số dư bên Nợ: Các khoản chi sự nghiệp, chi dự án chưa được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y.

Tài khoản 161 - Chi sự nghiệp, có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1611 - Chi sự nghiệp năm trước: Phản ánh các khoản chi sự nghiệp, chi dự án thuộc kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án năm trước chưa được quyết toán.
Tài khoản 1612 - Chi sự nghiệp năm nay: Phản ánh các khoản chi sự nghiệp, chi dự án năm nay.

=> Điều này được sửa đổi bởi Điều 11 Thông tư 177/2015/TT-BTC để áp dụng đối với BHTG Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/01/2016

Bên Nợ: Chi thực tế cho việc quản lý, thực hiện chương trình, dự án.

Bên Có:

Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi;
Số chi của chương trình, dự án được quyết toán với nguồn kinh phí dự án.

Số dư bên Nợ: Số chi chương trình, dự án chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng quyết toán chưa được duyệt.

Tài khoản 161 - Chi dự án, có 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1611 - Chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp: Phản ánh các khoản chi dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp.

Tài khoản 1611 có 2 tài khoản cấp 3:

Tài khoản 16111 - Chi quản lý dự án: Phản ánh các khoản chi quản lý dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp;
Tài khoản 16112 - Chi thực hiện dự án: Phản ánh các khoản chi thực hiện dự án từ nguồn kinh phí NSNN cấp.

Tài khoản 1612 - Chi từ nguồn kinh phí viện trợ: Phản ánh các khoản chi dự án từ nguồn kinh phí viện trợ.

Tài khoản 1612 có 2 tài khoản cấp 3:

Tài khoản 16121 - Chi quản lý dự án: Phản ánh các khoản chi quản lý dự án từ nguồn kinh phí viện trợ;
Tài khoản 16122 - Chi thực hiện dự án: Phản ánh các khoản chi thực hiện dự án từ nguồn kinh phí viện trợ.

Tài khoản 1618 - Chi từ nguồn khác: Phản ánh các khoản chi dự án từ nguồn khác ngoài nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc do nhận viện trợ.

Tài khoản 1618 có 2 tài khoản cấp 3:

Tài khoản 16181 - Chi quản lý dự án: Phản ánh các khoản chi quản lý dự án từ nguồn khác;
Tài khoản 16182 - Chi thực hiện dự án: Phản ánh các khoản chi thực hiện dự án từ nguồn khác.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

a) Khi xuất tiền chi cho hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự án thuộc nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án, ghi:

Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)

Có các TK 111,112,...

b) Tiền lương và các khoản khác phải trả cho người lao động của doanh nghiệp, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tính vào chi sự nghiệp, chi dự án, ghi:

Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)

Có TK 334 - Phải trả người lao động

Có TK 331 - Phải trả cho người bán.

c) Khi xuất kho vật tư, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, ghi:

Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.

d) Khi nhận được các khoản kinh phí của cấp trên hoặc khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi:

Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)

Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp.

Nếu rút dự toán chi sự nghiệp, dự án ra sử dụng, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp..

đ) Khi kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành để sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, ghi:

Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)

Có TK 241 - XDCB dở dang (2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ).

e) Trường hợp mua sắm TSCĐ hoặc đầu tư xây dựng cơ bản cho các hoạt động sự nghiệp, dự án bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án:

Khi mua sắm TSCĐ, xây dựng công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, ghi:

Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình

Có các TK 111, 112, 331, 241, 461,...

Đồng thời ghi:

Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)

Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

Nếu rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để mua sắm TSCĐ, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép cho phù hợp.

g) Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của người lao động tham gia hoạt động sự nghiệp, dự án của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386).

h) Cuối năm tài chính, nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số dư Nợ TK 1612 "Chi sự nghiệp năm nay" sang TK 1611 "Chi sự nghiệp năm trước", ghi:

Nợ TK 1611 - Chi sự nghiệp năm trước

Có TK 1612 - Chi sự nghiệp năm nay.

i) Khi báo cáo quyết toán được duyệt, số chi sự nghiệp, chi dự án được quyết toán với nguồn kinh phí sự nghiệp, nguồn kinh phí dự án, ghi:

Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4611- Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước)

Có TK 161 - Chi sự nghiệp (1611- Chi sự nghiệp năm trước).

k) Các khoản chi sai quy định không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải xuất toán thu hồi, ghi:

Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)

Có TK 161 - Chi sự nghiệp (1611- Chi sự nghiệp năm trước).

=> Điều này được sửa đổi bởi Điều 11 Thông tư 177/2015/TT-BTC để áp dụng đối với BHTG Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/01/2016

a) Khi xuất quỹ tiền mặt, rút tiền gửi chi cho chương trình, dự án, ghi:
Nợ TK 161 - Chi dự án (1611, 1612, 1618)
Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng.

b) Xuất nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho chương trình, dự án, ghi:
Nợ TK 161 - Chi dự án (1611, 1612, 1618)
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.

c) Dịch vụ mua ngoài sử dụng cho chương trình, dự án chưa thanh toán, ghi:
Nợ TK 161 - Chi dự án (1611, 1612, 1618)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán.

d) Tiền lương của cán bộ chuyên trách dự án phải trả và phụ cấp phải trả cho nhân viên hợp đồng của dự án và những người tham gia thực hiện chương trình, dự án, ghi:
Nợ TK 161 - Chi dự án (1611, 1612, 1618)
Có TK 334 - Phải trả người lao động.

đ) Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của cán bộ chuyên trách dự án và những người tham gia thực hiện chương trình, dự án, ghi:
Nợ TK 161 - Chi dự án (1611, 1612, 1618)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386).

e) Thanh toán tạm ứng tính vào chi dự án, ghi:
Nợ TK 161 - Chi dự án (1611, 1612, 1618)
Có TK 141 - Tạm ứng.

g) Rút dự toán chi chương trình, dự án để chi thực hiện dự án, ghi:
Nợ TK 161 - Chi dự án
Có TK 461 - Nguồn kinh phí dự án.

h) Mua TSCĐ dùng cho chương trình, dự án, ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình
Có các TK 111, 112, 331.

Đồng thời ghi:

Nợ TK 161 - Chi dự án
Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

i) Kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ của dự án hoàn thành, ghi:
Nợ TK 161 - Chi dự án
Có TK 241 - XDCB dở dang.

k) Những khoản chi của dự án không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn, định mức, không được phê duyệt phải thu hồi chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)
Có TK 161 - Chi dự án.

l) Khi phát sinh các khoản thu ghi giảm chi dự án, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 161 - Chi dự án.

m) Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái của hoạt động dự án, căn cứ vào số dư TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (chi tiết lãi, lỗ tỷ giá hối đoái của hoạt động dự án):

Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 161 - Chi dự án
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 161 - Chi dự án.

n) Khi quyết toán chi dự án được duyệt, kết chuyển số chi dự án để ghi giảm nguồn kinh phí, ghi:
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí dự án (4611, 4612, 4618)
Có TK 161 - Chi dự án (1611, 1612, 1618).