Tìm hiểu về COE (Giấy chứng nhận Tư cách Lưu trú) khi du học Nhật Bản và những lưu ý quan trọng

Khi quyết định du học Nhật Bản, một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình chuẩn bị hồ sơ là xin Giấy Chứng nhận Tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility – COE). COE là giấy tờ bắt buộc do Cục Quản lý Xuất nhập cánh Nhật BẢN cấp, xác nhận rằng bạn đủ tư cách pháp lý để xin visa nhập cảnh vào Nhật Bản. Đây là bước đầu tiên để bạn có thể nhạn được visa du học và bắt đầu hành trình học tập tại Nhật Bản. Trong bài viết này, Công ty Kế toán AGS sẽ giúp bạn hiểu rõ về COE, quy trình xin COE và những lưu ý quan trọng để đảm bảo hồ sơ của bạn được chấp nhận.

COE là gì?

Giấy Chứng nhận Tư cách lưu trú (COE) là một tài liệu chứng nhận rằng bạn đủ điều kiện để sống và học tập tại Nhật Bản. COE không phải là visa nhưng là điều kiện cần thiết để bạn có thể nộp đơn xin visa du học tại Đại sự quán hay Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước sở tại.

COE được cấp cho nhiều mục đích khác nhau như:

Du học: được cấp cho sinh viên quốc tế tahi các trường đại học, trường nghề hoặc các chương trình ngôn ngữ
Làm việc: cấp cho người đến Nhật làm việc theo các hợp đồng lao động hợp pháp
Kết hôn: cấp cho người nước ngoài muốn sống tại Nhật Bản theo diện kết hôn với công nhân Nhật

Trong trường hợp du học sinh, COE được sử dụng để chứng minh rằng bạn có đủ khả năng tài chính và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu để học tập tại Nhật Bản trong suốt thời gian lưu trú.

Quy trình xin COE

Chuẩn bị hồ sơ xin COE

Hồ sơ xin COE phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau. Một số giấy tờ cơ bản cần chuẩn bị bao gồm:

Đơn xin COE: mẫu đơn này được cung cấp bởi các trường học mà bạn đăng ký tại Nhật Bản. Trường sẽ hướng dẫn bạn điền đầy đủ thông tin cần thiết
Thư mời nhập học: trường học tại Nhấtec gửi cho bạn thư mời nhập học chính thức sau khi bạn được nhận
Bằng cấp và bảng điểm: bạn cần nộp bằng cấp và bảng điểm từ trường cấp 3 hoặc trường đại học ở nước sở tại để chứng minh trình độ học vấn
Chứng minh tài chính: đây một trong những yêu cầu quan trọng. Bạn cần cung cấp số tiết kiệm hoặc giấy xác nhận tài khoản ngân hàng với số tiền đủ chi trả học phí và sinh hoạt phí trong suốt thời gian học tại Nhật Bản. Thường số tiền này khoảng từ 15.000 – 20.000 USD (tương đường 1,5 – 2 triệu yên Nhật)
Chứng minh nhân thân: hộ chiếu và giấy khai sinh của bạn cũng sẽ là các tài liệu quan trọng trong hồ sơ xin COE

Nộp hồ sơ COE

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, trường học tại Nhật Bản sẽ hỗ trợ bạn nộp hồ sơ xin COE lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại địa phương của họ. Thông thường, bạn sẽ không cần tự mình nộp hồ sơ này mà nhà trường sẽ làm việc trực tiếp với cơ quan xuất nhập cảnh.

Thời gian xét duyệt COE

Quá trình xét duyệt COE thường kéo dài từ 1 đến 3 tháng. Thời gian có thể thay đổi tùy thuộc vào thời điểm nộp hồ sơ và số lượng hồ sơ mà cơ quan xuất nhập cảnh nhận được.

Sau khi COE được cấp, trường học sẽ gửi COE cho bạn qua đường bưu điện hoặc email.

Những lưu ý quan trọng khi xin COE

Đảm bảo chứng minh tài chính đủ mạnh

Một trong những lý do chính khiến nhiều đơn xin COE bị từ chối là do chứng minh tài chính không đủ mạnh. Bạn cần đảm bảo rằng tài khoản ngân hàng của bạn hoặc người bảo lãnh tài chính có đủ số dư để trang trải cho toàn bộ quá trình du học, bao gồm học phí, sinh hoạt phí và các chi phí phát sinh khác.

Mẹo

Cung cấp sổ tiết kiệm có số dư ít nhất 15.000 – 20.000 USD (hoặc tương đương) để chứng minh khả năng tài chính
Nếu người bảo lãnh tài chính cho bạn là gia đình hoặc người thân, hãy cung cấp thêm các giấy tờ như chứng minh mối quan hệ và giấy cam kết tài trợ tài chính

Điền đúng thông tin trong đơn xin COE

Khi điền đơn xin COE, bạn phải chắc chắn rằng tất cả các thông tin cá nhân, học vấn và tài chính đều chính xác. Mọi sai sót nhỏ có thể khiến hồ sơ của bạn bị từ chối hoặc phải điều chỉnh, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.

Mẹo: trước khi nộp đơn, hãy kiểm tra kỹ từng mục trong đơn xin COE và đối chiếu với các giấy tờ kiên quan để tránh nhầm lẫn

Theo dõi trường hợp bị từ chối

Nếu đơn xin COE của bạn bị từ chối, bạn sẽ không thể xin visa du học. Trong trường hợp này, bạn cần làm theo hướng dẫn của nhà trường và cơ quan xuất nhập cảnh để điều chỉnh và nộp lại hồ sơ.

Mẹo: nếu COE bị từ chối, hãy yêu cầu giải thích lý do từ nhà trường hoặc cơ quan cấp COE. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh các vấn đền trong hồ sơ để tăng cơ hội được chấp thuận trong lần nộp tiếp theo.

Sau khi nhận được COE: các bước tiếp theo

Xin visa du học Nhật Bản

Nhiều bạn lầm tưởng rằng COE và visa du học Nhật Bản là giống nhau hoặc có COE Nhật Bản thì không cần xin visa nữa. Đây là một quan điểm chưa chính xác.

COE Nhật Bản do Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản cấp, cho phép người nước ngoài có thể tham gia hoạt động nhất định nào đó hay tham gia các hoạt động với tư cách là người thân phận, địa vị nhất định trong thời gian lưu trú tại Nhật.
Visa: do Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật tại nước sở tại cấp, cho phép người nước ngoài được nhập cảnh hoặc xuất cảnh vào Nhật trong một thời gian

Sau khi nhận được COE, bước tiếp theo là nộp đơn xin visa du học tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước sở tại. Quy trình xin visa khá đơn giản nếu bạn đã có COE:

Giấy tờ cần thiết: COE bản gốc, hộ chiếu, mẫu đơn xin visa, ảnh thẻ và các giấy tờ khác theo yêu cầu của Đại sứ quán
Thời gian xét duyệt: thông thường, visa du học sẽ được cấp trong vòng 5 – 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đơn

Chuẩn bị cho chuyến đi

Sau khi nhận được visa, bạn cần chuẩn bị cho hành trình du học Nhật Bản của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn đã sắp xếp chỗ ở và tìm hiểu về văn hóa, môi trường học tập để dễ dàng hào nhập hơn khi đến Nhật.

Việc xin COE là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình xin visa du học Nhật Bản. Quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là trong việc chứng minh tài chính và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ. Với sự chuẩn bị cẩn thận và hiểu rõ các yêu cầu, bạn sẽ tăng cơ hội thành công khi xin COE và sớm có thể bắt đầu hành trình học tập tại Nhật Bản.

Theo dõi Công ty AGS để nhận được nhiều thông tin thú vị liên quan nhé!!!