Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán

Trước sự bùng nổ của Cách mạng Công nghiệp 4.0, việc áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin kế toán trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, điều này không chỉ mang lại lợi ích mà còn đặt ra những thách thức về tính tin cậy của hệ thống. Bài viết phân tích các rủi ro có thể phát sinh khi áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin kế toán, đồng thời đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả của hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp.

I. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Trong một doanh nghiệp, hệ thống thông tin quản lý là nền tảng quan trọng để cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý các hoạt động của đơn vị.
Trong hệ thống thông tin quản lý này, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng như một phần không thể thiếu.
Nó có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính và quản lý chi tiết cho các bộ phận và nhân viên của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm năm bộ phận chính để hoàn thành các quy trình xử lý kế toán một cách liên tục và hiệu quả.

Bộ phận đầu tiên là thu thập dữ liệu, trong đó các thông tin tài chính và quản lý được nhập vào hệ thống từ các nguồn khác nhau như hóa đơn, chứng từ giao dịch, hệ thống bán hàng, và các hệ thống khác.
Tiếp theo, dữ liệu được xử lý trong bộ phận thứ hai để chuyển đổi thành thông tin hữu ích và sẵn sàng cho việc phân tích và báo cáo. Các quy trình xử lý bao gồm việc ghi sổ kế toán, phân tích tài chính, tính toán các chỉ tiêu quản lý và thực hiện các bước kiểm tra nội bộ để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Sau khi xử lý, dữ liệu được lưu trữ trong bộ phận thứ ba của hệ thống. Việc lưu trữ an toàn và có tổ chức giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp và đồng thời cung cấp khả năng truy cập dễ dàng khi cần thiết.
Bộ phận thứ tư của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin, nơi mà các báo cáo tài chính, báo cáo quản lý và các phân tích được tạo ra để hỗ trợ quyết định và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cuối cùng, bộ phận kiểm soát và phản hồi đảm bảo rằng các quy trình xử lý được thực hiện đúng quy định và các điều kiện kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Nó cũng cung cấp cơ chế phản hồi để điều chỉnh và cải thiện quá trình kế toán theo thời gian.

Tổng thể, hệ thống thông tin kế toán không chỉ là công cụ quản lý thông tin tài chính mà còn là một phần quan trọng trong việc liên kết và phối hợp các hoạt động của doanh nghiệp. Nó hỗ trợ trong việc tạo ra và duy trì giá trị của doanh nghiệp, từ việc quản lý tài chính đến việc đưa ra các quyết định chiến lược.

Liên hệ dịch vụ
Công ty Dịch vụ kế toán Nhật Bản. Cung cấp Dịch vụ tư vấn đầu tư, Kế toán - Thuế, Kiểm toán. Nếu bạn có bất kì yêu cầu nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Công ty chúng tôi luôn tìm kiếm cơ hội được làm việc với công ty bạn.

II. Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán

Công nghệ thông tin (CNTT) ngày nay đang có sự ảnh hưởng và tác động đáng kể đến công tác tổ chức kế toán và chất lượng thông tin kế toán. Trước đây, quy trình xử lý kế toán thường dựa vào các phương pháp thủ công, tuy nhiên, với sự phát triển của CNTT, đã có sự thay đổi đáng kể.

1. Quy trình xử lý kế toán

Việc sử dụng công nghệ thông tin trong quy trình xử lý kế toán đã thúc đẩy sự tự động hóa và cải tiến đáng kể các công việc trong lĩnh vực này. Thay vì phụ thuộc vào các phương pháp thủ công truyền thống, các công nghệ mới đã giúp đẩy nhanh quá trình từ thu thập dữ liệu đến cung cấp thông tin, mang lại những lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình:

Công nghệ đã thay thế các công việc đơn giản như nhập liệu, xử lý bút toán và ghi sổ kế toán bằng các hệ thống tự động. Những công nghệ này không chỉ giúp giảm thiểu lỗi nhân viên mà còn tăng cường tính chính xác và hiệu suất.

Giảm áp lực về chi phí và nhân lực:

Bằng cách sử dụng các phần mềm kế toán và các hệ thống tự động hóa, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí về nhân lực và tăng cường hiệu quả công việc. Điều này giúp nhà quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào các hoạt động chiến lược và phát triển kinh doanh.

Thay đổi về thói quen và quy trình:

Sự thay đổi từ các phương pháp truyền thống sang công nghệ mới cũng yêu cầu sự thích nghi và thay đổi về thói quen làm việc của nhân viên. Các quy trình kế toán được tối ưu hóa hơn để phù hợp với công nghệ mới, đồng thời cũng cần có sự hỗ trợ và đào tạo để nhân viên có thể thích nghi tốt với các công nghệ và phần mềm mới.

Giúp thúc đẩy sự chuyên nghiệp hóa:

Việc áp dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kế toán mà còn nâng cao sự chuyên nghiệp hóa trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp. Nhà quản trị có thể dựa vào các báo cáo và thông tin kế toán chính xác để ra quyết định hiệu quả hơn.

