[KTNB] Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng không phải là một thuật ngữ xa lạ đối với người làm nghề kế toán. Tuy nhiên, với những người mới vào nghề, đây là một thuật ngữ khá mới mẻ.

Vậy thì kế toán bán hàng là gì, họ làm gì trong doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu tại bài viết dưới đây.

1. Kế toán bán hàng là gì?

1.1. Bán hàng là gì?

Trước hết, ta cùng tìm hiểu bán hàng là gì? Hiểu đơn giản thì bán hàng chính là việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ gắn liền với lợi ích hoặc rủi ro từ người bán sang người mua.

Hiện nay tồn tại các phương thức bán hàng sau:

Bán buôn: Đây là khâu đầu tiên trong quá trình đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Bán buôn thường bán với khối lượng hàng hóa lớn và được thực hiện bởi hai hình thức sau:

Hình thức bán buôn qua kho: hàng hóa được xuất bán cho khách hàng từ kho của doanh nghiệp.
Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng: bên bán mua hàng của nhà cung cấp để bán cho khách hàng, hàng hóa không qua kho của bên bán.

Bán lẻ: Là khâu vận chuyển cuối cùng của hàng hóa. Bán lẻ thường bán với khối lượng ít, giá bán thường ổn định.

Trong bán lẻ có các phương thức bán hàng nhỏ như: bán hàng thu tiền trực tiếp, bán hàng thu tiền tập trung, bán hàng theo hình thức khách hàng tự chọn, bán hàng theo phương thức đại lý, bán hàng theo phương thức trả góp, trả chậm,…

Cung cấp dịch vụ: Cũng được coi là một hình thức bán hàng. Cung cấp dịch vụ là hoạt động thương mại mà theo đó bên cung ứng dịch vụ có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán; bên sử dụng dịch vụ có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận.

Cung cấp dịch vụ và bán hàng khác nhau ở đối tượng trao đổi. Đối tượng trao đổi của bán hàng là sản phẩm, hàng hóa có tính chất hữu hình, còn đối tượng trao đổi khi cung cấp dịch vụ là dịch vụ, có tính chất vô hình.

1.2. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là công việc quản lý và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và tiền – hàng trong khâu bán hàng, bao gồm: Xuất hóa đơn cho khách hàng; Căn cứ các chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng để ghi vào sổ sách kế toán như sổ chi tiết doanh thu, chi phí…, đồng thời lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

2. Công việc của kế toán bán hàng

Thời điểm	Công việc cụ thể
Công việc hàng ngày	Tập hợp các chứng từ liên quan như bảng báo giá, đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa…làm căn cứ ghi nhận vào phần mềm, sổ sách kế toán để quản lý bán hàng theo báo giá, đơn hàng, hợp đồng… Kiểm tra chứng từ, số lượng thực xuất, giá bán sản phẩm và thông tin khác theo quy định đơn vị để lập và gửi hóa đơn cho khách hàng. Phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có) làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách liên quan. Quản lý chính sách giá, chính sách bán hàng… để đảm bảo bán hàng theo đúng chính sách và ghi nhận doanh thu phù hợp. Vào bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng; tính toán chính xác tổng doanh thu, thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày. Kiểm tra, đối chiếu số liệu xuất, tồn kho với thủ kho vào cuối ngày. Quản lý chứng từ, sổ sách liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Quản lý công nợ, đốc thúc công nợ trong trường hợp doanh nghiệp không có kế toán công nợ riêng. Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác bán hàng. Hỗ trợ công việc, liên kết số liệu với kế toán phần hành có liên quan.
Công việc hàng tháng	Tính toán giá vốn hàng bán của sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp. Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh thương mại, phải xác định giá mua thực tế của hàng hóa và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ. Tính toán chính xác tổng doanh thu, thuế GTGT của từng nhóm hàng, từng đơn vị trực thuộc (cửa hàng, đại lý, chi nhánh). Hỗ trợ lập, kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra. Lập báo cáo bán hàng, doanh thu, lãi gộp, công nợ phải thu, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng… gửi lên ban giám đốc doanh nghiệp, đảm bảo cho các nhà quản lý đưa ra những quyết định kịp thời cho công tác bán hàng.
Công việc cuối kỳ kế toán	Nắm rõ thông tin về tất cả các khoản liên quan đến chi phí bán hàng; tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí này. Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Cung cấp thông tin về bán hàng và doanh số theo yêu cầu của lãnh đạo doanh nghiệp phục vụ cho việc đánh giá kết quả thực hiện và lập kế hoạch kinh doanh cho năm tới. Tham mưu cho ban giám đốc các công tác liên quan đến bán hàng, doanh thu, công nợ… Phối hợp với kế toán kho đối chiếu chéo số lượng, giá trị nhập xuất tồn kho; phối hợp với kế toán thanh toán, thủ quỹ,…chốt số liệu công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng… vào, ra trong ngày, tuần, tháng… để quản lý tiền mặt được hiệu quả nhất là đối với các doanh nghiệp thu tiền mặt nhiều như cửa hàng, siêu thị… Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

3. Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Quy trình của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp được thực hiện qua các bước cụ thể như sau:Tóm tắt quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Bước 1: Kế toán bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng/hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc từ phòng kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 2: Trên cơ sở đơn đặt hàng, kế toán bán hàng kiểm tra lượng tồn kho của hàng hóa tại doanh nghiệp.

Nếu số lượng hàng tồn kho không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng phải thông báo lại cho bộ phận bán hàng để nhân viên bán hàng (hoặc phòng kinh doanh) tư vấn lại cho khách hàng hoặc hủy đơn hàng.
Nếu số lượng hàng tồn kho đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, kế toán bán hàng lập phiếu yêu cầu xuất kho và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Đồng thời, kế toán bán hàng lập hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa gửi cho nhân viên bán hàng (hoặc phòng kinh doanh) để giao cho khách hàng.Bước 3: Kế toán bán hàng hạch toán nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng này.

Lưu ý: Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi hoàn thành cung cấp dịch vụ được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán tiến hành lập hóa đơn cho dịch vụ vừa cung cấp. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ có liên quan để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.