Điều phối viên là gì và cơ hội công việc ra sao?

1. Điều phối viên là ai?

2. Mô tả công việc điều phối viên

2.1 Nhiệm vụ đối ngoại

2.2 Nhiệm vụ đối nội

3. Kỹ năng cần có đối với vị trí điều phối viên

3.1 Kỹ năng điều phối

Đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với công việc này. Kỹ năng điều phối có nghĩa là bạn có thể phân chia công việc, làm người trung gian phối hợp và tạo động lực cho mọi người. Nếu không có khả năng này, bạn khó có thể hoàn tất một lượng lớn công việc.

3.2 Kỹ năng hướng dẫn

Người điều phối có trách nhiệm phân bổ nhân sự vào đúng vị trí thích hợp. Do tính chất công việc phức tạp và luôn đổi mới nên nếu có công việc khó khăn hay mới lạ thì người điều phối cần phải biết cách giải thích, truyền tải thông tin đến mọi người và nghĩ cách hoàn thành nó một cách tốt nhất.

3.3 Quản lý thời gian

Điều bắt buộc đối với người điều phối sự kiện và tổ chức chương trình là phải hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và đúng lịch trình. Bạn không được để sự kiện diễn ra quá lâu hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Vì vậy, phân bổ thời gian để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch là một kỹ năng rất quan trọng đối với công việc điều phối.

3.4 Cập nhật truyền thông và công nghệ

Với sự xuất hiện của hệ thống kỹ thuật và phần mềm hỗ trợ, việc điều phối nay đã dễ dàng hơn. Thay vì phải gặp gỡ và thảo luận thường xuyên, nhân viên điều phối có thể liên hệ với những người khác thông qua ứng dụng chia sẻ thông tin hoặc gửi email cho đối tác.
Trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như tiếp thị và quảng cáo, ứng viên phải sử dụng thành thạo mạng xã hội. Khi đã quen thuộc và hiểu biết nhất định về các tính năng của phần mềm mới này sẽ rất có ích về sự hỗ trợ và triển khai điều phối.

3.5 Kỹ năng giao tiếp

Tính chất công việc điều phối cần làm việc với đối tác để hiểu mong muốn của họ nhằm triển khai kế hoạch. Ngoài ra, nhân viên điều phối cần phối hợp với các bộ phận, đơn vị khác để hỗ trợ và hoàn thiện dự án.
Đối với các thành viên trong nhóm, người điều phối có trách nhiệm tập hợp, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vấn đề. Vì vậy, để làm tốt vai trò của một điều phối viên, bạn cần có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.

3.6 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng này không chỉ áp dụng cho người làm điều phối mà còn cho hầu hết các lĩnh vực khác như một kỹ năng bắt buộc. Người làm điều phối cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp và bộ phận khác để có thể lập kế hoạch và thực hiện công việc.
Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể giữ cái tôi của mình quá cao vì sẽ gây nên xích mích, bất hòa giữa mọi người mà cần biết cách lắng nghe và nhìn nhận ý kiến của người khác.