So sánh tờ khai thuế TNCN 02/QTT-TNCN và 05/QTT-TNCN mới nhất 2025 – Hướng dẫn chọn mẫu đúng cho doanh nghiệp

 

1. Cơ sở pháp lý

Cả hai tờ khai đều được quy định tại Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính – văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế.
Ngoài ra, Tổng cục Thuế cũng ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về thời hạn và cách nộp tờ khai quyết toán thuế hàng năm.

Tờ khai 02/QTT-TNCN là mẫu dùng cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Nói cách khác, đây là tờ khai do chính người lao động lập, trong trường hợp họ không được hoặc không muốn ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay.

Thông thường, cá nhân cần dùng mẫu 02 trong những tình huống sau:

Làm việc tại nhiều nơi trong cùng một năm;

Có thu nhập không thuộc cùng một tổ chức chi trả;

Muốn tự quyết toán để được hoàn thuế;

Hoặc chưa ủy quyền quyết toán cho công ty trong năm.

Cá nhân sẽ nộp tờ khai này trực tiếp cho cơ quan thuế nơi cư trú, tức là nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú.
Hạn nộp thường là ngày 30 tháng 4 của năm sau năm tính thuế.

Hiện nay, người nộp thuế có thể dễ dàng nộp mẫu 02/QTT-TNCN trên Cổng thông tin Thuế điện tử cá nhân tại địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn, không cần đến trực tiếp cơ quan thuế.

3. Tờ khai 05/QTT-TNCN – Dành cho tổ chức chi trả thu nhập

Trong khi đó, tờ khai 05/QTT-TNCN được sử dụng bởi tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan hoặc đơn vị chi trả thu nhập cho người lao động.
Mục đích của mẫu này là để quyết toán số thuế TNCN đã khấu trừ trong năm, và trong một số trường hợp, thực hiện quyết toán thay cho người lao động khi được ủy quyền.

Ví dụ, một công ty trả lương cho 100 nhân viên, trong đó có 70 người làm việc lâu dài và đủ điều kiện ủy quyền. Khi đó, kế toán công ty sẽ lập tờ khai 05/QTT-TNCN để kê khai tổng hợp số thuế đã khấu trừ của toàn bộ nhân viên và thực hiện quyết toán thay cho những người được ủy quyền.

Tờ khai này được nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp – thường là Chi cục hoặc Cục Thuế nơi doanh nghiệp đăng ký.
Thời hạn nộp tờ khai chậm nhất là ngày 31 tháng 3 của năm sau.
Doanh nghiệp có thể nộp qua phần mềm HTKK hoặc hệ thống thuế điện tử eTax tại https://thuedientu.gdt.gov.vn.

4. Điểm khác biệt cơ bản giữa 02/QTT-TNCN và 05/QTT-TNCN

Điểm khác biệt lớn nhất nằm ở chủ thể kê khai và mục đích sử dụng.

Mẫu 02/QTT-TNCN: Do cá nhân trực tiếp lập để kê khai tổng thu nhập, số thuế đã tạm nộp và số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn.
Cá nhân tự kê khai, tự nộp và tự chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế.

Mẫu 05/QTT-TNCN: Do tổ chức chi trả thu nhập lập để tổng hợp số tiền lương, thu nhập đã chi và số thuế đã khấu trừ.
Doanh nghiệp đồng thời có thể thực hiện quyết toán thay cho người lao động, nếu họ đủ điều kiện và có giấy ủy quyền hợp lệ.
Bên cạnh đó, hạn nộp cũng có sự khác biệt:
Cá nhân (mẫu 02): Hạn đến ngày 30/4;
Doanh nghiệp (mẫu 05): Hạn đến ngày 31/3.