Hướng dẫn quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả, đúng quy định

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề quản lý hóa đơn đầu vào. 

Hóa đơn đầu vào có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát, quản lý tài chính doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần quản lý hóa đơn đầu vào đúng quy định. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu quản lý hóa đơn đầu vào gồm những hoạt động nào và hướng dẫn quản lý hiệu quả dành cho kế toán.

Các chứng từ liên quan đến hóa đơn đầu vào bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Trong trường hợp hợp đồng không đề cập rõ đến danh sách hàng hóa được bán, cần phải bổ sung phụ lục đi kèm để ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho cho hàng hóa mua vào: Đây là chứng từ chứng minh việc nhập kho các mặt hàng đã mua.
• Phiếu thu và biên lai: Được sử dụng để ghi lại số tiền đã giao dịch với khách hàng cho từng loại hàng hóa mua vào.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán: Được lập khi thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa.

Hóa đơn đầu vào thể hiện các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ quá trình sản xuất, vận hành của doanh nghiệp. Vây quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả sẽ có những tác động như thế nào với doanh nghiệp?

2.1. Hỗ trợ quản lý tài chính và kế toán hiệu quả

Hóa đơn đầu vào được coi là một chứng từ hợp lệ để thanh toán cho nhà cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát được các chi phí và tránh lãng phí tiền bạc.
Hóa đơn đầu vào cũng là cơ sở để tính toán thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế tài chính khác, từ đó tính toán giá vốn và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.

2.2. Tính toán chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ

Hóa đơn đầu vào cung cấp thông tin chi tiết về các chi phí đã được chi trả để sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp tính toán chi phí sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ và đưa ra quyết định kinh doanh thích hợp như giá bán, triển khai các chương trình thúc đẩy,...

2.3. Căn cứ khi giải trình, điều tra và kiểm toán doanh nghiệp

Trong quá trình kiểm tra tài chính của doanh nghiệp, hóa đơn đầu vào đóng vai trò quan trọng. Các bộ phận kiểm toán hoặc cơ quan quản lý Thuế sẽ sử dụng hóa đơn đầu vào để kiểm tra tính hợp lệ của các khoản chi phí, thuế phải nộp và các khoản giá trị gia tăng đã được khấu trừ.

3. Quy định quản lý hóa đơn đầu vào

Quản lý hóa đơn đầu vào là chỉ chung những hoạt động mà kế toán cần thực hiện sau khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào của hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp.
Việc quản lý hóa đơn đầu vào bao gồm tiếp nhận, kiểm tra, xử lý, phân loại và lưu trữ hóa đơn đó thuận tiện cho tra cứu, kiểm tra trong tương lai. Trong quá trình thực hiện những đầu việc trên, kế toán cũng cần tuân thủ các quy định.

3.1. Quy định kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ

Theo quy định trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

• Phải thể hiện đúng nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn không được sửa chữa, tẩy xóa.
• Sử dụng mực cùng một loại và không phai để thuận tiện cho việc lưu trữ chứng từ.
• Nội dung trên các liên hóa đơn phải được thống nhất.

Cụ thể, hóa đơn đầu vào phải cung cấp đầy đủ thông tin sau:

• Thông tin của người mua hàng và người bán hàng.
• Số thứ tự, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Tổng cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Số tiền bằng chữ.
• Chữ ký và dấu của người bán hàng.

Do đó, một hóa đơn đầu vào không hợp lệ đầu tiên là hóa đơn không đáp ứng các tiêu chí về nội dung trên hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính.

3.2. Quy định lưu trữ hóa đơn đầu vào

Quy định về việc lưu trữ hóa đơn đầu vào cũng như đầu ra cần tuân theo quy định chung về lưu trữ hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 2, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định trong Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử đã được lập sẽ được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải đáp ứng các điều kiện nội dung sau đây:

• Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng để tham khảo khi cần thiết.
• Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong đúng hình thức ban đầu khi nó được tạo ra, gửi đi, nhận được hoặc trong hình thức cho phép thể hiện đúng nội dung của hóa đơn điện tử đó.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ sao cho có thể xác định được nguồn gốc khởi tạo, địa điểm gửi hoặc nhận, và thời gian gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, theo Điều 11 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có quy định về các yêu cầu về bảo mật và phương tiện kỹ thuật khi lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

(1) Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và bảo quản bằng phương tiện điện tử.
(2) Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ của hóa đơn điện tử, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt quá trình lưu trữ.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Có khả năng in ra giấy hoặc tra cứu hóa đơn điện tử khi cần thiết.

