Bộ chứng từ nhập khẩu: Cập nhật thay đổi trong năm 2026
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc chuẩn bị và kiểm tra chứng từ là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan và quản lý hàng hóa hiệu quả. Đặc biệt, trong năm 2026, kế toán và nhân viên xuất nhập khẩu cần chú ý đến những quy định mới có liên quan để chủ động xử lý hồ sơ. Vậy bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì và doanh nghiệp cần lưu ý những thay đổi nào trong năm 2026?
1. Bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì?
1.1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
Hợp đồng ngoại thương là văn bản thể hiện thỏa thuận mua bán giữa bên nhập khẩu và bên xuất khẩu. Hợp đồng thường quy định tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, đồng tiền thanh toán, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và trách nhiệm của các bên.
Khi kiểm tra hợp đồng, kế toán cần chú ý đến thông tin người mua, người bán, điều khoản thanh toán và điều kiện giao hàng theo Incoterms nếu các bên có thỏa thuận áp dụng.
Những nội dung này có ảnh hưởng đến việc xác định trách nhiệm thanh toán và các chi phí liên quan đến lô hàng.
Ví dụ, doanh nghiệp Việt Nam mua linh kiện từ Nhật Bản theo điều kiện CIF cảng Cát Lái. Khi xem xét chứng từ, kế toán cần đối chiếu điều kiện giao hàng trong hợp đồng với hóa đơn và các tài liệu vận chuyển. Tuy nhiên, không nên chỉ dựa vào tên điều kiện giao hàng để kết luận toàn bộ chi phí đã được tính đúng vào trị giá hải quan. Việc xác định trị giá cần căn cứ vào quy định hiện hành và các khoản chi phí thực tế liên quan.
1.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại do người bán phát hành, thể hiện thông tin giao dịch và số tiền người mua phải thanh toán. Đây là một trong những chứng từ quan trọng để kiểm tra giá trị hàng hóa và đối chiếu với hợp đồng.
Các thông tin cần chú ý gồm:
- Tên, địa chỉ của người bán và người mua.
- Số hóa đơn và ngày phát hành.
- Tên hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
- Đồng tiền thanh toán.
- Điều kiện giao hàng và các khoản phí được thể hiện trên hóa đơn, nếu có.
Kế toán nên đối chiếu hóa đơn thương mại với hợp đồng ngoại thương và phiếu đóng gói. Nếu số lượng trên hóa đơn khác với số lượng trong hợp đồng hoặc thông tin hàng hóa không thống nhất, cần xác định nguyên nhân trước khi hoàn tất việc ghi nhận nghiệp vụ.
Ngoài ra, kế toán cần phân biệt hóa đơn thương mại của nhà cung cấp nước ngoài với hóa đơn điện tử theo quy định về hóa đơn tại Việt Nam. Hai loại chứng từ này có mục đích và cách sử dụng khác nhau, không nên mặc nhiên coi chúng là một.
1.3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Phiếu đóng gói cung cấp thông tin về cách đóng gói và số lượng hàng hóa thực tế theo kiện, thùng hoặc bao bì. Tùy từng giao dịch, tài liệu có thể thể hiện số kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích thước và cách phân chia hàng hóa.
Kế toán và nhân viên xuất nhập khẩu có thể sử dụng phiếu đóng gói để đối chiếu với hóa đơn thương mại, vận đơn và thông tin nhận hàng.
Ví dụ, hóa đơn thương mại ghi nhận 500 sản phẩm nhưng phiếu đóng gói chỉ thể hiện 480 sản phẩm. Đây là dấu hiệu cần kiểm tra lại. Doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp để xác định liệu có sai sót khi lập chứng từ, giao thiếu hàng hay có thỏa thuận khác về số lượng.
Phiếu đóng gói không phải lúc nào cũng là chứng từ bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ hải quan. Tuy nhiên, đây vẫn là tài liệu hữu ích để kiểm tra hàng hóa và lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp.
