Ủy nhiệm chi là gì? Sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản?

1. Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi là hình thức thanh toán giữa hai chủ thể, được thực hiện thông qua một đơn vị trung gian (ngân hàng, kho bạc Nhà nước).

Theo đó, bên trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán với đầy đủ thông tin cá nhân của hai bên tham gia và thông tin giao dịch, đến gửi trực tiếp tại ngân hàng. Ngân hàng sẽ dựa vào ủy nhiệm chi này để trích tiền từ tài khoản của người trả sang tài khoản của người nhận. Nếu có bất kỳ vấn đề sai sót nào liên quan đến ủy nhiệm chi, khiến việc thanh toán không thực hiện được, ngân hàng sẽ trả lại giấy ủy nhiệm và không thực hiện lệnh chi cho đến khi có thỏa thuận mới giữa các bên. Bản chất của ủy nhiệm chi không phải là ngân hàng chi hộ cho khách hàng. Ủy nhiệm chi phải do chính khách hàng trực tiếp lập và ký tên, ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian, dựa vào ủy nhiệm chi để trích tiền thanh toán từ tài khoản khách hàng.

Nếu ngân hàng tự động trích tiền mà không có chứng từ hay yêu cầu từ phía khách hàng, ngân hàng sẽ phải chịu trách nhiệm pháp luật.

2. Những quy định về ủy nhiệm chi

Mỗi phương thức thanh toán sẽ có những quy định riêng. Dưới đây là 3 quy định cơ bản tại các ngân hàng mà người lập ủy nhiệm chi cần biết.

2.1 Quy định về số liên

Ủy nhiệm chi phải bao gồm 2 liên, 1 liên dành cho ngân hàng lưu giữ, 1 liên trả lại khách hàng để làm chứng từ đối chiếu sổ sách sau này.

2.2 Quy định về chữ ký

Chữ ký bắt buộc phải có trên ủy nhiệm chi là chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký thay. Với những doanh nghiệp nhỏ không có kế toán trưởng, thì chữ ký trên ủy nhiệm chi là chữ ký của chủ tài khoản. Tất cả chữ ký phải trùng khớp với chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.

2.3 Quy định về đóng dấu

Ủy nhiệm chi phải được đóng dấu rõ ràng, thẳng hàng, một chiều và sử dụng màu mực đúng quy định. Dấu phải đóng lên ⅓ chữ ký về bên trái.

3. Ưu, nhược điểm của ủy nhiệm chi

Những ưu, nhược điểm dưới đây sẽ giúp khách hàng cân nhắc, tùy vào tình hình thực tế để thực hiện thanh toán bằng ủy nhiệm chi.

3.1 Ưu điểm

Bên trả tiền không cần trực tiếp giao dịch với bên nhận tiền, mà có thể ủy thác hoàn toàn quá trình đó cho phía ngân hàng.
Ủy nhiệm chi giúp tiết kiệm thời gian, công sức của các bên tham gia, phương thức thanh toán đơn giản, nhanh chóng được thực hiện bởi ngân hàng.
Ngân hàng đảm bảo tính an toàn, bảo mật và có quy trình kiểm tra chặt chẽ, hạn chế tối đa các sai sót không đáng có.

3.2 Nhược điểm

Bên trả tiền khi lập lệnh ủy nhiệm chi sẽ phải chịu một khoản phí nhất định cho ngân hàng thực hiện.
Tình trạng chậm trễ thanh toán có thể xảy ra khi số dư tài khoản của người trả không đủ so với mức cần chi trả trong giấy ủy nhiệm chi. Khi đó, ngân hàng sẽ từ chối giao dịch và trả lệnh về. Bên trả bổ sung tiền vào tài khoản và lập lệnh chi mới.

4. Sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản

Ủy nhiệm chi và chuyển khoản đều là hình thức thanh toán được thực hiện bởi một dịch vụ trung gian là ngân hàng hay kho bạc Nhà nước và đều được lập bởi bên trả tiền. Tuy nhiên, hai hình thức này vẫn có một số điểm khác biệt nhất định.
Chuyển khoản là việc chuyển một khoản tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác bằng nghiệp vụ kế toán, nhằm thanh toán các loại tiền bán hàng hoá, dịch vụ giữa các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức và cá nhân có tài khoản tại ngân hàng.
Như vậy, chuyển khoản là hình thức nếu muốn thực hiện thì bắt buộc bên trả và bên nhận đều phải có tài khoản ngân hàng. Trong khi đó, đối với ủy nhiệm chi thì chỉ cần bên trả có tài khoản giao dịch tại ngân hàng, còn bên nhận có thể nhận trực tiếp bằng tiền mặt, không cần thông qua một tài khoản ngân hàng nào cả.
Để lập lệnh thanh toán bằng ủy nhiệm chi, bên trả tiền cần phải lập theo mẫu do ngân hàng cung cấp, đảm bảo đúng các quy định, điền đầy đủ thông tin của các bên, có chữ ký và đóng dấu của giám đốc, kế toán trưởng và được gửi trực tiếp tại ngân hàng. Còn chuyển khoản chỉ cần một thao tác online trên website hoặc ứng dụng điện tử của ngân hàng là lệnh chuyển sẽ được thực hiện.
Chuyển khoản có thể thực hiện giữa cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức, trong một thời điểm bất kỳ. Còn ủy nhiệm chi thông thường được thực hiện giữa những công ty, doanh nghiệp có giao dịch mua bán, kinh doanh trong thời gian dài và có định kỳ thanh toán.