Hóa đơn hợp lệ nhưng vẫn bị loại? 7 sai lầm khiến kế toán mất chi phí oan!

VCA Bích ACC

31 thg 12, 2025

Trong quá trình làm kế toán, nhiều doanh nghiệp gặp tình huống trớ trêu: hóa đơn hoàn toàn hợp lệ, đủ thông tin, hợp pháp, nhưng khi quyết toán thuế vẫn bị loại chi phí. Điều này không chỉ làm tăng thu nhập chịu thuế mà còn kéo theo truy thu, phạt chậm nộp và loại VAT. Vậy vì sao “hóa đơn hợp lệ” vẫn bị loại? Dưới đây là 7 nguyên nhân phổ biến nhất khiến kế toán mất chi phí oan.

1. Hóa đơn không chứng minh được phục vụ hoạt động kinh doanh

Chi phí phải liên quan đến hoạt động SXKD. Nếu không chứng minh được mục đích—như chi tiếp khách, quà tặng, văn phòng phẩm bất thường—thuế sẽ loại dù hóa đơn hoàn toàn hợp lệ.

2. Thiếu chứng từ kèm theo

Hóa đơn không đủ để chứng minh nghiệp vụ. Các chứng từ thường bị thiếu: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê người nhận, quyết định phê duyệt…

Thiếu = bị loại.

3. Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn trên 5 triệu

Theo quy định:

Hóa đơn >5 triệu phải thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí và khấu trừ VAT.

Trả tiền mặt = bị loại VAT + bị loại chi phí.

4. Xuất hóa đơn sai thời điểm

Hóa đơn xuất trễ, xuất sau kỳ hoàn thành dịch vụ, hoặc không phản ánh đúng thời điểm giao hàng → thuế đánh giá là không đúng bản chất → loại.

5. Người bán rủi ro hoặc bỏ trốn

Dù hóa đơn hợp lệ nhưng nếu nhà cung cấp:

ngừng hoạt động,
bỏ trốn,
nằm trong danh sách rủi ro cao,
→ thuế vẫn có thể bác chi phí.

6. Sai sót nhỏ nhưng không lập biên bản điều chỉnh

Các lỗi như sai tên công ty, sai MST, sai số tiền bằng chữ… nếu không điều chỉnh kịp thời → rủi ro bị loại khi kiểm tra.

7. Hóa đơn kê khai sai kỳ hoặc bỏ sót quá lâu

Hóa đơn để quên nhiều kỳ, kê khai muộn hoặc hạch toán sai năm → bị đánh giá là không phát sinh thực tế → loại chi phí.

8. Checklist 60 giây để tránh bị loại hóa đơn

Hợp lệ: đủ các tiêu thức bắt buộc

Hợp pháp: nhà cung cấp hoạt động hợp pháp

Hợp lý: liên quan SXKD + chứng từ đầy đủ + thanh toán đúng quy định

Đủ 3 yếu tố này = hóa đơn được chấp nhận.

9. Kết luận

Hóa đơn hợp lệ chưa đủ. Kế toán cần đảm bảo hợp pháp – hợp lý – chứng từ đầy đủ, đặc biệt với các khoản >5 triệu. Biết sớm 7 sai lầm trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí một cách đáng tiếc.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.