Vì sao doanh nghiệp nhỏ thường bị loại chi phí tiếp khách? 5 lý do ít ai biết

VCA Bích ACC

31 thg 12, 2025

Chi phí tiếp khách là loại chi phí gần như doanh nghiệp nào cũng có: cà phê với khách hàng, ăn trưa đối tác, tiếp đón nhà cung cấp… Tuy nhiên, đây cũng là một trong những khoản dễ bị cơ quan thuế “soi” nhất, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ. Vậy vì sao chi phí tiếp khách thường bị loại khi quyết toán thuế? Dưới đây là 5 lý do quan trọng nhưng ít ai để ý, kế toán mới càng cần nắm rõ.

1. Hóa đơn không hợp lý hoặc không phục vụ hoạt động kinh doanh

Nhiều DN nhỏ phát sinh các hóa đơn như:

Hóa đơn cà phê cho 1 – 2 người nhưng số tiền quá lớn.
Hóa đơn ăn uống không thể chứng minh liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Hóa đơn phát sinh ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, lễ Tết.

Kết quả: cơ quan thuế loại chi phí vì không chứng minh được tính hợp lý.

Cách tránh: luôn chuẩn bị bằng chứng kèm theo như email hẹn gặp, nội dung làm việc, quyết định công tác, lịch họp…

2. Thiếu bảng kê hoặc thiếu danh sách người tham dự

Quy định yêu cầu DN phải có:

Mục đích tiếp khách
Nội dung làm việc
Danh sách người tham gia
Vị trí – thời gian phát sinh

Nhiều DN nhỏ chỉ lưu hóa đơn, không có bất kỳ bảng kê nào → chi phí bị loại ngay lập tức.

Cách tránh: lập Biên bản tiếp khách hoặc Bảng đề nghị thanh toán chi phí tiếp khách, ký nhận đầy đủ.

3. Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn trên 5 triệu

Chi phí >5 triệu bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản).

Thực tế, nhiều DN nhỏ vẫn thanh toán tiền mặt → không được tính chi phí hợp lệ + không được khấu trừ VAT.

Cách tránh: thanh toán đúng quy định, đúng chủ tài khoản trên hóa đơn, đúng nội dung thanh toán.

4. Không lưu chứng từ đầy đủ hoặc lưu trữ không đúng quy định

Một số lỗi phổ biến:

Hóa đơn bị rách, mờ, mất chữ
Không lưu chứng từ đi kèm (đặt bàn, báo giá, hình ảnh họp…)
Không lưu bản giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu

Điều này khiến DN khó chứng minh chi phí là có thật, hợp lý, hợp lệ → dẫn tới bị loại.

Cách tránh: thiết lập quy trình scan – lưu trữ – phân loại chứng từ ngay khi phát sinh.

5. Chi phí vượt quá định mức hoặc trùng với chi phí khác

Một số DN nhỏ không theo dõi quỹ tiếp khách, dẫn đến:

Một tháng tiếp khách quá nhiều so với doanh thu
Chi phí trùng với chi phí marketing, chi phí hội thảo
Nội dung chi phí không khớp với kế hoạch kinh doanh

Cơ quan thuế có thể đánh giá là chi phí không phục vụ sản xuất kinh doanh, và loại bỏ.

Cách tránh: thiết lập quy chế chi tiêu nội bộ, quy định rõ:

Mức chi tiếp khách theo từng cấp
Quy trình phê duyệt
Hồ sơ chứng minh kèm theo

6. Kết luận

Chi phí tiếp khách không sai, nhưng lại là khoản rất dễ bị loại khi quyết toán thuế, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ chưa có quy trình chuẩn.

Để chi phí được chấp nhận, DN cần đảm bảo 3 tiêu chí vàng:

Hợp lý – Phục vụ hoạt động kinh doanh

Hợp lệ – Đủ chứng từ theo quy định

Hợp pháp – Thanh toán đúng quy định, không vượt mức

Nếu kế toán nắm vững 5 lý do trên và chuẩn hóa quy trình chứng từ, doanh nghiệp sẽ tránh được sai sót và giảm đáng kể rủi ro thuế.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.