1.4. Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
Vận đơn là chứng từ vận tải liên quan đến việc chuyên chở hàng hóa. Đối với vận chuyển đường biển, doanh nghiệp thường gặp vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L). Đối với vận chuyển hàng không, chứng từ phổ biến là vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB).
Khi kiểm tra vận đơn, cần chú ý các thông tin như người gửi hàng, người nhận hàng, cảng đi, cảng đến, mô tả hàng hóa, số kiện và ngày vận chuyển.
Các thông tin này cần được đối chiếu với những chứng từ khác trong bộ hồ sơ.
Kế toán cũng cần lưu ý các khoản phí vận chuyển và phí dịch vụ logistics được thể hiện trên hóa đơn của đơn vị vận chuyển hoặc đơn vị giao nhận. Việc xác định khoản chi phí nào được tính vào trị giá hàng nhập khẩu, khoản nào được ghi nhận riêng cần căn cứ vào bản chất chi phí và quy định áp dụng, không nên chỉ dựa vào tên gọi trên chứng từ.
1.5. Tờ khai hải quan nhập khẩu
Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục nhập khẩu. Tờ khai thể hiện thông tin khai báo của lô hàng và các nội dung phục vụ việc quản lý hải quan, xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.
Khi tiếp nhận tờ khai, kế toán cần kiểm tra các thông tin liên quan như mã số hàng hóa, số lượng, trị giá khai báo, thuế suất và số tiền thuế phải nộp. Đồng thời, cần đối chiếu thông tin trên tờ khai với hóa đơn thương mại, hợp đồng và các chứng từ có liên quan.
Mã số hàng hóa (HS code) có vai trò quan trọng vì có thể ảnh hưởng đến thuế suất nhập khẩu, chính sách quản lý mặt hàng và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Nếu có nghi ngờ về mã hàng hoặc cách xác định trị giá, doanh nghiệp cần phối hợp với nhân viên phụ trách khai báo hải quan để kiểm tra căn cứ áp dụng.
Kế toán không nên chỉ lưu tờ khai mà bỏ qua các chứng từ nộp thuế, giấy nộp tiền hoặc thông tin xác nhận liên quan. Những tài liệu này giúp đối chiếu số thuế phải nộp với số tiền thực tế đã thanh toán.
1.6. Chứng từ thanh toán
Chứng từ thanh toán phản ánh việc doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp. Tùy vào phương thức giao dịch, hồ sơ có thể bao gồm ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, điện chuyển tiền quốc tế, chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc các tài liệu liên quan khác.
Kế toán cần đối chiếu số tiền thanh toán với hợp đồng, hóa đơn thương mại và điều khoản thanh toán. Nếu thanh toán thành nhiều đợt, cần theo dõi số tiền đã trả, số tiền còn phải trả và các khoản chênh lệch phát sinh.
Đối với giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán cần xác định tỷ giá ghi nhận theo quy định kế toán hiện hành và chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp. Tỷ giá dùng để ghi nhận nghiệp vụ kế toán không nên bị nhầm lẫn với tỷ giá phục vụ mục đích tính thuế nhập khẩu.
Ngoài ra, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có thể ảnh hưởng đến việc đáp ứng yêu cầu khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo pháp luật thuế hiện hành. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng cho giao dịch cụ thể thay vì mặc nhiên cho rằng mọi khoản thanh toán đều có cùng điều kiện.
1.7. Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
C/O là chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa trong trường hợp được cấp theo quy định và đáp ứng yêu cầu liên quan. Đối với một số giao dịch, chứng từ này có thể được sử dụng để xem xét hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định thương mại tương ứng.
Kế toán và nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, tiêu chí xuất xứ, mã hàng và các thông tin liên quan trên C/O.
Đồng thời, cần xác định chứng từ có đáp ứng điều kiện về xuất xứ, hình thức, thời hạn và các yêu cầu áp dụng hay không.
