Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán

Phòng kế toán là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của các công ty, doanh nghiệp. Giống như các phòng ban khác, phòng kế toán cũng đảm nhiệm những công việc đặc thù liên quan chủ yếu đến tài chính của công ty. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về chức năng – nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức phòng kế toán.

1. Một số thông tin về phòng kế toán

Kế toán là vị trí phụ trách công việc ghi chép, thu thập, lưu trữ, cung cấp và xử lý các thông tin về tài chính. Nhân viên kế toán có nhiệm vụ lập báo cáo về tài chính để phục vụ cho các hoạt động trong công ty và các cơ quan bên ngoài: Ngân hàng, cơ quan thuế… Phòng kế toán là 1 bộ phận quan trọng trong các công ty, doanh nghiệp. Đây là nơi làm việc của các kế toán viên, là nơi họ thực hiện các công việc theo chức năng, nhiệm vụ mà công ty quy định. Dành cho các ứng viên có nhu cầu ứng tuyển vào phòng kế toán của các công ty, doanh nghiệp nước ngoài:

Phòng kế toán trong tiếng Anh là gì? Accounting department
Phòng kế toán trong tiếng Trung là gì? 会计室
Phòng kế toán trong tiếng Nhật là gì? かいけいか

2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán

Phòng kế toán hay cụ thể là các kế toán viên có vai trò như thế nào trong quá trình hoạt động của 1 công ty, doanh nghiệp?

2.1 Chức năng của phòng kế toán

Hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định của Nhà nước.
Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ.
Hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của công ty.
Lên kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm.
Góp ý với ban giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và giám sát quá trình chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của công ty và Nhà nước.
Theo dõi và phản ánh với ban quản lý về sự vận động vốn cũng như các vấn đề liên quan. Kết hợp với các phòng ban để quản lý thông tin được hiệu quả.

2.2 Nhiệm vụ của phòng kế toán Phòng kế toán làm gì?

Dựa trên vai trò, chức năng thì có thể thấy nhân viên phòng kế toán cần thực hiện những công việc sau:

Hạch toán các khoản thu chi của doanh nghiệp: vốn, doanh thu, chi phí, công nợ, các tài sản cố định (công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu…),…
Tham gia vào quản lý việc cho vay và các khoản đầu tư tài chính.
Góp ý với ban giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và giám sát quá trình chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của công ty và Nhà nước.
Đảm bảo các kế hoạch tiêu dùng đúng kế hoạch và mang lại hiệu quả cao.
Xây dựng các nội quy về tài chính như: quy trình thu – chi, công nợ – tiền vốn, định mức về lương/ thưởng, hàng tồn kho… và chính sách về việc chấp hành.
Đề xuất các biện pháp quản lý hiệu quả lên ban quản lý.
Cập nhật và tuyên truyền các chính sách quản lý tài chính của Nhà nước đến các bộ phận khác.
Kết hợp với các phòng ban liên quan để lên kế hoạch tài chính, kế toán ngắn hạn, dài hạn.
Thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính, thống kê các kế hoạch theo quy định.
Báo cáo kết quả kinh doanh lên ban quản lý.

3. Cơ cấu tổ chức của phòng tài chính kế toán và nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí

Phòng kế toán của các công ty, doanh nghiệp thường bao gồm những vị trí nào? Tùy từng công ty với quy mô lớn nhỏ khác nhau mà bộ phận này có thể có nhiều hoặc ít kế toán viên sao cho đảm bảo tiến trình. Tuy nhiên, thông thường thì cơ cấu phòng kế toán sẽ bao gồm các chức vụ sau:

Kế toán trưởng

Người giữ vai trò chủ chốt trong phòng kế toán của mọi doanh nghiệp. Kế toán trưởng cần tổ chức kế hoạch làm việc sao cho phù hợp với tình hình và bàn giao cho các kế toán viên thực hiện.

Kế toán tổng hợp

Các công ty, doanh nghiệp thường tuyển dụng kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm những công việc chính như sau:

Đào tạo người mới
Thu thập, xử lý thông tin, giải đáp thắc mắc
Hạch toán và quản lý công nợ cũng như các khoản chi tiêu
Giám sát số liệu của sản phẩm

Ngoài ra, kế toán tổng hợp cũng cần lên các đầu việc cơ bản của công ty trong suốt một năm.

Kế toán công nợ

Một kế toán công nợ của một công ty thì cần có những công việc như:

Thực hiện các công việc liên quan đến công nợ phải thu hoặc trả
Lập danh sách các khoản công nợ Sắp xếp thời gian chi trả theo quy định

Kế toán nội bộ

Nhân viên kế toán nội bộ chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin và quản lý nguồn vốn lưu động trong nội bộ

Kế toán thuế

Đây là vị trí quan trọng, không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nhân viên làm kế toán thuế này cần tính toán và xác định các khoản thuế cần nộp theo quy định pháp luật

Kế toán bán hàng

Xác định đơn đặt hàng, cập nhật đơn giá, xuất – nhập hàng, tăng/ giảm giá… cùng các vấn đề liên quan đến hàng hóa bán ra, hàng hóa tồn kho.
Phòng kế toán gồm những ai? Bên cạnh những vị trí nêu trên thì phòng kế toán còn có thể có thêm: