Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ hay không

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không? Bài viết dành cho những đối tượng đang hành nghề kế toán viên có những thắc mắc về tính hợp lệ của hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi bất kỳ kế toán viên nào trong quá trình làm việc có khả năng sẽ gặp phải trường hợp này.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Thế nào là hóa đơn điện tử hợp lệ?

Hiện nay, hóa đơn điện tử là công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp, hữu ích của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán và các doanh nghiệp phải biết hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản nào.

Theo Khoản 3 điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC "Hướng dẫn về khởi tạo. phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện sau đây:

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn bao gồm: thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong khi lưu trữ, trao đổi hoặc hiển thị hóa đơn. Tất cả thông tin có trong hóa đơn điện tử đều phải truy cập, sử dụng được khi cần thiết.

2. Điều kiện cơ bản của hóa đơn điện tử hợp lệ

Giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải đầy đủ các tiêu chí sau:

Thông tin trên hóa đơn đầy đủ: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, ký hiệu mẫu
Thông tin người bán ghi trên hóa đơn gồm có: Tên công ty, địa chỉ công ty, Mã số Thuế
Thông tin người mua có trên hóa đơn gồm: Tên công ty, địa chỉ công ty, Mã số Thuế

Nội dung hàng hóa dịch vụ trên hóa đơn cần có đầy đủ:

Số thứ tự, tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền.
Tổng tiền hàng, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
Số tiền bằng chữ
Tên người mua hàng, người bán hàng
Chữ ký và con dấu của người bán hàng

Các tiêu chí của hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt so với hóa đơn giấy. Căn cứ thông tư số 32 Bộ Tài Chính, để hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp thì hóa đơn điện tử cần có thêm các chỉ tiêu sau (ngoài những tiêu chí quy định của hóa đơn giấy):

Cần có bản thể hiện hóa đơn điện tử
Ký hiệu số seri
Chữ ký điện tử của đơn vị
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
Hóa đơn điện tử có định dạng XML mang tính pháp lý khi đảm bảo sự toàn vẹn, không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện được định dạng PDF.

3. Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử có dấu tích xanh là hóa đơn được ký bằng phần mềm chữ ký số của đơn vị bán hàng. Theo Nghị định 119 Chính phủ quy định rõ về hóa đơn điện tử hợp lệ, hóa đơn hợp lệ thì phải có đầy đủ các điều kiện về: chữ ký số, chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.

Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không?

Vì vậy, hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh là không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, và không hợp lệ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, in hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh. Tham khảo ngay cách in hóa đơn điện tử có dấu tích xanh dưới đây.

4. In hóa đơn điện tử có dấu tích xanh

Có nhiều trường hợp tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân phải sử dụng hóa đơn giấy để làm việc. Ví dụ như khi hàng hóa được lưu thông mà những cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thì sẽ phải xuất trình hóa đơn giấy. Dưới đây là cách in dấu tích xanh trên hóa đơn điện tử.

4.1 Khắc phục in hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh

Nghị định 119 Chính phủ, bắt buộc các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Điều đó khiến hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến hơn trong doanh nghiệp.

Với những gì chúng ta quan sát được, việc sử dụng hóa đơn điện tử là vô cùng tiện lợi, tiết kiệm. Tuy nhiên, một số trường hợp phát sinh cần sử dụng đến hóa đơn giấy:

Để chứng minh nguồn gốc của sản phẩm giúp dễ dàng phân phối, bán hàng.
Phòng trường hợp lưu thông hàng hóa trên đường và cơ quan chức năng kiểm tra, cũng như yêu cầu xuất trình giấy tờ, giám sát hàng hóa.
Khách hàng yêu cầu hóa đơn giấy
Cần dùng để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán
Ngoài ra, hóa đơn được in để phục vụ công tác điều tra.

4.2 Chi tiết cách in dấu tích xanh có trên hóa đơn điện tử

Trong một số trường hợp, in hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh, có thể khắc phục bằng cách sau.

Bước 1: Truy cập vào trang hóa đơn điện tử chính thống và điền đầy đủ thông tin đăng nhập
Bước 2: Tại màn hình đăng nhập, chọn “chuyển đổi” > Chuyển đổi hóa đơn. Lúc này sẽ xuất hiện danh sách hóa đơn đã tạo
Bước 3: Chọn hóa đơn cần in và ấn vào “in hóa đơn”. Chọn các thông số theo hướng dẫn.
Bước 4: Nhấn “in” và nhận hóa đơn in từ máy in.

Sau khi hoàn tất quy trình in hóa đơn, các đại diện doanh nghiệp phải ký và đóng dấu theo quy định để hóa đơn có hiệu lực như hóa đơn đỏ.

4.3 Một số lưu ý quan trọng khi in hóa đơn điện tử có dấu tích xanh

Thực hiện in hóa đơn điện tử có dấu tích xanh, cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:
Chỉ chuyển đổi hóa điện tử sang hóa đơn giấy một lần duy nhất trong khi in hóa đơn điện tử.
Bản in hóa đơn cần phải có đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc, khi đó hóa đơn in ra mới có giá trị pháp lý.
Bản in hóa đơn điện tử buộc phải có dòng chữ ghi: “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”,có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.
Người có trách nhiệm pháp lý của bên bán sản phẩm phải ký họ tên; đóng dấu lên bản in hóa đơn điện tử thì hóa đơn đó mới đủ điều kiện pháp lý.

5. Hóa đơn điện tử hợp pháp

Nghị định 119 cũng quy định rõ về hóa đơn điện tử hợp pháp: thông tin có trong hóa đơn phải đảm bảo toàn vẹn. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Hóa đơn không bắt buộc có chữ ký số
Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ là thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ.
Đặc biệt, trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc từng hạng mục thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho giá trị hàng hóa tương ứng được giao.
Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể về thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp ngoại lệ, và nội dung quy định bên trên căn cứ quy định của luật thuế GTGT, luật quản lý thuế.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.