Thủ tục thay đổi trụ sở kinh doanh

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Thủ tục thay đổi trụ sở kinh doanh. Bài viết dành cho doanh nghiệp đang muốn thay đổi trụ sở hoạt động của mình.. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi vì trụ sở kinh doanh là một thông tin quan trọng của doanh nghiệp và được in trên Giấy phép kinh doanh, giúp các đối tác doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm đến và cơ quan chức năng dễ dàng trong việc quản lý.

Bài viết có các từ viết tắt như sau: giấy phép kinh doanh; địa chỉ trụ sở; thay đổi; thủ tục.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Quy định về địa chỉ trụ sở chính của công ty

Tuân thủ quy định pháp lý về địa chỉ trụ sở chính đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành kinh doanh, vì điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề pháp lý phát sinh do vi phạm, mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc không cung cấp thông tin chính xác về địa chỉ hoạt động.

Dựa vào Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính được định nghĩa là “địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).” Như vậy, một trụ sở chính được xem là hợp lệ theo quy định pháp luật thì phải đáp ứng được những điều kiện thiết yếu sau đây:

Được ghi nhận chính thức trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp.
Địa chỉ trụ sở chính cần phải là một địa điểm cụ thể, tuân thủ địa giới hành chính.

Lưu ý, trụ sở chính không bắt buộc phải là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Địa chỉ công ty cần đáp ứng điều kiện gì?

Để có địa chỉ trụ sở công ty được công nhận theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần tuân quy định rằng trụ sở công ty cần có giấy chứng minh hợp pháp về quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.

Căn cứ theo quy định của khoản 11 Điều 6 Luật Nhà Ở số 65/2014/QH13 của Quốc hội, Công văn số 2544/BXD-QLN về quản lý sử dụng nhà chung cư của Bộ Xây dựng, doanh nghiệp không được phép đặt địa chỉ trụ sở chính tại những khu chung cư có mục đích dùng để ở.

Trong trường hợp sử dụng chung cư hỗn hợp văn phòng, doanh nghiệp phải có phân định rõ khu vực dành cho mục đích kinh doanh, thương mại riêng biệt, và có giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng chung cư đó làm địa chỉ văn phòng công ty.

Trong trường hợp được phép sử dụng một phần diện tích nhà chung cư để kinh doanh, doanh nghiệp không được kinh doanh tại chung cư những ngành, nghề như: vật liệu gây cháy nổ, vũ trường, sửa chữa xe có động cơ, giết mổ gia súc, và các dịch vụ gây ô nhiễm. Các ngành như nhà hàng, karaoke, quán bar cũng phải đảm bảo các yêu cầu về cách âm, phòng chống cháy nổ và thoát hiểm.

3. Hồ sơ và thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Điều 47 của Nghị định Số 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, đặt ra các quy trình và yêu cầu cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.

Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận/huyện hoặc khác tỉnh. Trước khi thực hiện thay đổi doanh nghiệp phải tiến hành các thủ tục với cơ quan thuế liên quan. Cũng như doanh nghiệp cần thông báo và cung cấp các văn bản kèm theo danh sách thành viên và quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông/Chủ sở hữu,… đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới.
Đối với trường hợp chuyển địa chỉ trong cùng một tỉnh, thành phố, doanh nghiệp cần gửi thông báo và các văn bản liên quan đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.