Cách kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán thuê ngoài

Giao toàn bộ “tay hòm chìa khóa” cho một đơn vị dịch vụ nhưng lại hoàn toàn mù mờ về quy trình làm việc của họ là cái bẫy lớn nhất khiến nhiều chủ doanh nghiệp SME phải trả giá đắt khi có đợt quyết toán thuế. Bạn không cần phải là một chuyên gia kế toán để biết họ làm tốt tệ. Chỉ với 5 bí quyết dưới đây, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát chất lượng dịch vụ một cách dễ dàng và hiệu quả.

1.Kiểm tra "Tính kịp thời" qua bằng chứng pháp lý

Cơ quan Thuế hoạt động dựa trên các mốc thời gian cố định rất nghiêm ngặt, và bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc nộp tờ khai hay báo cáo đều phải trả giá bằng tiền.
Để kiểm soát điều này mà không cần hiểu sâu về nghiệp vụ, định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, ban giám đốc chỉ cần yêu cầu đơn vị dịch vụ cung cấp hai loại bằng chứng đanh thép sau:

1.1 Biên bản giao nhận chứng từ

1.2 Thông báo chấp nhận tờ khai của Cơ quan Thuế

2.Yêu cầu cung cấp Báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ (Tháng/Quý)

Một đơn vị dịch vụ kế toán có năng lực và làm việc nghiêm túc không bao giờ chọn giải pháp "im hơi lặng tiếng" suốt 11 tháng và chỉ xuất hiện vào tháng cuối năm để thảy cho bạn một cuốn sổ sách dày cộp. Sổ sách kế toán sinh ra là để phục vụ cho việc quản trị điều hành của chủ doanh nghiệp ngay trong thời gian thực, chứ không chỉ để đối phó với cơ quan thuế khi năm tài chính khép lại.
Ngay cả khi bạn chỉ sử dụng gói dịch vụ kế toán thuế tối giản, hãy thiết lập một quy định bắt buộc trong quy trình làm việc: Yêu cầu họ cung cấp và giải trình ngắn gọn các số liệu sau theo định kỳ Quý:

2.1 Bảng cân đối phát sinh tài khoản

Đối với người làm kinh doanh, bạn không cần nhìn vào tất cả các định khoản nợ - có phức tạp. Hãy yêu cầu kế toán chỉ rõ cho bạn số dư và sự biến động của các tài khoản cốt lõi như: Tài khoản 111/112 (Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng có khớp với thực tế không?), Tài khoản 131 (Khách hàng đang nợ mình bao nhiêu, nợ từ bao giờ?), và Tài khoản 331 (Mình đang nợ nhà cung cấp bao nhiêu?).

2.2 Ước tính số thuế phải nộp

Đây là điểm thể hiện rõ ràng nhất cái tầm của một dịch vụ kế toán chất lượng. Kế toán viên phụ trách phải có nghĩa vụ cân đối số liệu dòng ra - dòng vào để đưa ra một con số dự báo: 

Sự cảnh báo trước này giúp chủ doanh nghiệp chủ động điều phối dòng tiền lưu động, tránh rơi vào thế bị động hoặc khủng hoảng tiền mặt khi nhận thông báo nộp thuế sát ngày hết hạn.

3. Đánh giá năng lực qua cách họ "tư vấn và tối ưu"

Sự khác biệt cốt lõi giữa một dịch vụ kế toán "giá rẻ chỉ biết nhập liệu máy móc" và một "đơn vị tư vấn kế toán - quản trị chuyên nghiệp" nằm ở khả năng chủ động phòng ngừa ngừa rủi ro cho khách hàng. Hệ thống luật thuế tại Việt Nam cực kỳ phức tạp với hàng loạt nghị định, thông tư được bổ sung, sửa đổi liên tục.

Nếu người kế toán chỉ ngồi đợi sếp đưa gì nhập nấy, họ chỉ đang làm công việc của một người đánh máy số liệu.

Để đánh giá khía cạnh này, chủ doanh nghiệp hãy quan sát cách họ tương tác và tư vấn cho bạn trong quá trình vận hành hàng ngày:

3.1 Tính chủ động trong việc kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn

Một đối tác tốt sẽ sử dụng các phần mềm công nghệ để quét và kiểm tra ngay lập tức các hóa đơn đầu vào mà bạn gửi. Họ sẽ đưa ra cảnh báo ngay nếu phát hiện ra hóa đơn đó được xuất từ một doanh nghiệp đang nằm trong danh sách đen, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động hoặc có dấu hiệu rủi ro cao về thuế.

