03 quy định mới về hóa đơn đối với hộ kinh doanh từ 01/6/2025

3. Thời hạn chuẩn bị thực hiện

Từ nay đến trước ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền cần thực hiện:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế.
- Lắp đặt thiết bị đầu cuối có chức năng lập hóa đơn và kết nối mạng truyền dữ liệu.
- Đào tạo người bán hàng sử dụng máy tính tiền và phần mềm hóa đơn đúng quy trình.
- Kiểm tra việc cập nhật hệ thống với cục thuế địa phương để đảm bảo đồng bộ dữ liệu.

- Việc không triển khai đúng thời hạn có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế nhắc nhở, xử phạt vi phạm hành chính và tạm thời không cấp hóa đơn điện tử trong một số trường hợp.

II. Quy định mới về cấp hóa đơn điện tử từng lần phát sinh

1. Được cấp trong trường hợp đang giải trình

Đối với các hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đang giải trình, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế (ví dụ: chưa nộp đủ nghĩa vụ thuế, bị xác minh doanh thu...), thì sẽ tạm thời không được cấp hóa đơn điện tử một cách liên tục như thông thường.
Thay vào đó, pháp luật cho phép người nộp thuế được đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh giao dịch.
Đây là cơ chế quản lý rủi ro mới mà ngành thuế áp dụng để giám sát các trường hợp có dấu hiệu kê khai chưa đầy đủ, hoặc chưa đảm bảo năng lực thực hiện nghĩa vụ thuế.

2. Trình tự cấp từng lần

Để được cấp hóa đơn điện tử từng lần phát sinh, cá nhân/hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:
- Gửi văn bản đề nghị cấp hóa đơn theo mẫu số 06/ĐN-PSĐT (ban hành kèm theo Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Truy cập cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để khai báo thông tin giao dịch.
- Nộp đủ số tiền thuế phát sinh liên quan đến giao dịch đề nghị xuất hóa đơn.
- Cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn ngay sau khi xác nhận nghĩa vụ thuế đã được hoàn thành và hồ sơ hợp lệ.
- Việc nộp đủ thuế trước khi được cấp hóa đơn là một biện pháp ngăn ngừa trốn thuế, gian lận trong kê khai doanh thu.

3. Trách nhiệm và lưu ý

Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin đã kê khai. Nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời lập văn bản đề nghị thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Đặc biệt, trường hợp cố tình gian lận hoặc không tuân thủ đúng thủ tục có thể bị xử phạt theo Luật quản lý thuế.

III. Hủy hóa đơn không còn được chấp nhận – bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

1. Không còn khái niệm “hủy hóa đơn”

Một trong những thay đổi mang tính nguyên tắc trong hệ thống hóa đơn mới là: từ ngày 01/7/2025, các trường hợp lập sai hóa đơn sẽ không được hủy như trước đây.
Thay vào đó, cá nhân hoặc tổ chức phải chọn một trong hai cách xử lý:
- Lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc
- Lập hóa đơn thay thế.
Việc này nhằm tăng tính minh bạch, tạo dấu vết rõ ràng cho mọi lần thay đổi hóa đơn và thuận tiện hơn trong công tác tra cứu, kiểm tra thuế.

2. Cách áp dụng linh hoạt

Tùy tình huống, người bán có thể lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế như sau:
- Nếu sai nội dung liên quan đến thuế suất, số tiền, tên hàng hóa, đơn giá… thì có thể lập hóa đơn điều chỉnh.
- Nếu lập sai toàn bộ nội dung hóa đơn, sai tên người mua, sai mã số thuế thì nên lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ.
- Đặc biệt, nếu trong một tháng phát sinh nhiều hóa đơn sai đối với cùng một khách hàng, người bán có thể gộp lại và lập một hóa đơn điều chỉnh chung để thuận tiện trong quản lý.

3. Nguyên tắc bắt buộc sau khi chọn phương pháp xử lý

Khi đã chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, thì tất cả các hóa đơn sai sót tương tự phát sinh sau đó phải áp dụng cách xử lý nhất quán như lần đầu.
Ngoài ra, nếu hóa đơn đã lập không có mã hoặc số hóa đơn (trong trường hợp không truyền thành công đến cơ quan thuế), thì chỉ được điều chỉnh, không được thay thế.
Việc nhất quán này nhằm giúp cơ quan thuế dễ theo dõi lịch sử điều chỉnh, tránh phát sinh xung đột dữ liệu giữa hai bên.

IV. Kết luận

- Từ ngày 01/6/2025, ba thay đổi lớn trong chính sách hóa đơn đối với hộ kinh doanh – bao gồm: bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, quy định cấp hóa đơn từng lần phát sinh, và hủy bỏ cơ chế hủy hóa đơn – sẽ chính thức có hiệu lực.
- Đây là dấu mốc thể hiện quyết tâm số hóa ngành thuế, đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong hệ thống thuế quốc gia.
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nên chủ động cập nhật, chuẩn bị thiết bị, nắm rõ quy trình để tránh rủi ro pháp lý và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh lâu dài.