Không phải mọi lô hàng nhập khẩu đều bắt buộc phải có C/O. Việc có cần chứng từ này hay không phụ thuộc vào giao dịch, chính sách thuế và yêu cầu quản lý có liên quan. Doanh nghiệp cũng không nên mặc nhiên áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt chỉ vì hàng hóa được gửi từ một quốc gia có ký hiệp định thương mại với Việt Nam.
1.8. Giấy phép nhập khẩu và chứng từ kiểm tra chuyên ngành
Một số mặt hàng có thể thuộc diện quản lý chuyên ngành, cần giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc đáp ứng điều kiện khác theo pháp luật chuyên ngành.
Do đó, trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định chính xác tên hàng, mã HS và chính sách quản lý áp dụng. Nếu mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu tương ứng.
Các tài liệu liên quan có thể bao gồm giấy phép nhập khẩu, giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành, kết quả kiểm tra hoặc giấy chứng nhận theo quy định. Thành phần cụ thể sẽ khác nhau tùy mặt hàng.
Đây là điểm cần lưu ý vì việc thiếu giấy phép hoặc chưa hoàn thành thủ tục chuyên ngành có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan và nhận hàng.
2. Kế toán cần kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu như thế nào?
Sau khi nhận được chứng từ từ bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán nên thực hiện kiểm tra theo từng nhóm thông tin thay vì chỉ kiểm tra từng tài liệu một cách riêng lẻ.
Thứ nhất, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ. Kế toán cần lập danh sách các chứng từ đã nhận, xác định tài liệu nào còn thiếu và trao đổi với bộ phận phụ trách để bổ sung. Danh sách kiểm tra cần phù hợp với loại hàng hóa và giao dịch thực tế, không nên áp dụng một bộ hồ sơ cố định cho tất cả lô hàng.
Thứ hai, đối chiếu thông tin hàng hóa. Tên hàng, số lượng, đơn vị tính và mô tả hàng hóa cần được kiểm tra giữa hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và tờ khai. Khi có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và lưu lại tài liệu giải trình hoặc chứng từ điều chỉnh nếu có.
Thứ ba, kiểm tra trị giá và chi phí liên quan. Kế toán cần xác định giá mua, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các khoản chi phí khác theo chứng từ thực tế. Không phải mọi khoản chi phí phát sinh đều được xử lý giống nhau; việc tính vào trị giá hải quan hay ghi nhận vào chi phí hoặc giá trị hàng tồn kho cần căn cứ vào quy định tương ứng.
Thứ tư, kiểm tra thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Kế toán nên đối chiếu mã HS, trị giá tính thuế, thuế suất và số tiền thuế thể hiện trên hồ sơ hải quan.
Nếu có thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường hoặc khoản thuế khác, cần xác định nghĩa vụ theo loại hàng hóa và pháp luật áp dụng. Không nên mặc định mọi lô hàng đều chịu tất cả các sắc thuế này.
Thứ năm, kiểm tra chứng từ thanh toán và ghi nhận kế toán. Số tiền thanh toán cần được đối chiếu với công nợ nhà cung cấp và điều khoản hợp đồng. Các khoản chi phí mua hàng, thuế và chi phí vận chuyển cần được phân loại đúng theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng.
Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ nên được lưu trữ có hệ thống, liên kết được với mã lô hàng, số tờ khai hoặc mã giao dịch. Cách lưu trữ này giúp doanh nghiệp thuận tiện khi đối chiếu công nợ, kiểm tra thuế hoặc giải trình với cơ quan có thẩm quyền.
3. Những thay đổi cần lưu ý trong năm 2026
Năm 2026 có một số văn bản mới liên quan đến hoạt động hải quan và thủ tục hành chính xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần phân biệt giữa quy định đã có hiệu lực và quy định được ban hành nhưng sẽ có hiệu lực trong thời gian tới.