Sự đổi mới và ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình kế toán đã mang lại nhiều lợi ích đáng kể như giảm chi phí, tăng cường hiệu quả và chính xác, cũng như thúc đẩy sự chuyên nghiệp hóa và thay đổi thói quen làm việc trong doanh nghiệp. Điều này đồng thời cũng cần sự đầu tư và chuẩn bị kỹ càng để tận dụng hết tiềm năng của công nghệ trong lĩnh vực kế toán.

2. Thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu kế toán là quy trình rất quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp.
Quá trình này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin kế toán mà còn đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Chứng từ kế toán trong thương mại truyền thống: Trong môi trường thương mại truyền thống, các chứng từ kế toán thường được tạo ra bằng giấy và được lưu trữ thủ công theo các quy định pháp luật. Các chứng từ này bao gồm hóa đơn, biên nhận, phiếu thu chi, báo cáo công nợ, và chúng được coi là bằng chứng để chứng minh các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán trong thương mại điện tử: Trái lại, trong môi trường thương mại điện tử, các hoạt động liên quan đến chứng từ kế toán đã được số hóa hoàn toàn. Thay vì sử dụng giấy tờ, các hóa đơn điện tử được tạo ra và lưu trữ dưới dạng điện tử, thường là các tài liệu PDF, XML hoặc các định dạng điện tử khác có tính năng chữ ký điện tử.

Quá trình nhập liệu và chuyển giao dữ liệu điện tử: Việc nhập các chứng từ điện tử và hạch toán ban đầu không còn phụ thuộc vào việc ghi chép trên giấy như trước đây. Thay vào đó, quá trình này được thực hiện thông qua các hệ thống nhập liệu tự động và giao tiếp điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu.
Xác thực và xét duyệt thông qua mật mã và chữ ký điện tử: Để đảm bảo tính bảo mật và xác thực, các chứng từ điện tử thường được bảo vệ bằng mật mã và chữ ký điện tử. Việc xét duyệt các giao dịch và quyết toán được thực hiện thông qua các quy trình xác thực điện tử như mật khẩu hoặc chữ ký số, giúp ngăn ngừa các hành vi gian lận và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Ưu điểm của chứng từ điện tử: Sử dụng chứng từ điện tử mang lại nhiều lợi ích như giảm thiểu chi phí vật lý, tiết kiệm thời gian xử lý, dễ dàng trong việc tra cứu và quản lý, đồng thời giảm thiểu sai sót do con người.
Sự chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử trong quá trình thu thập dữ liệu kế toán không chỉ mang lại hiệu quả về chi phí và thời gian mà còn nâng cao tính chính xác và tính bảo mật của thông tin kế toán. Điều này đồng thời cũng đặt ra yêu cầu cao về sự hiểu biết và sử dụng công nghệ trong quản lý kế toán của các doanh nghiệp.

[Vị trí] Kế/ Kiểm toán viên hành nghề (CPA)
Cơ hội tuyệt vời cho những ứng viên có kinh nghiệm và đam mê trong lĩnh vực kế toán - kiểm toán. Tìm hiểu về vị trí Kế toán / Kiểm toán viên hành nghề tại AGS ngay nhé!

3. Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán của một tổ chức, được ví như trái tim và linh hồn của quá trình này. Việc sử dụng phần mềm kế toán mang lại nhiều ưu điểm như tính thống nhất cao, ngăn ngừa sai sót, và cải thiện hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, cũng không thể phủ nhận rằng phần mềm kế toán cũng mang đến những rủi ro và hạn chế đáng kể.
Ưu điểm của phần mềm kế toán:

Tính thống nhất: Phần mềm kế toán giúp đảm bảo rằng các quy trình xử lý dữ liệu và thông tin kế toán được thực hiện theo quy định, từ đó giảm thiểu các sai sót do con người.
Ngăn ngừa sai sót: Các tính năng tự động trong phần mềm giúp hạn chế các lỗi nhập liệu và xử lý dữ liệu, cải thiện tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán.
Hiệu suất làm việc: Phần mềm kế toán cung cấp khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác hơn so với các phương pháp thủ công, từ đó tăng hiệu quả và giảm thiểu thời gian xử lý.

Hạn chế và rủi ro của phần mềm kế toán:

Tính chính xác: Nếu không được lập trình hoặc cấu hình chính xác, phần mềm có thể dẫn đến các lỗi tính toán hoặc báo cáo sai, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguy cơ gian lận: Phần mềm kế toán, nếu không được thiết kế hoặc cài đặt đúng cách, có thể dễ dàng bị tấn công thông qua các lỗ hổng bảo mật hoặc phần mềm chứa mã độc. Điều này có thể dẫn đến việc đánh cắp thông tin kế toán quan trọng hoặc thay đổi các dữ liệu một cách không hợp lệ.
Bảo mật thông tin: Việc sử dụng phần mềm kế toán cần phải có các biện pháp bảo mật thích hợp như mã hóa dữ liệu, hệ thống phân quyền truy cập để ngăn chặn các hành vi xâm nhập và lộ thông tin quan trọng.

