Những điểm mới trong quy định về hóa đơn điện tử và thanh toán không dùng tiền mặt từ 01/7/2025

1. Hóa đơn điện tử là gì?

• Hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019
• Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

• Theo Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn, đồng thời ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định về thuế và kế toán — không phân biệt giá trị của từng giao dịch.
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng máy tính tiền, cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn được cấp dựa trên thông tin chính xác của doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh, và doanh nghiệp chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác này.

3. Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử từ 01/7/2025

3.1. Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế

• Từ ngày 01/7/2025, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản) mới được phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải hợp lệ theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP, ngoại trừ trường hợp người mua nộp tiền mặt vào tài khoản người bán.
• Ngoài các trường hợp đặc biệt được quy định trong Luật Thuế GTGT 2024, mọi giao dịch trên 5 triệu đồng đều phải tuân thủ nguyên tắc này.

3.2. Doanh nghiệp xuất hóa đơn theo địa chỉ đơn vị hành chính mới

• Từ ngày 01/7/2025, địa chỉ kinh doanh của tất cả các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ được điều chỉnh theo đợt sắp xếp, sáp nhập các đơn vị hành chính (cấp tỉnh, xã) theo Nghị quyết 202/2025/QH15 và Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2025.
• Để thuận tiện cho doanh nghiệp, Cơ quan Thuế đã chủ động cập nhật thông tin địa chỉ hành chính mới trên hệ thống dữ liệu quản lý thuế. Do đó, doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi hay điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nếu không có nhu cầu.
• Nếu doanh nghiệp muốn cập nhật lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo địa chỉ hành chính mới, có thể thực hiện thủ tục theo quy định tại cơ quan đăng ký kinh doanh.