3.1. Nghị định 336/2026/NĐ-CP về cơ chế một cửa quốc gia và một cửa ASEAN
Nghị định 336/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 22/08/2026 và có hiệu lực từ ngày 15/10/2026. Văn bản quy định việc thực hiện thủ tục hành chính đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh và phương tiện vận tải theo cơ chế một cửa quốc gia, một cửa ASEAN. Nghị định thay thế Nghị định 85/2019/NĐ-CP về nội dung tương ứng.
Một nội dung đáng chú ý là việc hoàn thiện quy trình xử lý hồ sơ điện tử và trao đổi dữ liệu giữa Cổng thông tin một cửa quốc gia với các hệ thống xử lý chuyên ngành. Theo hướng dẫn về Nghị định, hệ thống hỗ trợ tiếp nhận thông tin khai điện tử, chuyển thông tin đến các hệ thống liên quan và thông báo tình trạng xử lý hồ sơ.
Nghị định cũng quy định về số định danh hàng hóa nhập khẩu, tài khoản truy cập hệ thống và chữ ký số.
Đây là những nội dung doanh nghiệp cần theo dõi khi thực hiện thủ tục hành chính thuộc phạm vi điều chỉnh của cơ chế một cửa.
Đối với kế toán, thay đổi về quy trình điện tử không có nghĩa là doanh nghiệp có thể bỏ qua việc lưu chứng từ. Bộ phận kế toán vẫn cần phối hợp với nhân viên xuất nhập khẩu để bảo đảm hồ sơ được lưu đầy đủ, có thể tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.
Doanh nghiệp nên rà soát quy trình tiếp nhận hồ sơ, phân công người phụ trách tài khoản, kiểm tra việc sử dụng chữ ký số và theo dõi các thông báo từ hệ thống. Nếu có chứng từ được cấp hoặc xử lý qua hệ thống chuyên ngành, cần xác định cách tra cứu, lưu trữ và sử dụng thông tin theo quy định áp dụng.
3.2. Quyết định 31/2026/QĐ-TTg về hàng hóa phải làm thủ tục tại cửa khẩu nhập
Quyết định 31/2026/QĐ-TTg được ban hành ngày 29/06/2026 và có hiệu lực từ ngày 14/08/2026. Văn bản ban hành danh mục hàng hóa nhập khẩu phải làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu nhập.
Danh mục được xây dựng dựa trên Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và sử dụng mã hàng ở các cấp độ khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần đối chiếu đúng mã HS của hàng hóa với danh mục kèm theo quyết định, thay vì chỉ dựa vào tên gọi thông thường của sản phẩm.
Đối với doanh nghiệp, việc xác định mặt hàng có thuộc danh mục hay không có thể ảnh hưởng đến kế hoạch vận chuyển, lựa chọn cửa khẩu và phối hợp làm thủ tục. Kế toán cần trao đổi với bộ phận xuất nhập khẩu để cập nhật thông tin, tránh phát sinh chi phí hoặc chậm trễ do chuẩn bị kế hoạch chưa phù hợp.
Trước mỗi lô hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra mã hàng, đối chiếu danh mục hiện hành và xác nhận địa điểm làm thủ tục với bộ phận phụ trách. Việc kiểm tra cần dựa trên văn bản chính thức và tình trạng hiệu lực tại thời điểm thực hiện.
3.3. Phân biệt quy định có hiệu lực trong năm 2026 và quy định sắp có hiệu lực
Ngoài các văn bản đã có hiệu lực, Luật số 11/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan được ban hành ngày 23/08/2026 nhưng có hiệu lực từ ngày 01/03/2027. Vì vậy, tại thời điểm tháng 10/2026, doanh nghiệp cần xem đây là nội dung cần chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo, không nên trình bày toàn bộ các quy định của luật này như thể đã có hiệu lực.
Theo thông tin công bố của Chính phủ, luật sửa đổi có định hướng đơn giản hóa thủ tục hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ số và điều chỉnh một số quy định về hồ sơ hải quan, kiểm tra sau thông quan cũng như quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu.
