Quy định và cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ khi nào? Bài viết dành cho các kế toán viên đang phụ trách về phần thuế, xuất hóa đơn cho những hộ kinh doanh. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi vì việc xuất hóa đơn trực tiếp trên hóa đơn điện tử hộ kinh doanh sẽ giúp tiết kiêm chi phí hơn so với việc sử dụng phần mềm xuất hóa đơn.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xuất hóa đơn điện tử từ 01/07/2022 theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể các quy định về hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cũng như cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh được hướng dẫn chi tiết tại nội dung dưới đây.

1. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định 3 trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải dùng giải pháp hóa đơn điện tử.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu dùng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu dùng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Trường hợp chưa bắt buộc hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78-2021-TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn được sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan Thuế trong thời gian tối đa 12 tháng khi:

Không thực hiện giao dịch với CQT bằng phương tiện điện tử.
Không có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
Không có hệ thống phần mềm kế toán.
Không có phần mềm hóa đơn để dùng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến CQT.

Lưu ý
Thời hạn 12 tháng được quy định như sau:

Đối với hộ kinh doanh hoạt động từ trước 01/7/2022: Được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022
Đối với hộ, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022: Tính từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn

Quy định với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn khởi từ máy tính tiền
Căn cứ theo điều 8, Thông tư 78-2021-TT-BTC có quy định:
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.

2. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Đăng ký hoá đơn điện tử hộ kinh doanh
Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử hộ kinh doanh cần gửi yêu cầu đăng ký hoá đơn điện tử lên cơ quan thuế. Cụ thể:
Đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn
Thực hiện đăng ký trên trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử

Bước 1: Đăng nhập trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử
Bước 2: Chọn ký sử dụng hóa đơn điện tử
Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin hệ thống yêu cầu rồi bấm gửi

Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai hệ thống sẽ gửi email thông báo việc tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai. Nếu được chập nhận tờ khai đăng ký hộ kinh doanh sẽ nhận được email chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập Cổng thông tin điện tử
Trường hợp 2: Các trường hợp còn lại
Đối với các trường hợp có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì thực hiện đăng ký sử dụng theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử
Bước 2: Chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và kê khai thông tin đăng ký hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định khi tờ khai được chấp nhận hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế nếu chưa sử dụng.

Đăng ký hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán

Đối với các hộ khoán việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phụ thuộc vào địa điểm hoạt động kinh doanh của hộ khoán. Cụ thể:

Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi hoạt động kinh doanh.
Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh

Quy trình hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử
Để xuất hóa đơn điện tử hộ kinh doanh thực hiện các bước sau;

Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng phục vụ xuất hóa đơn điện tử như

Hệ thống thiết bị có kết nối mạng internet như laptop, máy tính,…
Hòm thư điện tử Email.

Bước 2: Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp

Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Bước 4: Tiến hành xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm

Thêm mới hóa đơn điện tử
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

3. Giải đáp một số thắc mắc về HĐĐT đối với HKD, CNKD

3.1 HKD, CNKD có được xuất hoá đơn giá trị gia tăng không?

Căn cứ Khoản 1 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): Hóa đơn GTGT là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:

Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
Hoạt động vận tải quốc tế;
Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Căn cứ Khoản 2 Điều 10 Luật Thuế GTGT năm 2013: Phương pháp khấu trừ thuế áp dụng đối với cơ sở kinh doanh thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, hoá đơn, chứng từ bao gồm:

Cơ sở kinh doanh có doanh thu hàng năm từ bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ từ một tỷ đồng trở lên, trừ HKD, CNKD;
Cơ sở kinh doanh đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế, trừ HKD, CNKD.

Như vậy, căn cứ theo các quy định nêu trên thì HKD, CNKD không được xuất hoá đơn GTGT.

3.2 Có thể thêm logo hoặc thông tin khác vào mẫu hoá đơn khi đăng ký sử dụng HĐĐT cho HKD, CNKD?

Căn cứ quy định tại Khoản 15 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: HKD, CNKD có thể tạo thêm biểu trưng hay logo để thể hiện thương hiệu, nhãn hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hoá đơn có thể thể hiện thông tin về hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

3.3 HKD, CNKD thuộc lĩnh vực nào áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền?

Căn cứ Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC: HKD, CNKD nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động đặc thù, thời gian hoạt động thường xuyên, liên tục, giá trị từng hóa đơn không nhiều nhưng tần suất phát hành hóa đơn lớn, theo các mô hình kinh doanh sau áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền:

Trung tâm thương mại.
Siêu thị.
Bán lẻ hàng tiêu dùng.
Ăn uống.
Nhà hàng.
Khách sạn.
Bán lẻ thuốc tân dược.
Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

3.4 Trường hợp nào HKD, CNKD phải ngừng sử dụng HĐĐT?

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP HKD, CNKD thuộc các trường hợp sau phải ngừng sử dụng HĐĐT của CƠ QUAN THUẾ

HKD, CNKD chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
HKD, CNKD thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh.
HKD, CNKD thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
HKD, CNKD có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.