(3) Người sử dụng hóa đơn điện tử được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
(4) Khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, có thể tiến hành tiêu hủy. Tuy nhiên, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu trong các hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Nhìn chung, việc lưu trữ hóa đơn đầu vào phải tuân theo quy định về thời gian lưu trữ cũng như đảm bảo về các phương tiện lưu trữ nhằm tránh ảnh hưởng tới dữ liệu.

4. Hướng dẫn 3 cách lưu trữ và phân loại hóa đơn đầu vào phổ biến 

Kể từ ngày 01/07/2022, quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với toàn bộ doanh nghiệp được đưa vào áp dụng. Vì vậy, hướng dẫn chỉ đưa ra những phương án lưu trữ thông dụng đối với hóa đơn điện tử.

4.1. Lưu trữ hóa đơn bằng địa chỉ email riêng

Với phương pháp này, kế toán có thể tạo một địa chỉ email của công ty để nhận hóa đơn đầu vào từ các đơn vị cung ứng hàng hóa và dịch vụ. Việc sử dụng email giúp tra cứu và sắp xếp hóa đơn trên hệ thống dễ dàng theo ngày gửi, từ đơn vị cung cấp, mang lại sự thuận tiện khi tra cứu.

• Hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp được quản lý riêng trên một địa chỉ email, giúp dễ dàng phân loại và tránh nhầm lẫn với các email khác trong danh mục công việc.
• Kế toán có thể dễ dàng theo dõi và tải xuống hóa đơn để sử dụng trong các nghiệp vụ kế toán khác.

Hạn chế:

• Tính chuyên nghiệp không cao so với việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.
• Tồn tại nguy cơ mất dữ liệu khi email bị mất hoặc bị khóa.

4.2. Lưu trữ hóa đơn trên ổ cứng máy tính hoặc trên drive

 Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên ổ cứng hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây trên các công cụ drive được coi là một phương pháp an toàn để quản lý. Kế toán có thể phân loại và chia danh mục hóa đơn theo thời gian và nhà cung cấp để dễ dàng tra cứu trong tương lai.

Ưu điểm của phương pháp lưu trữ hóa đơn đầu vào trên ổ cứng hoặc drive:

• Không yêu cầu sử dụng email mới.
• Dễ dàng truy cập hóa đơn

Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những hạn chế:

• Nếu chỉ lưu trữ trên máy tính mà không sao lưu dữ liệu, có thể gặp rủi ro mất dữ liệu khi xảy ra sự cố với máy tính.
• Khi tra cứu hóa đơn, cần thao tác và xem với từng hóa đơn một, mất nhiều thời gian.

4.3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào

 Hiện nay, có rất nhiều đơn vị tin dùng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào. Những phần mềm này đã loại bỏ gần như toàn bộ nhược điểm của việc quản lý thủ công và mang đến nhiều ưu điểm vượt trội như sau:

• Hóa đơn đầu vào được lưu trữ thông minh, phân loại và thao tác dễ dàng với nhiều hóa đơn 1 lúc.
• Tự động lưu trữ hóa đơn một cách nhanh chóng, không cần thực hiện các bước xem, tải và lưu trữ hóa đơn như việc lưu trữ trên Folder, Drive, Excel.
• Kế toán không cần phải nhập liệu thủ công vào phần mềm kế toán, mà ứng dụng sẽ tự động cập nhật dữ liệu.

Hạn chế duy nhất của phương pháp này là doanh nghiệp cần trả một khoản phí để sử dụng phần mềm. Tuy nhiên chi phí này không quá cao và sẽ mang về nhiều lợi ích thiết thực khi hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử chuyên nghiệp và an toàn.