Xuất nhập khẩu phát sinh những chứng từ nào ?

I. Chứng từ hải quan là gì ?

Chứng từ hải quan là những loại giấy tờ khai báo hải quan, hồ sơ, chứng từ cần thiết phải nộp cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật hải quan. Tùy vào vai trò của người nộp chứng từ là người bán hay người mua mà đơn vị đó sẽ chuẩn bị các loại chứng từ khác nhau. Một số giấy tờ cần thiết có thể kể đến như hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận tải đơn…

II. Chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì ?

Một bộ chứng từ hải quan bao gồm có

1. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục khai hải quan phải nộp 2 bản chính của tờ khai hải quan, được in theo mẫu HQ/2015/NK. Đây là chính sách áp dụng với trường hợp khai hải quan giấy, đã được quy định rõ tại Khoản 2 điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 12 Điều 1 thuộc Nghị định ô 59/2018/NĐ-CP.

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục hải quan phải trình lên một bản chụp của hoá đơn thương mại hoặc các chứng từ khác có giá trị tương đương. Trong một số trường hợp nhất định, người khai hải quan không cần nộp giấy tờ này. Đó là:

Lô hàng nhập khẩu nhằm mục đích thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài.
Người mua không cần thanh toán cho người bán, lô hàng không có hóa đơn.

3. Hợp đồng thương mại

Sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, sửa đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ thương mại quốc tế. Hợp đồng thương mại quốc tế chính là sự thỏa thuận giữa các bên thương nhân hoặc chỉ một trong số các bên là thương nhân với mục đích sinh lợi nhuận.

4. Giấy phép nhận khẩu

Chính sách hiện hành đã quy định rõ những mặt hàng có tên trong danh sách hạn chế nhập khẩu, hàng hoá cần xin giấy phép nhập khẩu. Nếu như doanh nghiệp tra cứu thấy lô hàng của mình thuộc danh sách bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu thì phải làm thủ tục để xin loại giấy tờ này.

Nếu như Doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng đó nhiều lần, cần trình lên một bản gốc.
Nếu như Doanh nghiệp nhập khẩu 2 lần trở lên thì chỉ cần trình lên bản chính trong lần đầu tiên.

5. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)

Trên Packing List thể hiện rõ người bán đã bán những gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không. Thông thường trên một Packing list) sẽ chỉ thể hiện quy cách đóng gói, số lượng hàng hóa thực tế người bán giao hàng cho người mua chứ không thể hiện giá trị của lô hàng.

6. Vận đơn (Bill of Lading)

Trong trường hợp hàng hoá được vận chuyển bằng đường hàng không, đường sắt, đường biển hoặc đa phương thức thì vận đơn là chứng từ quan trọng mà người khai hải quan nhất định phải trình lên cơ quan hải quan. Cụ thể, cần trình lên 1 bản sao. Nếu như các lô hàng được nhập khẩu phục vụ cho việc thăm dò hay khai thác dầu khí, các tàu chịu trách nhiệm vận chuyển cần nộp bản khai hàng hoá. Giấy tờ này có giá trị tương đương với vận đơn.

Trên đây là những chứng từ bắt buộc phải trong hoạt động xuất nhập khẩu, ngoài ra còn có những chứng từ khác có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền.
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.
Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí

III. Các lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan

1. Lỗi C/O thường gặp

Giá trị trên C/O phải là trị giá FOB tính bằng USD, nhưng trong một số trường hợp, giá trị khác (EXW, CFR, CIF, …) theo giá trị trên hợp đồng và hóa đơn, mặt hàng có nhiều chi tiết nhưng C/O không thể hiện đầy đủ, thiếu chi tiết
Hưởng ưu đãi đặc biệt về C/O là một trong những hành động mà doanh nghiệp có thể thực hiện để hưởng lợi từ thuế suất ưu đãi. Nếu xảy ra sai sót và C/O bị từ chối, bạn sẽ phải chịu mức thuế suất không ưu đãi. Trong một số trường hợp, giá trị FOB được báo cáo trên C/O không khớp với các giá trị khác trên hóa đơn hoặc hợp đồng, chẳng hạn như EXW, CNF, CIF,…
Nếu C/O do bên thứ ba cấp thì số hóa đơn phải là số hóa đơn của người bán, không phải là số hóa đơn của người gửi hàng và phải đánh dấu vào ô Third Party Invoicing”. Nếu có các lỗi nêu trên Hiện C/O sẽ bị Hải quan từ chối và không được xem xét, chấp nhận.

2. Thông tin trên bộ chứng từ không chính xác

Đây là một sai lầm khá phổ biến khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, nhưng nó có thể gây ra những hậu quả khôn lường. Có những sai sót có thể khiến chủ hàng tiêu tốn rất nhiều tiền bạc, thời gian và công sức chỉ vì khai báo sai, nhầm lẫn về địa điểm giao hàng, tàu chở hàng, số container.
Kết quả là bất kể đó là gì, bạn phải đảm bảo rằng thông tin trên bộ chứng từ là chính xác về lô hàng và phương thức giao hàng, cũng như các chi tiết khác. Nếu phát hiện có sai sót, cần sửa chữa kịp thời hoặc báo cho người thích hợp để sửa chữa kịp thời. Một số ví dụ về lỗi thông tin của bộ chứng từ không khớp phổ biến gồm lỗi chính tả, số lượng mặt hàng, trọng lượng hàng hóa, điều kiện không khớp,…

3. Sử dụng không chính xác hóa hàng mã (HS code)

Do thiếu hiểu biết về nguyên tắc thực hiện theo quy định hoặc do sai sót áp dụng. Trong thuế biểu có một số mặt hàng có mô tả giống nhau ở những nơi khác nhau, đôi khi có mức thuế suất khác nhau khiến người khai hải quan giảm xuống. Tuy nhiên, mỗi mặt hàng chỉ có một hệ thống hài hòa mã (HS code), do đó, thử nghiệm ở đây là xác định đúng mã cho mặt hàng đó. Suy nghĩ của chủ hàng là áp HS code với mức thuế suất thấp nhất, nhưng điểm của cơ quan hải quan thì ngược lại – sử dụng HS code có mức thuế suất cao nhất, người khai hải quan cần có kiến thức chuyên môn để chứng minh cho lời khai của mình.
Do mô tả các mặt hàng trong thuế bảng rất giống nhau, nên có khả năng cao là không xác định chính xác HS tra cứu. Khi các HS code khác nhau được sử dụng, điều đó cho hàng hóa thuộc một loại đặc biệt, với mức thuế suất và sự ưu tiên khác nhau. Người khai báo thường xuyên dập tắt trong tình huống này vì họ có thể không dập tắt với các khái niệm áp dụng hóa số hàng hóa.
Mỗi sản phẩm chỉ có một HS mã, người khai hải quan phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc cấp HS. Do đó, người khai báo phải cẩn thận quyết định việc sử dụng HS mã của mình. Nếu không rõ, bạn có thể hỏi hải quan để cung cấp HS mã hóa của các mặt hàng trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa.