Kiểm toán tài sản cố định – Hồ sơ cần thu thập và quy trình chi tiết

Tài sản cố định thường là khoản mục có giá trị lớn của doanh nghiệp. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp cũng như những trường hợp cụ thể, mức độ rủi ro sẽ có nhiều khác biệt. Đặc biệt, nếu xuất hiện thêm các khoản mục liên quan đến xây dựng cơ bản dở dang hoặc vốn hoá chi phí thì vấn đề kiểm toán tài sản cố định sẽ trở nên phức tạp hơn.

Trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào từng ngành nghề, từng loại hình kinh doanh sẽ có những khác biệt nhất định song tài sản cố định luôn là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn. Hơn nữa, khoản mục TSCĐ phản ánh tình trạng trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp. Chính vì thế, kiểm toán khoản mục TSCĐ là một khoản mục quan trọng khi tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính.

Ngoài ra, chúng ta đều biết rằng chi phí hình thành nên 1 TSCĐ của doanh nghiệp thường rất lớn với khả năng quay vòng vốn tương đối chậm. Vì vậy, kiểm toán tài sản cố định sẽ giúp kiểm toán viên đánh giá được tính kinh tế cũng như tính hiệu quả của việc doanh nghiệp dành nguồn lực đầu tư cho tài sản cố định. Điều này giúp nhà quản trị doanh nghiệp dễ hơn trong việc đưa ra các quyết định của mình.

Mục tiêu của kiểm toán tài sản cố định là góp phần phát hiện các sai sót trong việc xác định chi phí cấu thành nên nguyên giá của TSCĐ, chi phí sửa chữa, khấu hao tài sản cố định. Phát hiện các sai sót này góp phần giảm thiểu nguy cơ xuất hiện các sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính.

Trên thực tế, đối với các doanh nghiệp có tỷ trọng tài sản cố định lớn thì kiểm toán TSCĐ gần như là khoản mục quan trọng hàng đầu trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính. Đây sẽ là bước củng cố đánh giá của kiểm toán viên đối với tính trung thực của việc trình bày báo cáo tài chính của mỗi doanh nghiệp.

Thông thường, kiểm toán viên sẽ yêu cầu cung cấp một số giấy tờ như sau: 

• Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan tài sản cố định; 
• Báo cáo tài chính;
• Bảng cân đối số phát sinh;
• Danh sách chi tiết tài sản cố định tăng, thanh lý, chuyển nhượng, giảm khác trong kỳ theo từng loại;
• Bảng khấu hao tài sản cố định trong kỳ;
• Chứng từ liên quan đến tài sản cố định trong kỳ.

Tuy nhiên, các chứng từ liên quan đến các loại tài sản cố định trong doanh nghiệp đều có thể được kiểm toán viên yêu cầu doanh nghiệp giao nộp để kiểm tra trong quá trình kiểm toán tài sản cố định. Các chứng từ này vốn được kế toán lưu trữ cẩn thận nên các doanh nghiệp có thể dễ dàng trình nộp

Hồ sơ tài sản cố định gồm những chứng từ như sau: 

• Hóa đơn, chứng từ hình thành;
• Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao TSCĐ;
• Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý
• Thẻ tài sản cố định;
• Dán nhãn thông tin và số thẻ tài sản.

• Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản, biên bản bàn giao tài sản góp vốn, biên bản góp vốn.
• Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.
• Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ (TSCĐ góp vốn được miễn các loại thuế, kể cả lệ phí trước bạ)
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn. (nếu có).

• Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu
• Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường mua tài sản
• Hoá đơn nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm
• Chứng từ chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt nếu có
• Biên bản giao nhận tài sản của người bán cho công ty
• Chứng từ/biên lai nộp thuế (Lệ phí trước bạ, thuế trực thu)

• Bản vẽ kỹ thuật
• Dự toán chi phí và tiêu hao
• Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài)
• Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu – bàn giao.
• Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý –hợp lệ
• Biên bản nghiệm thu từng phần/toàn phần
• Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành
• Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành
• Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)

• Hợp đồng thuê tài chính
• Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ
• Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng

• Hợp đồng thuê
• Hoá đơn tài chính
• Chứng từ thanh toán
• Biên bản giao nhận

• Biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý thanh lý tài sản
• Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định
• Hợp đồng thanh lý nhượng bán tài sản cố định
• Hoá đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được
• Chứng từ thanh toán theo hoá đơn
• Biên bản bàn giao tài sản cho người mua.

Quy trình kiểm toán tài sản cố định gồm nhiều giai đoạn với các bước tương ứng. Cụ thể:

Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán: 

• Chuẩn bị phần mềm kiểm toán (nếu có);
• Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp cần kiểm toán; 
• Xác lập mức trọng yếu;
• Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho khoản mục tài sản cố định.

Giai đoạn thực hiện kiểm toán: Thực hiện kiểm toán TSCĐ của doanh nghiệp theo chuyên môn và các bước phù hợp.

Giai đoạn kết thúc kiểm toán: Tiến hành tổng hợp các kết quả, đánh giá lại sai sót, lập và phát hành báo cáo kiểm toán đồng thời tiến hành soát xét quá trình kiểm toán.

4. Những lưu ý quan trọng cần thiết khác