Quy trình xử lý hóa đơn khi doanh nghiệp thực hiện giải thể

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này, AGS sẽ chia sẻ về cách xử lý hóa đơn khi doanh nghiệp giải thể. Đây là một chủ đề quan trọng dành cho các kế toán viên, nhân sự phụ trách hóa đơn, và những cá nhân làm việc trong lĩnh vực tài chính, thuế. Mục tiêu là giúp bạn đọc nắm rõ các quy định pháp luật liên quan, từ việc kiểm tra, báo cáo, đến hủy hoặc hoàn tất xử lý hóa đơn trong quá trình giải thể.

Hy vọng nội dung bài viết sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục kế toán - thuế một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh rủi ro không đáng có. Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Công ty tạm ngừng kinh doanh có được xuất hóa đơn không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 về tạm ngừng, đình chỉ hoạt động và chấm dứt kinh doanh của doanh nghiệp:

“Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, công ty phải nộp đủ số thuế, BHXH, BHYT, BHTN còn nợ và tiếp tục thanh toán các khoản nợ, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động (trừ trường hợp có thỏa thuận khác với chủ nợ, khách hàng và người lao động).”

Bên cạnh đó, theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP:

“Trong thời gian người nộp thuế tạm ngừng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn và không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Trong trường hợp người nộp thuế được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật, phải lập hồ sơ khai thuế và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.”

Như vậy, nếu công ty đang tạm ngừng kinh doanh thì không được phép thực hiện bất cứ giao dịch nào liên quan đến mua hàng hóa, dịch vụ và không được lập, xuất hóa đơn điện tử. Trong trường hợp doanh nghiệp đang tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh thì công ty sử dụng hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (căn cứ theo quy định tại khoản 4 Điều 16 Nghị định 123).

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn của công ty đang tạm ngừng kinh doanh

Tổng cục Thuế hướng dẫn xử lý hóa đơn trong giai đoạn tạm ngừng kinh doanh tại Công văn 11797/BTC-TCT như sau:

(1) Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức chưa thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT

Cơ quan Thuế thông báo bằng văn bản cho công ty biết để tạm dừng kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật và chờ kết quả chính thức từ cơ quan có thẩm quyền. Người nộp thuế chỉ được thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

(2) Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đã kê khai khấu trừ thuế GTGT

Cơ quan Thuế tiến hành thông báo bằng văn bản cho công ty biết để kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ.

Trong trường hợp doanh nghiệp khẳng định việc mua bán hàng hóa và hóa đơn GTGT đầu vào sử dụng kê khai khấu trừ là đúng quy định thì doanh nghiệp phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đồng thời, cơ quan thuế phải thực hiện thanh tra, kiểm tra tại trụ sở công ty để kết luận và xử lý vi phạm theo quy định.

Trong quá trình thanh, kiểm tra, cơ quan Thuế phải thực hiện xác minh và đối chiếu với công ty có quan hệ mua bán về một số nội dung sau:

Kiểm tra, xác minh về hàng hóa: Hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có); hình thức giao nhận hàng; địa điểm giao nhận hàng hóa; phương tiện vận chuyển hàng hóa; chi phí vận chuyển; chủ sở hữu và nguồn gốc hàng hóa (trước thời điểm giao nhận hàng hóa);
Kiểm tra xác minh về thanh toán: Ngân hàng giao dịch; đối tượng nộp tiền vào tài khoản giao dịch; số tiền thực hiện giao dịch; hình thức thanh toán và chứng từ thanh toán;
Kiểm tra xác minh về xuất khẩu hàng hóa: Tờ khai hải quan có xác nhận thực xuất của Cơ quan hải quan; chứng từ thanh toán qua ngân hàng và vận đơn (nếu có).

3. Những lưu ý khi doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh

Khi công ty tạm ngừng kinh doanh cần lưu ý:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty tạm ngừng kinh doanh phải thông báo chậm nhất 03 ngày. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh không được quá 01 năm và không hạn chế số lần tạm ngừng liên tiếp (theo khoản 1 Điều 66 Nghị định 01).

Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, người nộp thuế không phải nộp báo cáo thuế. Trừ trường hợp công ty tạm ngừng kinh doanh không trọn tháng, quý năm dương lịch hoặc năm tài chính thì vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý; và không phải nộp hồ sơ quyết toán năm (theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh chỉ cần thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh mà không cần thông báo cho cơ quan Thuế. Trường hợp này, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin về tạm ngừng kinh doanh cho cơ quan Thuế (khoản 1 Điều 4 và khoản 1 Điều 26 Nghị định 126).

Người nộp thuế phải thông báo tạm ngừng kinh doanh trước ngày 30/1 thì công ty không phải nộp lệ phí môn bài cho năm tạm ngừng hoạt động kinh doanh nếu chưa nộp lệ phí. Trường hợp công ty đã nộp lệ phí môn bài rồi thì sẽ không được hoàn lại (theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP sửa đổi bởi điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP).

4. Hướng dẫn tra cứu doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh

Tra cứu công ty, doanh nghiệp đang tạm ngừng kinh doanh

Để kiểm tra xem công ty, tổ chức, doanh nghiệp có đang tạm ngừng kinh doanh, bạn đọc có thể tra cứu tại 3 trang thông tin điện tử sau:

Cách 1: Tra cứu tại website của Tổng cục thuế

Bước 1: Truy cập https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/hgtsdtc.html
Bước 2: Chọn Tab Thông báo -> Chọn “chỉ hết giá trị sử dụng” -> “Hóa đơn” -> “Tổ chức, cá nhân”
Bước 3: Nhập các thông tin trong trường bắt buộc (có dấu (*)) sau đó nhấn tìm kiếm.

Cách 2: Tra cứu tại trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế

Bước 1: Truy cập http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp
Bước 2: Tại Tab thông tin người nộp thuế nhập một trong các thông tin:

MST;

Tên tổ chức, người nộp thuế;

Địa chỉ trụ sở kinh doanh;

Thẻ CCCD của người đại diện theo pháp luật

Và nhập mã xác nhận (bắt buộc).

Bước 3: Nhận nút tra cứu và thông tin doanh nghiệp sẽ được hiện ra.

Cách 3: Tra cứu tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx
Bước 2: Điều thông tin mã số thuế của công ty, doanh nghiệp cần tra cứu
Bước 3: Màn hình hiển thị kết quả cần tìm kiếm

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.