Đối với doanh nghiệp, việc theo dõi sớm các quy định sẽ có hiệu lực trong năm 2027 giúp chủ động rà soát quy trình và chuẩn bị nhân sự. Tuy nhiên, khi thực hiện nghiệp vụ trong năm 2026, doanh nghiệp vẫn phải căn cứ vào các quy định đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh giao dịch.
4. Ví dụ thực tế về kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Giả sử Công ty A nhập khẩu một lô linh kiện từ Nhật Bản. Sau khi hàng được vận chuyển về Việt Nam, bộ phận xuất nhập khẩu chuyển hồ sơ cho kế toán gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán.
Kế toán bắt đầu bằng việc đối chiếu thông tin người mua, người bán, tên hàng, số lượng và đơn giá trên hợp đồng với hóa đơn thương mại. Tiếp theo, kế toán kiểm tra số kiện và số lượng hàng trên phiếu đóng gói, vận đơn để xác định thông tin có thống nhất hay không.
Sau đó, kế toán kiểm tra tờ khai hải quan, đối chiếu mã hàng, trị giá khai báo và các khoản thuế với thông tin trên chứng từ. Nếu doanh nghiệp có chứng từ xuất xứ và dự kiến áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt, cần kiểm tra điều kiện áp dụng tương ứng trước khi ghi nhận hoặc đối chiếu số thuế.
Giả sử hóa đơn thương mại thể hiện 1.000 linh kiện nhưng phiếu đóng gói chỉ ghi nhận 950 linh kiện. Kế toán không nên tự điều chỉnh số lượng trên sổ sách để làm cho các chứng từ khớp nhau. Thay vào đó, cần thông báo cho bộ phận xuất nhập khẩu, kiểm tra thực tế giao nhận và liên hệ nhà cung cấp để làm rõ nguyên nhân.
Nếu phát hiện sai sót trên chứng từ, doanh nghiệp cần xác định tài liệu nào cần được điều chỉnh, thủ tục cần thực hiện và ảnh hưởng đến khai báo hải quan, công nợ hoặc thuế. Việc xử lý phải dựa trên hồ sơ thực tế và quy định hiện hành.
Qua ví dụ này có thể thấy, kiểm tra chứng từ không chỉ là công việc hành chính mà còn giúp kế toán hạn chế sai sót khi ghi nhận hàng tồn kho, công nợ phải trả và nghĩa vụ thuế.
5. Kết luận
Bộ chứng từ nhập khẩu là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan, theo dõi hàng hóa, thanh toán và hạch toán kế toán. Những chứng từ thường gặp gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán. Tùy từng lô hàng, doanh nghiệp có thể cần bổ sung C/O, giấy phép nhập khẩu hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành.
Trong năm 2026, doanh nghiệp cần chú ý đến Nghị định 336/2026/NĐ-CP về cơ chế một cửa quốc gia, một cửa ASEAN và Quyết định 31/2026/QĐ-TTg về danh mục hàng hóa phải làm thủ tục tại cửa khẩu nhập.
Đồng thời, cần theo dõi các văn bản đã ban hành nhưng chưa có hiệu lực để chủ động chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo.
Đối với kế toán, việc kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất và hợp lệ của chứng từ cần được thực hiện cẩn thận trước khi ghi nhận nghiệp vụ. Một quy trình kiểm tra và lưu trữ hồ sơ rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, thuận tiện đối chiếu số liệu và chủ động hơn khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình.
Nguồn tham khảo:
Công ty AGS
cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp
bạn hiểu rõ hơn về bộ chứng từ nhập khẩu và những điểm cần lưu ý trong năm
2026. Hãy tiếp tục theo dõi AGS để cập nhật thêm kiến thức kế toán, thuế và những
cơ hội nghề nghiệp trong tương lai.
