Quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.
Trong bài viết này, AGS sẽ chia sẻ về quy định của hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền như là đối tượng sử dụng, nguyên tắc khởi tạo, nội dung trên hóa đơn và các lưu ý cần thiết. Đây là nội dung quan trọng dành cho kế toán viên, người phụ trách thuế, bộ phận tài chính, cũng như các cá nhân làm việc trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán.
Hy vọng nội dung bài viết sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục kế toán - thuế một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh các sai sót không đáng có. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ Khoản 2, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh: Siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ hàng tiêu dùng, nhà hàng, ăn uống, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi, giải trí và một số dịch vụ khác.

Lưu ý: Các đối tượng nêu trên được lựa chọn áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

2. Nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền

Căn cứ theo Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế:

Nhận biết được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Không yêu cầu bắt buộc có chữ ký số.
Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn hoặc bản sao chụp hóa đơn hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn, được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp nhằm làm căn cứ xác định nghĩa vụ về thuế.

3. Nội dung trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế gồm có các nội dung như sau:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Ghi thông tin khớp với thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, đăng ký hợp tác xã.
Thông tin người mua trong trường hợp người mua yêu cầu.
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
Thời điểm lập hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế.

Có thể thấy, nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế có nội dung khá đơn giản, dễ áp dụng đối với nhiều đối tượng, dễ dàng xuất hóa đơn theo đúng quy định.

4. Những lưu ý quan trọng về hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền

Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền, cần lưu ý một số vấn đề sau:

4.1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi nào được coi là chứng từ hợp pháp?

Tất cả các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ về thuế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc mà các doanh nghiệp, hộ kinh doanh tùy theo nhu cầu sử dụng và căn cứ theo khách hàng để lựa chọn hình thức hóa đơn này.

4.2. Trách nhiệm của người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ theo Khoản 6, Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế có trách nhiệm:

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.

Sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.