Việc phát hiện sớm này giúp bạn kịp thời liên hệ nhà cung cấp để xử lý, thay vì để ngâm 2-3 năm sau mới phát hiện ra thì chi phí phạt và truy thu sẽ cực kỳ nặng.

3.2 Khả năng hoàn thiện "mảnh ghép" hồ sơ đi kèm

Chi phí hợp lý không đơn thuần là chỉ cần có tờ hóa đơn tài chính. Khi bạn chi một khoản tiền lớn cho quảng cáo, tiếp khách hay mua sắm tài sản, đơn vị dịch vụ có nhắc nhở và hướng dẫn bạn lập đầy đủ các chứng từ đi kèm như: Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, bảng kê chi tiết, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi...hay không? Nếu họ làm tốt bước này, hệ thống sổ sách của bạn sẽ cực kỳ vững chắc và không sợ bị cơ quan thuế gạt chi phí khi quyết toán.

4. Rõ ràng về cam kết trách nhiệm và nhân sự phụ trách

Mọi quy trình kiểm soát bằng mắt hay bằng lời nói đều sẽ trở nên vô nghĩa nếu không được ràng buộc chặt chẽ bằng các điều khoản pháp lý ngay từ thời điểm đặt bút ký hợp đồng hợp tác. Sự uy tín của một công ty dịch vụ kế toán thể hiện rất rõ qua cách họ thiết kế các điều khoản bảo vệ quyền lợi cho khách hàng trong hợp đồng kinh tế. Chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý và kiểm tra kỹ hai yếu tố sau trong thỏa thuận hợp tác:

4.1 Điều khoản bồi thường thiệt hại

4.2 Nhân sự chuyên trách

Một trong những nhược điểm lớn của các công ty dịch vụ kế toán phân khúc thấp là tỷ lệ nhảy việc của nhân viên rất cao. Việc một doanh nghiệp mà mỗi quý lại bị thay đổi một kế toán viên phụ trách mới sẽ khiến số liệu cực kỳ dễ bị đứt gãy, người sau không hiểu cách làm của người trước.
Hãy yêu cầu đơn vị dịch vụ chỉ định rõ ràng nhân sự chuyên trách cho tài khoản của bạn, người đó phải có số điện thoại, email liên hệ công việc rõ ràng và có đủ số năm kinh nghiệm phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp bạn (ví dụ: kế toán xây dựng sẽ có quy trình rất khác với kế toán thương mại hay dịch vụ).

5. Cam kết bảo mật

Hồ sơ kế toán, doanh thu, biên lợi nhuận và danh sách khách hàng chính là những bí mật sinh tồn của một doanh nghiệp. Khi thuê dịch vụ ngoài, đồng nghĩa với việc bạn đang chia sẻ toàn bộ dữ liệu nhạy cảm này cho một bên thứ ba. Nếu những con số này bị rò rỉ ra ngoài hoặc rơi vào tay đối thủ cạnh tranh, hậu quả sẽ khôn lường. Vì vậy, một đơn vị kế toán uy tín phải có cam kết bảo mật tuyệt đối bằng văn bản để bảo vệ bạn.

Để kiểm soát rủi ro này, các Sếp cần kiểm tra kỹ hai yếu tố pháp lý sau:

5.1 Điều khoản bảo mật nghiêm ngặt trong hợp đồng

Hãy chắc chắn rằng hợp đồng dịch vụ có quy định rõ ràng về trách nhiệm bảo mật thông tin. Trong đó phải chỉ rõ mức bồi thường thiệt hại cụ thể bằng tài chính nếu đơn vị dịch vụ làm rò rỉ số liệu tài chính của công ty bạn ra bên ngoài.

5.2 Trách nhiệm bảo mật sau khi chấm dứt hợp đồng

Một cam kết bảo mật chuẩn mực phải có hiệu lực ngay cả khi hai bên đã dừng hợp tác. Điều này đảm bảo dữ liệu cũ của bạn không bị đơn vị dịch vụ sử dụng sai mục đích hoặc cung cấp cho bên khác trong tương lai.

Tóm lại:

Thông tin khác