4. Dữ liệu kế toán

Trong môi trường tin học hóa hiện đại, việc nhập dữ liệu kế toán trực tiếp vào hệ thống máy tính đã trở thành một thực tế phổ biến. Điều này có nghĩa là các thông tin kế toán được nhập vào và xử lý hoàn toàn trên máy tính, thay vì dựa vào các chứng từ kế toán truyền thống được lưu trữ bằng giấy.
Hậu quả của việc nhập dữ liệu trực tiếp vào máy tính:

Khó phát hiện dấu vết kiểm toán: Khi dữ liệu kế toán được nhập trực tiếp vào máy tính, không có chứng từ bằng giấy để làm căn cứ kiểm tra và so sánh. Điều này làm cho việc phát hiện các thay đổi hoặc sửa đổi dữ liệu trở nên khó khăn hơn. Các dấu vết kiểm toán thường được lưu trữ trong các tài liệu vật lý truyền thống, nhưng khi dữ liệu chỉ tồn tại trên máy tính, các thông tin này có thể bị che giấu hoặc không được lưu trữ đầy đủ.
Rủi ro về sửa đổi dữ liệu: Việc nhập dữ liệu trực tiếp vào máy tính mà không có hệ thống kiểm tra và phê duyệt từ các chứng từ giấy có thể dẫn đến rủi ro lớn về sửa đổi dữ liệu không hợp lệ hoặc không được phê duyệt. Điều này có thể dẫn đến việc thông tin kế toán bị thay đổi sai sự thật mà không được phát hiện kịp thời.
Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu kế toán nhập trực tiếp vào máy tính cần có các biện pháp bảo mật chặt chẽ để ngăn chặn truy cập trái phép và thay đổi không được phép. Các hệ thống bảo mật như mã hóa dữ liệu, hệ thống phân quyền truy cập và theo dõi hành vi người dùng là cần thiết để đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu kế toán.

III. Giải pháp

Để khắc phục những hạn chế trong hệ thống thông tin kế toán và đảm bảo chất lượng của nó, ngoài việc ứng dụng công nghệ thông tin, DN cần tập trung vào các giải pháp và biện pháp sau đây:

Nâng cao bảo mật thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán thường chứa các thông tin nhạy cảm như dòng tiền, nhân sự và chiến lược kinh doanh. Để ngăn chặn rủi ro rò rỉ thông tin, DN cần đầu tư vào các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và kiểm tra an ninh thường xuyên. Đồng thời, việc áp dụng các chính sách bảo mật nghiêm ngặt và đào tạo nhân viên về các quy định bảo mật cũng là cần thiết.
Nâng cao trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên: Đầu tư vào đào tạo nâng cao năng lực quản lý và chuyên môn cho nhân viên kế toán là rất quan trọng. Điều này giúp họ nắm bắt kỹ thuật mới, phân tích dữ liệu hiệu quả và áp dụng công nghệ mới vào quản lý dữ liệu. Chỉ thông qua những nhân viên có trình độ và phẩm chất tốt, DN mới có thể tận dụng tối đa tiến bộ của khoa học công nghệ.
Phân quyền hạn và trách nhiệm cho các nhân viên: Việc phân quyền hạn và theo dõi các hoạt động truy cập vào hệ thống thông qua nhật ký và kiểm soát thời gian đăng nhập giúp ngăn chặn sự truy cập trái phép và hành vi lạ vào hệ thống. Điều này cũng giúp DN quản lý tốt hơn việc sử dụng dữ liệu và ngăn chặn các hành vi sai trái.
Bảo vệ sự xâm nhập bất hợp pháp vào các thiết bị xử lý: Việc bảo vệ phòng máy tính và cơ sở dữ liệu cần được thực hiện chặt chẽ. Đảm bảo các thiết bị lưu trữ dự phòng như ổ cứng, đĩa cứng và các phương tiện lưu trữ khác để tránh mất dữ liệu và nguy cơ tiết lộ thông tin. Đồng thời, việc triển khai các biện pháp phòng chống virus và phần mềm độc hại cũng cần được thực hiện để bảo vệ hệ thống khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài.

Áp dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán: Đầu tư vào các thiết bị công nghệ hiện đại và đồng bộ hóa hệ thống máy tính giúp DN cải thiện quá trình thu nhận, xử lý, cung cấp, lưu trữ và kiểm soát thông tin kế toán. Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản trị nguồn lực, tạo ra giá trị và gia tăng khả năng cạnh tranh của DN trong môi trường kinh tế ngày càng hội nhập.

Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị phù hợp với hoạt động kinh doanh của DN giúp quản lý ra quyết định dựa trên thông tin kiểm soát và quản lý hiệu quả. Đồng thời, việc áp dụng các công cụ báo cáo phù hợp và tối ưu hóa hiệu quả quản lý cũng là yếu tố quan trọng.
Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo các hướng trên giúp DN nâng cao chất lượng và hiệu quả của quản lý kế toán, đồng thời giảm thiểu các rủi ro liên quan đến an ninh thông tin và sự xâm nhập vào hệ thống. Điều này là cơ sở quan trọng để DN phát triển bền vững trong thời đại số ngày nay.