3 Cách giảm rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp vẫn lo lắng về các rủi ro có thể gặp phải. Dưới đây là các cách giảm rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tham khảo.

1. Tự kiểm tra, xác minh về giao dịch

Để đảm bảo tính chính xác và đúng quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp kiểm tra sau:

Đối chiếu lại với hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có).
Xác minh về hình thức giao nhận hàng hóa, địa điểm giao nhận hàng hóa.
Kiểm tra phương tiện vận chuyển hàng hóa, chi phí vận chuyển hàng hóa.
Xác minh chủ sở hữu hàng hóa và nguồn gốc hàng hóa trước thời điểm giao nhận hàng hóa.
Xác minh về thanh toán, bao gồm đối tượng nộp tiền vào tài khoản để giao dịch, số lần thực hiện giao dịch, hình thức thanh toán, và chứng từ thanh toán.
Xác minh về xuất khẩu hàng hóa, bao gồm tờ khai hải quan đã thông quan và vận đơn.

2. Kiểm tra lại thông tin hóa đơn

Với hóa đơn điện tử, có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên trang wed http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để biết về tình trạng hóa đơn.
Với hóa đơn giấy trước đây, khi tiếp nhận hóa đơn, kế toán kiểm tra lại thông tin bằng cách truy cập vào trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để biết về tình trạng hóa đơn đó.

3. Tra cứu danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế

Danh sách các doanh nghiệp rủi ro cao về thuế được công bố tại: https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt hoặc có thể sử dụng phần mềm Cập nhật doanh nghiệp bỏ trốn toàn quốc của Cục Thuế Hà Nội để tra cứu danh sách này.

Tuy nhiên, hiện nay, việc tra cứu thông tin hiện vẫn còn nhiều hạn chế như việc phải tải từng trang danh sách với thông tin phân tán không liền mạch hay phải điền thông tin mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn gây bất tiện.

Đặc biệt, có những trường hợp doanh nghiệp nằm trong danh sách doanh nghiệp bỏ trốn nhưng được xác minh lại là không phải, được ra khỏi danh sách hoặc ngược lại, tại thời điểm người mua tra cứu thì người bán vẫn đang hoạt động nhưng khi thuế kiểm tra thì lại bỏ trốn.Cách xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn.

4. Cách xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn

Cụ thể, theo hướng dẫn tại Công văn số 11797/BTC-TCT ngày 22/8/2014, cách xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn như sau:

Nếu doanh nghiệp chưa kê khai khấu trừ thuế GTGT, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản để tạm dừng khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật, đợi kết quả chính thức từ cơ quan có thẩm quyền.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ được thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho các hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Nếu doanh nghiệp đã kê khai khấu trừ thuế GTGT, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản để điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.

Nếu doanh nghiệp khẳng định việc mua bán hàng hóa và hóa đơn GTGT đầu vào được sử dụng để khấu trừ là đúng quy định, doanh nghiệp phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra và kiểm tra tại doanh nghiệp để kết luận và xử lý vi phạm theo quy định.

Thông qua thanh tra và kiểm tra, nếu việc mua bán hàng hóa được xác minh là hợp pháp và tuân theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ được phép khấu trừ và hoàn thuế GTGT.

Đồng thời, doanh nghiệp phải cam kết chịu trách nhiệm nếu sau này trong các tài liệu xuất trình cho cơ quan thuế phát hiện có sai phạm.

Trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thuế, có dấu hiệu tội phạm thì lập và chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền để điều tra truy cứu trách nhiệm hình sự.
Nếu tạm dừng khấu trừ dẫn đến tăng số thuế GTGT phải nộp, cơ quan thuế có trách nhiệm theo dõi các trường hợp này, không yêu cầu nộp thuế và không tính phạt nộp chậm cho đến khi có kết luận chính thức từ cơ quan có thẩm quyền.

Kết luận:

Nếu hóa đơn phát sinh trước khi doanh nghiệp bỏ trốn và có bằng chứng giao dịch hợp pháp, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu hóa đơn phát sinh sau khi doanh nghiệp bỏ trốn, không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí.